Memo - maken volgens de eisen

Document elke onderneming is een verzameling van papers van verschillend karakter, gesystematiseerd op een bepaalde manier.Een van de documenten is een memo.

Algemene kenmerken en het doel van het document

Om te beginnen dient te worden opgemerkt dat de nota - een bedrijf papier, die zowel informatief en adviserend karakter.Het is ontworpen om het hoofd van het bedrijf of de toezichthouder te verstrekken.Dit document kan worden gemaakt door een werknemer van het bedrijf, om twee redenen:

Op initiatief van de werknemer.
Op de gebruiksaanwijzing.

In ieder geval, het papier bevat gedetailleerde informatie over de specifieke, individuele vragen.In feite is het - werknemer mening geuit schriftelijk.Er zijn gevallen waarin het besluit om het hoofd van de overwegingen die u nodig hebben om hun ondergeschikten over de omstandigheden van een zaak kennen.Dan moet de werknemer een met redenen omkleed antwoord te maken, en ten slotte voeg uw eigen mening in de vorm van concrete voorstellen en aanbevelingen.Dienovereenkomstig is een dergelijke noot steeds een eigen mening van het individu.

Niet te verwarren

Wordt geaccepteerd voor de voorbereiding van een document, moet je precies weten wat nodig is om te voorzien.Sommige soorten correspondentie lijken sterk op elkaar en kunnen gemakkelijk worden verward.Bijvoorbeeld, zakelijke notities zijn drie types: office, memoranda en verklarende.Tegelijkertijd, daartussen zijn er drie belangrijke verschillen die niet toestaan dat de deskundige persoon om deze fout te voeren.Deze documenten zijn anders:

1. Volgens de geadresseerde, dat wil zeggen de persoon voor wie ze bestemd zijn.In tegenstelling tot de officiële, wordt een toelichting geschreven aan de direct leidinggevende en het beoordelingsrapport, bovendien kan worden rechtstreeks aan de directeur van het bedrijf gemaakt.

2. Thema en semantische lading van de vermelde informatie.Onderwerp verklarende duidelijk uit de naam zelf.De dienst is onderdeel van de zakelijke correspondentie tussen de afdelingen van het bedrijf.Onderwerp memo kunnen verschillend zijn:

periodieke rapportages;
eenmalige verstrekking van informatie over relevante onderwerpen.

3. Indien de officiële verklarende en zijn voor gebruik binnen de onderneming, kan de memo worden zowel intern als extern.In het eerste geval is het voor de directeur van het bedrijf, en de tweede - naar een hogere rechtbank.

Wanneer het document wordt opgesteld

Memorandum - is een noodzakelijke maatregel.Het is gemaakt als de situatie uit de hand loopt en dreigde het bedrijf in ernstige problemen.Met andere woorden, de toestand kritisch.Op dit punt, de werknemer brengt onder de aandacht van het management en details van de hem bekende feiten.Dit kan een bedreiging vormen voor de uitvoering van het plan of het genereren van de verwachte winst.Het document is bedoeld om de aandacht te vestigen op de leiders van dit probleem en proberen om de situatie te corrigeren.Elke specialist op zijn eigen manier vormt de oplossing van de situatie.In de notitie beschrijft hij in detail zijn versie en presenteert haar eigen opvattingen over deze kwestie.Voor het gemak wordt de informatie in dit document volledig gemaakt vrije vorm.Deze stijl kunt u absoluut elke werknemer om hun visie op een specifiek, single issue uiten zonder angst om verkeerd begrepen door anderen.

Oorzaken van het document

Er zijn verschillende redenen, omdat die kan worden samengesteld memo.A sample of een uniek patroon voor alle mogelijke gevallen maken natuurlijk mogelijk.Maar genomen geen concrete reden om een individuele manier van presenteren vereisen.De redenen kunnen heel verschillend zijn:

laat op het werk;
ziekteverzuim;
wegens niet-nakoming;
conflict tussen werknemers;
presentatie van de resultaten van de audit;
communicatie voor informatie over zijn fout;
een bedreiging voor routinematige taken uit te voeren;
informatie over het onaanvaardbare gedrag van de werknemer.

De redenen zijn talrijk en elk van hen vereist een individuele aanpak en de specifieke procedures.Na het ontvangen van informatie uit eerste hand, moet de chief grondig onderzoeken en een weloverwogen beslissing.Is het vaak nodig om aanvullende informatie van andere deelnemers aan het probleem te verkrijgen.Zij moeten het leiderschap van zijn duidelijkheid over de vraagstukken in te dienen.

