Lai skaidri definētu pienākumus sekretāra, jums ir jāzina par kādu ir runa.Galu galā, stāvoklis var apskatīt vairākos veidos.Ir zināms, piemēram, administratīvais asistents kā biroja darbinieks, ģenerālsekretārs kā vadītājs (vadītājs) noteiktu organizāciju, valsts sekretāra kā valsts ierēdnis, kā diplomātiskā sekretārs personas sekretārs menedžeris kā darbinieks, un citas iespējas.Vairumā gadījumu, norādot amatu, viņi ir darbinieks, kurš veic uzdevumus (rīkojumus) kā uzņēmuma direktoru un atsevišķu vadītāju tās nodaļām.Izrādās, ka pienākumi sekretāra šajā gadījumā samazināts līdz atsevišķu pasūtījumu organizatoriskiem un tehniskiem jautājumiem izpildei.
ir jāzina, ko darīt, un sekretārs
Daily sekretārs veic šādas funkcijas:
- saņem informāciju no saviem padotajiem nodot savu galvu.
- organizēt telefona pārvaldnieku.Viņa prombūtnes laikā, lai saņemtu informāciju, un tad lai to uzmanību uz direktoru.
- saņemt un uzskaiti telefona īsziņu.
- radīt apstākļus normālai darbībai galvas: sekot pieprasījums pēc kancelejas un biroja tehniku.
- palīdzēt organizēšanā ražošanas konferencēs un sanāksmēs.Bring dalībniekiem datumu, vietu un laiku notikuma.Savākt nepieciešamos materiālus, lai nodrošinātu apmeklējumu dalībnieku un uzturēt sanāksmes protokolu.
- uzskaiti uzņēmumā.Šim nolūkam sekretārs veic saņemšanu, klasifikāciju ienākošo pastu un nosūta to vadību.Tad, balstoties uz uzliktā vīzu nosūtīt dokumentus izpildītāji saskaņā ar glezniecību.No sekretāra pienākumos ietilpst kontrole pār progresa, laiku un rezultātiem to izpildi.
- darīt darbu drukāšanas un dokumentu pavairošanu.
- organizēt saņemšanu apmeklētāju uzņēmuma galvas un spēja radīt apstākļus ātru risinājumu jautājumiem.
Lai sasniegtu šos šķietami vienkāršus pienākumus sekretārs, darbinieks ir jāzina:
- visu uzņēmuma vadību un tā struktūrvienību;
- hartu, personāla un uzņēmuma struktūru, tās profilu, attīstības perspektīvas un specializācijas;
- noteikumi pareizu lietvedību;
- izmantošanas noteikumi biroja iekārtu un saziņas līdzekļiem;
- noteikumi BTP, OT, ugunsdrošības un rūpniecisko higiēnu;
- organizācijas noteikumiem darba vietā;
- normatīvie un tiesiskie akti, rīkojumi, dekrētus, rīkojumus plānošanas, uzskaites un kvalitātes kontroles darbu.
specifika Lietvedis
Kad runa ir konkrētāks specializācija, situācija ir nedaudz atšķirīga.Veikt, piemēram, pienākumi ģenerālsekretārs administrators.Ļoti nosaukums amata ir skaidri definēts darba aspekts.Raksturīgi, katrs uzņēmums jau ir darba apraksts, kas iezīmē aktivitātes speciālists par biroja darbu.Ja šāds norādījums nav, tas ir labāk, lai to izveidotu.Lai to izdarītu, jums vajadzētu izmantot kvalifikācijas direktoriju, kurā paraugi ir aptuveni.Pēc tam, standarta versija ir nepieciešama, lai pabeigtu cieņu pret jūsu organizāciju-specifisko un iekšējām iezīmēm.Kopumā atbildība ģenerālsekretāra Sacensību jābūt skaidri izsekot trīs galvenās jomas:
- nodarbojas ar korespondenci.Reģistratūra, apstrādājot to ar modernām tehnoloģijām un savlaicīgu piegāde.
- Pareiza uzturēšana iekšējās dokumentācijas.
- reģistrs, stingrās uzskaites un dokumentu nodošana arhīvam glabāšanā.
Iezīmes referenta
kādā uzņēmumiem ieviesti, lai personālam šim amatam, kas ietver plašu pienākumu: no "palīdzības dienestu" uz "palīgs direktors."Šādai personai ir jābūt visaptverošas zināšanas un labi jāprot atmosfērā.Pienākumi sekretaryareferenta nedaudz paplašināta, jo palielinās jaudu.Kopumā, tas ir - parastā darbs sekretārs, bet vārds "palīgs" padara dažus papildinājumus standarta sarakstā.Jo īpaši, administratīvais asistents var patstāvīgi veikt apmeklētāju pieņemšanas par konkrētiem jautājumiem.Kam pieder noteiktu informāciju, viņš ir spējīgs pieņemt savus lēmumus.Turklāt palīgs vadītājs komisijas atbildīgā veic relatīvās darbības organizācijas (uzņēmuma).Dažreiz sekretāri ir pienākums HR administrāciju.Tas tiek darīts tikai tad, ja kopējais darba apjoms ļauj veikt papildu pienākumus.
