Office Manager - wie is het?

«Plankton", "managery" - al deze vleiend definities van toepassing op de kantoormedewerkers.Maar is zo'n nutteloos werk?Office Manager - wie is het?Wat zijn zijn verantwoordelijkheden?

Office Manager - wie is het?

beroep office manager wordt vaak verward met het beroep van een secretaresse.Maar het verschil tussen deze twee beroepen er nog steeds.Dus de office manager - wie is het?

manager van het kantoor gebieden is een manager of beheerder.Het regelt het kantoor werk, als een belangrijke informatieve schakel tussen werknemers en werkgevers, klanten en medewerkers, etc.

meer actieve activiteiten van een organisatie, hoe groter haar problemen met de dagelijkse taken en kleine organisatorische documentatie.De uitvoering en biedt office manager.

Hij zorgt ervoor dat alle huidige documenten, evenals bevelen van de autoriteiten goed waren ingericht door.Deze dispositie managementteam moeten tijdig worden meegedeeld aan de werknemers van het bedrijf, moeten alle klachten van bezoekers worden genomen van, en bieden medewerkers gemeld aan superieuren.

Zo bijhouden, evenals de communicatie communicatie bedrijf gedeeltelijk voor rekening van office managers.

Plaats van het werk en de lonen

Office Manager is nodig voor elk bedrijf dat een kantoor, regisseur en zelfs een paar medewerkers heeft.In kleine organisaties, een lijst van de taken van deze specialist is veel minder dan bijvoorbeeld in een groot bedrijf.In een groot bedrijf kan office managers meerdere zijn, en elk van hen zijn toegewezen aan hun afdeling.

blijkt dat de vraag naar dergelijke specialisten vrij hoog en zal waarschijnlijk blijven groeien.Maar hier de vooruitzichten voor loopbaanontwikkeling vrijwel geen.Vooral als, in het kantoor van het management, de persoon niet langer eigenaar van elk beroep.

Omdat de lasten zijn niet te complex, de competitie voor een baan, op de rode als in Rusland, is hoog genoeg - 6 personen per vacature.Het salaris op het kapitaal normen laag - 27 duizend roebel.

De culturele hoofdstad - St. Petersburg - het salaris van deze werknemers lager door ongeveer 5-7000, en de concurrentie is vele malen hoger.Hoe verder naar de periferie van het land, de minder lonen en meer kandidaten voor de functie.

noodzakelijke persoonlijke kwaliteiten

Orders, ontvangt office manager is meestal dringend en snelle implementatie.Daarom, van de aanvrager om de positie vereist allereerst, ijver, tijdigheid en punctualiteit.Ook belangrijk is een goede geheugen en concentratievermogen.

Man, de zittende heeft vriendelijk en gezellig te zijn, zoals in sommige gevallen de cliënten hij dient als een vertegenwoordiger van het bedrijf.

Office Manager moet bekwaam en logisch opgebouwd toespraak, evenals een eigen zakelijke ethiek, omdat het vaak aangetrokken tot de organisatie van zakelijke bijeenkomsten en zakelijke bijeenkomsten.

nuttige kennis, zoals het telefoonnummer van een goede elektricien of de dienstverlening van de maaltijden, ook niet bemoeien.Voor veel bedrijven de orde in het kantoor, en de werknemers worden bestuurd verzadiging ook een manager.

Vereiste vaardigheden office manager

eerste vereiste voor een dergelijke werknemer - spreekvaardigheid in een PC en het internet.Indien naast Word en Excel, zal de bieder het bezit van een Photoshop of "pikcher Office Manager" - is een reden te meer om de baan te nemen zijn was, niet iemand anders.
High-speed printen.De mogelijkheid om snel te typen tekst - een van de belangrijkste voor office manager.
vaardigheden in de administratie, verkregen in eerdere studies zijn nodig als de persoon is die in een groot bedrijf.
Skills kantoor.Records Management - een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van dit soort deskundigen, zonder basiskennis nodig is.
Zeker gebruik van kantoorapparatuur.Faxen, printers, scanners - dit alles moet de verantwoordelijkheid van de office manager.
geletterdheid en diplomatieke communicatie.Office Manager moet niet alleen vakkundig communiceren, moet hij in staat zijn om conflicten op te lossen, indien nodig.
taalvaardigheden.De grote internationale bedrijven office manager moet beschikken over ten minste basis Engels.

Algemene functieomschrijving

TOR office manager instructie van de CEO goedgekeurd.Verschillende bedrijven kunnen verschillen op een aantal punten, maar in het algemeen de belangrijkste bepalingen niet veranderen.De handleiding moet worden vertrouwd voordat de arbeidsovereenkomst te ondertekenen, zodat je niet klagen dat het uitvoeren van bepaalde kosten zijn niet inbegrepen in uw plannen.

in algemene termen kan worden gespecificeerd:

die verantwoordelijk is voor de opvang office manager om te werken;
die het recht om hem te bevrijden van kantoor heeft;
is ondergeschikt medewerkers;
die office manager indient;
die de taken van de office manager bij diens afwezigheid, enz. Presteert

Typisch, office managers dienen bij de directeur-generaal.De ondergeschikte kantoor beheerders zijn koeriers, chauffeurs, schoonmakers, etc.

ook in de algemene bepalingen kan worden opgegeven, een werknemer met elk niveau kunnen worden genomen in de beschreven staat.

