Werken met personeelsdocumenten een bijzondere invloed op de kwaliteit van het functioneren van de administratieve inrichting, evenals de vorming en werkcultuur van medewerkers.De meer professionele werk aan de gang, het succes van de onderneming als geheel.
interne workflow van elke onderneming omvat een scala aan activiteiten voor de voorbereiding, onderhoud, vullen, kopiëren, overdracht van zakelijke informatie.De praktijk leert dat ongeveer zeventig procent van de tijd die medewerkers besteden aan deze activiteiten.Opgemerkt wordt dat de organisatie van het werk met documenten wordt steeds belangrijker.Vandaag de dag wordt deze activiteit beschouwd als een van de belangrijkste factoren van het concurrentievermogen van de moderne onderneming.
organisatie werken met documenten vereist een speciale aanpak en proces zakelijke gegevens te verkrijgen, de coördinatie van de processen van de vorming en verandering van informatie.Bevoegde organisatie papierwerk vermindert de tijd om te zoeken en verhoogt de nauwkeurigheid, actualiteit van de gegevens, waardoor redundantie.
Gezien de jarenlange praktijk is uitgewerkt drie hoofdtypen van de documentatie: gemengd, gedecentraliseerde en gecentraliseerde.
laatste vorm biedt een verscheidenheid aan bestaande activiteiten gericht op het structureren van de bevoegdheid van een enkele eenheid in het bedrijf.Die eenheid kan afdeling algemene of human resources, het kantoor en ga zo maar door.Documentatie bijhouden en kan één persoon uit te voeren, is de secretaris.In ieder geval zal de verantwoordelijkheid van een afdeling of werknemer onder meer de invoering van een volledige cyclus van de activiteiten van de documentatie van de ontvangst voorafgaand aan de overdracht aan de archiefdienst.Deze activiteiten omvatten de receptie, het verwerken van zakelijke informatie, de registratie, de opslag, de controle over de uitvoering, het verzenden, referentie en informatie-activiteiten, systematisering alvorens naar het archief.
gecentraliseerde organisatie van het werk met documenten beschouwd als de meest rationeel zijn, en in dit verband, en hoe meer de voorkeur.Dit geldt vooral voor kleine bedrijven.Bij gebruik van deze methode systematisering documentatie vermindert de kosten van maatregelen voor het verwerken van informatie.Daarnaast, aanzienlijk arbeidsorganisatie medewerkers verbeterd.In deze vorm de meest efficiënte workflow werkt op kantoor, bereikte de eenheid in methodologische en het beheer van de activiteiten die verband houden met de verwerking van documentatie.
Tegenover gecentraliseerd systeem is een gedecentraliseerd systeem.In dit geval wordt voor elke divisie vormde zijn eigen kantoor te werken met de documentatie.In deze eenheden, worden alle handelingen uitgevoerd onafhankelijk van elkaar.Een gedecentraliseerd systeem is meer typisch van die instellingen en organisaties die zijn gecompartimenteerd in verschillende territoriale zin apparaat.Bovendien werkt het systeem en is geschikt voor bedrijven die worden beschreven in een andere specificiteit (bv er behoefte om de bescherming van gegevens te garanderen).
meest voorkomende Intussen is een vorm van gemengd systeem.In dit geval, wordt een bepaald deel van alle operaties (meestal de ontvangst en verwerking van documenten verzonden en ontvangen, opslaan, replicatie) in de centrale eenheid uitgevoerd.De structurele onderdelen van de onderneming, terwijl de activiteiten van de boekdrukkunst (maken), bestellen, opslag en voorbereiding voor levering aan het archief.
één of andere medewerkers en documentatie overeenkomstig de structuur van de onderneming uitgevoerd.
