Wat is de registratie van documenten en wat het was voor de organisatie?Laten we het antwoord op deze vraag in deze volgorde: eerst - de "wat", en dan - "waarom."
Dus, zei het proces is de bevestiging van het feit van de ontvangst of het creëren van een document.Tijdens haar gebeurt stempel direct aan de speciale index gemaakt of door de organisatie van het papier ontvangen.Maar dit is slechts de helft van het proces.Het tweede deel - het maken van de relevante informatie over de 'nieuwkomers' in het speciale inschrijfformulier.De index wordt meestal samengesteld uit meerdere onderdelen.Ten eerste, het volgnummer.Het kan worden aangevuld indices uitvoerende nomenclatuur gevallen classifier ontvangers enzovoorts.Componenten kunnen worden in verschillende sequenties.De index van de nomenclatuur en classifier gebruikt bij het verlopen gegeven - enerzijds kan bijvoorbeeld een nummer en dan.Maar de mogelijkheid van een omgekeerde volgorde.Overigens is de toewijzing van speciale nummers, die ook bevatten een combinatie van letters en wordt gekenmerkt door samenstellende stukken en registratie.
moet zeggen dat het bedrijf of het bedrijf een wereldwijde registratie documenten moeten zijn.Dat is, dient te worden vastgesteld, zonder uitzondering, zakelijke documenten, zowel inkomend als uitgaand.
moet verder worden opgemerkt dat de kentekenbewijzen van de organisatie moet voldoen aan de volgende eisen:
• ooit - ofwel ontvangen of te creëren documentatie is slechts eenmaal geregistreerd.Als we praten over de interne orders, dan van afdeling naar afdeling, ze reizen met de toegewezen aan het begin van het nummer (index).Deze regel is ook geldig voor de officiële correspondentie en bestellingen voor ruwe leiderschap.
• Actualiteit - hier, wat betekent dat de registratie van de ontvangen van de buitenwereld, wordt uitgevoerd op de dag van aankomst.Als we praten over binnenlandse orders, instructies of orders, kunnen zij worden vastgesteld voor de ondertekening van de verantwoordelijke ambtenaren (maximaal - de volgende dag).
• Scheiding - voor elke soort van zakelijke documenten over persoonlijke fixatie (inkomende, uitgaande orders, memo's, notulen van vergaderingen, orders en ga zo maar door).
• Uniformiteit - registratie wordt altijd uitgevoerd volgens dezelfde regels.Dit registratieformulier maakt niet uit.
• volledigheid van feit - bij het invoeren van gegevens in het inschrijfformulier dat u wilt zo veel mogelijk informatie in het weer te geven.Vooral in termen van de inhoud van een document.
Naast vaststelling van alle aandelen in het bedrijf moet binnen een jaar (kalender) worden uitgevoerd.
En nu is het tijd om de vraag te beantwoorden: "Waarom?"Gebruikt in de Organisatie kentekenbewijs kan een verscheidenheid aan taken op te lossen.Beschouw het meest sprekende voorbeeld.Als aan het einde van het kalenderjaar aan te nemen en de serienummers te analyseren, kunt u bijhouden van de groei van de informatiestroom te houden.Deze informatie kan leiden tot de legitieme eisen van de secretaris om zijn salaris te verhogen (als optie - om het aantal van het secretariaat van het personeel te verhogen).
