Om goed bestanden te behouden, moet u wat de nomenclatuur weten.Per definitie, genaamd nomenclatuur samengesteld door een bepaald systeem voor de overdracht van de lijst van onderdelen, materialen en ontwerpen die gebruikt productie.Bij het opstellen van een dergelijke lijst, wordt elk genoemd materiaal is toegewezen aan de voorwaardelijke code van cijfers, letters of alfanumerieke combinaties - voorraad nummer.
nomenclatuur van zaken in papierwerk - systematisch overzicht van de inhoud van de officiële papieren (of gevallen) die zijn gemaakt tijdens de werking van elke organisatie.Nomenclatuur wordt bepaald, hoe lang moet het papier worden opgeslagen, en in welke volgorde vorm te krijgen.Bijvoorbeeld, in mid-level scholen (gymnasium) scholen magazines worden door de directeur van studies voor nog eens 5 jaar bewaard na de release van de studenten.
hoofdfuncties
belangrijkste doelstelling bij het opstellen van het bereik van de gevallen - om het werk van de administratieve apparaat meer perfect, productiever te doen, zich te ontdoen van de bureaucratische toffees.Operative en kwalitatieve oplossing van veel problemen, de activiteiten in de hele organisatie zijn vaak afhankelijk van de volgorde waarin de documenten worden bewaard, hoe makkelijk ze kunnen vinden van de on-demand, hoe goed ze zijn geclassificeerd en gesystematiseerd.Juiste indeling niet alleen snel werken met documenten en vergemakkelijkt het werk van de archieven en dossiers.
Neem het voorbeeld van wat de nomenclatuur van de gevallen, en in welke richting is het meest effectief.
- organiseren van documenten - wanneer de documenten zijn gebruikt in elk geval (opstellen van contracten, transacties, de voltooiing van de strafzaak, de geplande rapport, enz.), En vervolgens ging uit van actief gebruik, op basis van de nomenclatuur, worden ze opgeslagen in organisatiesin een bepaalde volgorde.Dit geldt zowel papier als elektronisch worden opgeslagen in de computerdatabase.
- inhoud van de informatie welke voorwaarden het document wordt opgeslagen, hoe lang het kan worden geratificeerd.In ieder geval in het traject, heeft zijn eigen voorgeschreven tijdstip documenten in te slaan.De meer waardevolle en belangrijke documenten, hoe langer het zal blijven bestaan.Dat wil zeggen, bij het werken met documenten in hun beoordeling vindt onmiddellijk - een soort van onderzoek van waarden.Het helpt met het bedrijfsleven zelf.
- veiligstellen indexeren Zaken.Het bereik van het bedrijfsleven wordt vaak gebruikt in het proces van registratie documenten en de index van de nomenclatuur van de zaak wordt een integraal deel van het registratienummer van het document.Het kan worden waargenomen in de voorbereiding van de inventaris, als op het werk of aan de instelling komt inventaris.
- Acts als een referentie in de studie van de organisatiestructuur van de instelling, enz.
- Het papierwerk wordt beschouwd als de basis voor de inventaris status van permanente of tijdelijke periode van opslag en boekhoudkundige documenten.
- gebruikt als een monster schema om een kaart-index en informatie over de gebruikte documenten.
Zo is een goede kennis van wat is het bereik en de vaardigheden in het werken met deze zijn noodzakelijk in elke organisatie of instelling in de onderneming.Het bereik moet betrekking hebben op alle activiteiten van de instelling documentaire.
nomenclatuur
We nomenclatuur heeft zijn eigen normen en eisen in het ontwerp, kunnen ze niet worden gebroken.Ze worden vermeld in speciale handboeken en instructies voor het bijhouden.
aanvaard om drie soorten zakelijke nomenclatuur toe te wijzen:
- types;
- voorbeeldig;
- individueel ontworpen voor een specifieke organisatie.
Wat is het bereik van de soorten, blijkt uit de naam - is normatieve documenten, vestigden zij de samenstelling van de gevallen gebruikt in de organisaties van hetzelfde type.
Geschat bereik is ontworpen om de benaderde samenstelling van de gevallen die krijgen ingeschakeld in het bijhouden van de organisatie, waarbij het bereik wordt verdeeld te bepalen.Deze monsters zijn niet regelgeving kantoor, en aanbevelingen.Een onderscheidend kenmerk - de documenten van dit type worden opgegeven index.
Typische en voorbeeldige administratieve nomenclatuur ontwikkeld door de ouder voor zijn ondergeschikte organisaties.
Individuele range - speciaal ontworpen voor een bepaalde organisatie, en rekening houdend met de specifieke kenmerken van haar activiteiten.Voor een typische monster wordt meestal genomen of over hen en maken van de noodzakelijke veranderingen.