Direct Acting

volgende item in de instructies voorgeschreven plichten van de office manager.

soiskatelstvo te hervatten op sollicitanten worden vaak voorgeschreven in de aparte kolom, welke plichten ze uitgevoerd op eerdere werk in het kantoor.Dus de werkgever ontvangt meer informatie over de vaardigheden van de kandidaat.

Welke items kunnen worden opgenomen in de directe taken van de office manager?

Toezicht telefoongesprekken.De werknemer moet oproepen meer zoveel mogelijk de vragen tegenstander beantwoorden, en aan de autoriteiten van de gevraagde informatie overbrengen.
Toezicht documentatie.Bewaring van documenten, controle van de correspondentie, de registratie van orders, etc.- Een directe plicht office manager.
reproductie van documenten.Op een speciale missie chief officer vervult dubbel werk.
verwerking van brieven, vragen - dat wil zeggencorrespondentie met partners, klanten of leveranciers op verzoek van de direct leidinggevende.

De taken van office manager kan invoeren voor ten minste zes soorten werk.Maar in elk van de belasting op de specialisten in deze categorie wordt afzonderlijk bepaald.

Rechten office manager

Elke gebruiker Operations management omvat niet alleen plichten maar ook rechten.

op het verstrekken van informatie.Om bepaalde banen office manager uit te voeren heeft het recht om de hoeveelheid informatie, waaronder vertrouwelijke wat hij nodig heeft te vragen.
Articulate rationalisatie voorstellen.Als de organisatie van het werk op kantoor nodig innovaties of verdere volgorde van de algemeen directeur, de manager het recht om te bieden in te voeren.
vereisen goede arbeidsomstandigheden.Als u de taken niet kan uitvoeren wegens gebrek aan de noodzakelijke voorwaarden, kunnen office manager hen verplichten om te creëren.
handelen binnen de bevoegdheid.Na de herziening van de taakomschrijving, heeft de werknemer recht om hun eigen beslissingen te nemen en opdrachten geven, maar alleen in het kader van haar bevoegdheid.

Dit is een set van regels benadering dat een office manager heeft.Deze kunnen worden aangevuld of af afhankelijk van de specifieke instelling.

Verantwoordelijkheid

Office Manager - een handel die ook betrekking heeft op bepaalde verantwoordelijkheden.Het toepassingsgebied en de straf voor schending van het recht op elke werkgever afzonderlijk bepalen.De meest populaire items, die verantwoordelijk is, in functiebeschrijvingen uitzien.

voor nalatige houding ten opzichte van zijn taken.Vertragingen bij de uitvoering van de orders en eventuele andere nalatigheid - Wijn werknemer, waarvoor u moet beantwoorden.
voor de openbaarmaking van vertrouwelijke informatie.Arbeidsovereenkomsten en taakomschrijvingen moeten zorgvuldig de paragrafen over de vertrouwelijkheid van de informatie.Voor de openbaarmaking ervan het vaakst hun baan verliezen.
wegens schending van de bevoegdheid.Acties buiten de reikwijdte van de bevoegdheden van de werknemer, zijn niet toegestaan.
voor overtreding van de arbeidswetgeving, etc.Overtreding van de arbeidswetgeving, brandvoorschriften en veiligheid - het is ook een verantwoordelijkheid van de werknemer.

Voors en tegens van het beroep

Dit beroep heeft, net als vele anderen, een aantal voordelen en nadelen.Dus, wat zijn de voor- werk voelt de office manager?

Gastarbeiders die op dit gebied werken, hebben vooral betrekking op de hoge vraag voor het beroep: om wat ervaring op dit gebied te krijgen, het vinden van een beter betaalde plaats is eenvoudig.Die vaardigheden van de administratieve activiteiten die in het proces worden verworven, zijn relevant in het dagelijks leven.Naast zijn werk als office manager kunt u uw communicatieve vaardigheden te ontwikkelen.

Onder de nadelen - verhoogde psychologische stress ervaren door medewerkers, want binnen één werkdag te veel uiteenlopende problemen op te lossen.Bovendien, de leiders, in aanvulling op de reguliere taken, vaak beladen met office managers persoonlijke verzoeken en aanvullende instructies.

Waar beroep van leraar?

Office Manager die is - blijkt uit het voorgaande.Echter, waar u kunt dit vak te leren?

speciale faculteit die aan office managers voorbereid, is op geen enkele universiteit.Maar vaak de manager wil deze positie werd bezet mensen met een hogere opleiding.Wat voor soort onderwijs zal het niet altijd belangrijk - het belangrijkste ding dat een aanvrager was een afgestudeerde student.In de provinciale steden van dit bericht kan ook na 9 jaar van het onderwijs te nemen.Elk bedrijf besluit individueel wat office manager die ze nodig had.

meeste werkgevers zullen geïnteresseerd zijn in andere kenmerken van de kandidaat:

werkte hij voornamelijk in het veld;
hoe goed is eigenaar van een computer;
weten of het papierwerk;
eigenaar van elke taal, etc.

kan niet voorbijgaan aan de menselijke en communicatieve vaardigheden.Als deze indicatoren goed - het vergroten van de kans op het krijgen van een baan.