Visi dokumenti pēc to izpildi, ir sagrupēti gadījumā.Termins "uzņēmums" saskaņā ar GOST 51141-98 ir jāsaprot vienu dokumentu vai dokumentu kopums, kas attiecas uz konkrētu virzienu organizācijas un novietoti mapē atsevišķā aploksnē.Par pareizie veidošanās, glabāšanas un uzskaites lietu Katrai organizācijai katru gadu (ņemot vērā izmaiņas iekšējās un ārējās vides) nomenklatūras novilktas lietu, caur kuru nodrošināja ātru meklēšanu dokumentus.
veidošanā lietas jebkuras sadalījumu būtu jāvadās no vienotās valsts uzskaites sistēmu prasībām.Galvenie noteikumi ir izklāstīti GOST 51141-98, galvenie arhīva dokumentu departamenta saskaņā ar valdības un Krievijas Federācijas, vadlīnijas arhīvu institūcijas, sarakstus dokumentālo.Jums vienmēr vajadzētu ievērot noteikumus par dokumentu glabāšanas un failus.Ja organizācija ar sarežģītu struktūru un daudzām funkcijām katrā departamentā un visā organizācijā piemēro vienotus principus organizējot dokumentu, veidošanās un indeksācija gadījumos.Tāpēc nomenklatūra lietu departamenta darbinieki, pakalpojumu kvalitāte, jebkura cita struktūrvienība vai organizācija, kas būtu izveidota, lai izpildītu normatīvo dokumentu prasībām.
Pirmais solis ir identificēt jautājumus un dokumentu kategorijas, kas jāiekļauj nomenklatūra lietu departamenta vai organizācijas.Mums vajadzētu doties no nepieciešamības, lai segtu visu dokumentācijas daudzumu, kā izveidot un saņemti.Kad jaunie jautājumi, uz kuriem neattiecas nomenklatūras, ir nepieciešams veikt papildinājumus.Par nomenklatūras lietu veidlapa varētu savlaicīgi atjaunināt.Tāpēc, kad indeksējot lietu jānodrošina iespēja jauniem indeksu un izslēgt aizstāt iepriekš piešķirtos indeksi jau veidojas gadījumus.Rollovers nepabeigts bizness nodota diapazonā nākamajā gadā, saglabājot sākotnējo numuru.
priekšmets katrā gadījumā ir jābūt skaidrai un pilnībā atklāj matērijas un satura dokumentu, kas ievietoti šajā mapē sastāvu.Mapē, jums ir jānorāda indeksu, un glabāšanas ilgumu lietas.Konsolidācija gadījumu tiek veikta nominālo pamata, piemēram, rīkojumi, protokoli, rīkojumi un tā tālāk.Somas var konfigurēt detalizēti, piemēram, sarakste ar noteiktu reportieri, saraksti par izejvielu piegādi, sarakste ar reportieriem, kombinēto pēc teritoriālā principa, un tā tālāk.
Kad grupēšanas dokumenti būtu jāpievērš uzmanība attiecībā uz to uzglabāšanu.Jūs nevarat apvienot vienā lietā dokumentos pagaidu un pastāvīgai glabāšanai vai dažādiem uzglabāšanas periodiem.Tas nav atļauts iekļaut lietas projektus, neatbilstoši dokumenti vai kopijas iespējām reizināts.Veidošanās gadījumu ir nepieciešams pārbaudīt dokumentu visiem parakstiem un pareizu klīrensu.
Indeksācija lietu un prioritātes kārtību jāveic svarīguma secībā.Pirmais iezīmē svarīgākos dokumentus (rīkojumi, noteikumiem vai citiem administratīviem dokumentiem).Lietu klāsts jāsatur kodus un virsrakstus lietu, datumiem un glabāšanas apstākļos, pasūtījuma evakuācijai.Lietu, ko noteiktajā kārtībā un organizāciju apstiprinātajiem diapazons vienošanās ar amatpersonas Valsts arhīvā reģiona.Beigās gadam nomenklatūras izdeva galīgo reģistrē informāciju, to gadījumu skaitu, kas tika atvērti gadā katrā kategorijā laikā.Iesniegšanas gadījumus pastāvīgā arhivēšanu vai apglabāšanas gadījumos pagaidu uzglabāšanas (pie termiņa beigām) tiek veikta Instrukciju par biroja darbu organizācijai tiesības.
