Alle documenten na hun executie moet worden gegroepeerd in de zaak.De term "business" volgens GOST 51141-98 wordt een document verstaan of set documenten die betrekking hebben op een bepaalde richting van de instelling en vervolgens een map separaat.Voor de juiste vorming, opslag en boekhoudkundige zaken in elke organisatie moet jaarlijks (rekening houdend met veranderingen in de interne en externe omgeving) Nomenclatuur getrokken zaken, waardoor verzekerd van een snel zoeken van documenten.
Bij het vormen van de zaken van een afdeling moeten worden geleid door de eisen van de eenheidsstaat systeem van registratie.De belangrijkste bepalingen zijn opgenomen in GOST 51141-98 ingesteld, de belangrijkste stukken van het archief van de afdeling onder de regering van de Russische Federatie, richtlijnen archivering lichamen, de lijsten van documentaires.Je moet altijd houden aan de voorwaarden van de opslag van documenten en bestanden.Als een organisatie met een complexe structuur en een groot aantal functies in elke afdeling en de hele organisatie geldt uniforme beginselen in het organiseren van documenten, de vorming en indexeren gevallen.Daarom nomenclatuur Affairs afdeling personeel, kwaliteit van de dienstverlening, een andere structurele eenheid of de organisatie moet worden gevormd om de eisen van de reglementaire documenten voldoen.
De eerste stap is om de problemen en de categorieën documenten die nomenclatuur zaken afdeling of organisatie moet bevatten identificeren.We moeten uitgaan van de noodzaak om de gehele hoeveelheid documentatie het maken en ontvangen dekken.Wanneer de nieuwe problemen die niet in de nomenclatuur dient aan te vullen.De vorm van de nomenclatuur van zaken moeten tijdig bijwerken toestaan.Daarom, wanneer het indexeren van zaken moet de mogelijkheid van nieuwe indexen te bieden en uit te sluiten vervangen eerder toegewezen indices al gevallen gevormd.Rollovers onafgemaakte zaken overgedragen aan het assortiment volgend jaar, met behoud van het oorspronkelijke aantal.
onder elk geval moet duidelijk en volledig bekendgemaakt de materiaalsamenstelling en inhoud van de documenten die in deze map worden geplaatst.In de map, moet u de index en de houdbaarheid van de zaak te geven.Consolidatie van de gevallen wordt een nominaal basis uitgevoerd, bijvoorbeeld, orders, protocollen, orders enzovoorts.Gevallen kan worden geconfigureerd in detail, bijvoorbeeld correspondentie met een bepaalde journalist, correspondentie voor de levering van grondstoffen, correspondentie met verslaggevers, gecombineerd op een territoriale basis, en zo verder.
Bij het groeperen van documenten moeten aandacht besteden aan de voorwaarden van hun opslag.Je kunt niet combineren in één geval van documenten van tijdelijke en permanente opslag of andere bewaartermijnen.Het is niet toegestaan in het geval tocht te nemen, irrelevante documenten of kopieën van opties vermenigvuldigd.Bij de vorming van de gevallen moet het document alle handtekeningen en voldoende ruimte te controleren.
Indexeren Zaken en de volgorde van prioriteit moet worden gemaakt in volgorde van belangrijkheid.Het eerste overzicht van de belangrijkste documenten (orders, regelgeving of andere administratieve documenten).Het bereik van de gevallen moeten codes en rubrieken van zaken, data en omstandigheden van opslag, order evacuatie bevatten.Het bereik van de gevallen door de gevestigde orde en de organisatie goedgekeurd in overleg met de officier van het Rijksarchief van de regio.Aan het eind van het jaar in de nomenclatuur, verstrekt finale opnemen met vermelding van het aantal gevallen die gedurende het jaar in elke categorie werden geopend.Het indienen van gevallen van permanente archivering of verwijdering van de gevallen van tijdelijke opslag (bij expiratie) wordt uitgevoerd in de instructie uitgevoerd op office-werk van de organisatie recht.