Als iemand iets brak

Inbreuken op het gebied van de productie - is niet ongebruikelijk.Zonder hen, workflow en de communicatie tussen mensen is onmogelijk.De meest voorkomende memo over de schending van de arbeid discipline.Het gedrag van het personeel op de werkplek is altijd dubbelzinnig.Elke afwijking van de geaccepteerde norm wordt meestal gezien als een overtreding en passende sancties met zich meebrengen.Om een sanctie op te leggen is alleen recht Manager, zodat de rest van het personeel, inclusief de direct leidinggevende kan hem alleen maar op de hoogte van wat er gebeurd was en om zijn eigen versie van de impact op de nalatige collega bieden.Het algoritme van het opstellen van een dergelijke notitie is als volgt.

naam van de dienst of eenheid.Geef de top links van het blad.
Bestemming (CEO).Specificeert de rechterbovenhoek.
Naam van het document.In grote letters met een rode lijn onder geschreven.
documentnummer.
plaats compilatie.
onderwerp.
tekst van het document: Naamen de positie van de dader, de datum van de overtreding, soort overtreding, de oorzaak van het incident, het voorstel voor het herstel.
titel, naamen de handtekening van de werknemer die het document heeft opgesteld.

Als schuldig collega

memo aan de werknemer kan worden gemaakt direct leidinggevende of collega.De meest voorkomende redenen waarom het is gemaakt zijn negatief: de overtreding, misdrijf wangedrag.In dit geval, een bericht beoogt het feit van de gebeurtenissen vast en herhaling te voorkomen in de toekomst.Het hebben van een dergelijk document, moet de manager van de situatie te begrijpen en een beslissing nemen.In dit geval hangt af van of opgelegd aan de werknemer enige boete of niet.Als een negatief incident deed zich de eerste keer kunnen we de preventie en opbouwende gesprekken te beperken.Indien aangenomen in strijd met het systeem, zal het worden bestraft in overeenstemming met de arbeidswetgeving.De manager moet een visum, dat zal worden opgenomen door de beslissing opleggen.De beoordelingsrapporten opgesteld op werknemers en bij andere gelegenheden.Bijvoorbeeld, het hoofd van de afdeling heeft het recht om een notitie gericht aan de directeur-generaal over de bevordering van ondergeschikten voor noeste arbeid of een job well done.Het principe van drawing - hetzelfde, alleen de tekst positief.

het moeilijk om een memo te schrijven?

Maak een memo is niet moeilijk.Monster schrijven, indien nodig, kunt u altijd de secretaris.Door zijn handen passeerden vele soortgelijke documenten.Het belangrijkste is om duidelijk uit te leggen de essentie van wat er gebeurd is.Nadat het document te lezen, moet de manager een duidelijk idee van wat hij wilde de compiler die "boodschap" te vertellen hebben.De feiten moeten in chronologische volgorde, stap voor stap wordt beschreven, om de algehele doemde helder en duidelijk beeld.Er moet ook worden bedacht dat het beoordelingsrapport voor intern gebruik wordt meestal gemaakt op een standaard vel A4 (of A5).Als de informatie wordt verstrekt in de moederorganisatie, moet de tekst worden afgedrukt op briefpapier van uw bedrijf.Een dergelijk document is absoluut noodzakelijk voor de handtekening op het hoofd.Als gevolg hiervan zal het worden ondertekend door twee vertegenwoordigers van de onderneming: de eerste - de componist, de tweede - de directeur.Informatie kan meer informatie worden bevestigd.Ze zijn gewoonlijk voorzien van het hoofddocument in de vorm van genummerde bijlagen.

om dingen goed te maken

orderinformatie om gehoord te worden, moet je weten hoe je een memo te schrijven.Een dergelijk document bestaat gewoonlijk uit drie delen.

reden was de reden voor het schrijven van deze nota.Het is noodzakelijk om duidelijk te beschrijven de situatie en een lijst van alle bekende feiten.
de opstellers over wat er gebeurt.Het is noodzakelijk de situatie grondig te analyseren en stelt haar beslissing problemen.
algemene conclusies en specifieke stappen.

informatie moet kunnen worden kort duidelijk dat bij het lezen van de geadresseerde niet de bedoeling heeft verloren.Anders kunnen de feiten worden geïnterpreteerd, en de beslissing zal niet de gewenste resultaten opleveren.In de tekst is het niet nodig om hun fantasieën uiten of werkelijkheid vervormen.Deze methode is tegen de regels.Als de noodzaak zich voordoet, de geadresseerde zelf te nemen van een belang aan de samenstellers, om te begrijpen wat er gebeurd is en een definitief besluit.

Procedure

Neem bijvoorbeeld een specifiek geval van niet-vervulling van hun taken.Een memo aan medewerkers is voor de toezichthouder van het management van het bedrijf.Aan de werknemer te beginnen krijgt de tijd om hun fouten te corrigeren.Anders, het hoofd van de desbetreffende dienst in de aanwezigheid van drie getuigen van de wet dat de werknemer de opdracht niet aan de voorgestelde data.De dader moet schrijf dan een verklaring in de vereiste vorm opgave van redenen.

werknemer kan dit niet.In dit geval verliest hij de laatste kans om zich te beschermen.Toelichting doorgegeven supervisor voor beoordeling.Zijn definitieve beslissing, het drukt in de vorm van een resolutie.Naar de afdeling personeel geleverd voor de voorbereiding van een opdracht voor het herstel informatie.De mate van de straf wordt bepaald in overeenstemming met de wet.Als de overtreding was nogal ernstige en herhaalde Bovendien kan het resultaat van een ontslag van de betreffende artikel.