Om de taken van de secretaris duidelijk te definiëren, moet u weten over iemand over praat.Immers, kan de positie bekeken worden op verschillende manieren.Het is bijvoorbeeld bekend, administratief assistent als de beambte, de secretaris-generaal als het hoofd (het hoofd van) een bepaalde organisatie, staatssecretaris als ambtenaar, als een diplomatieke secretaresse persoon secretaresse als werknemer, en andere opties.In de meeste gevallen, met vermelding van de post, ze betekenen een werknemer die voert taken (orders) als bestuurder van de vennootschap en de individuele hoofden van haar divisies.Het blijkt dat de taken van de secretaris in dit geval beperkt tot de vervulling van enkele orders voor organisatorische en technische problemen.
moet weten wat te doen en secretaris
Daily secretaris voeren de volgende functies:
- informatie ontvangen van zijn ondergeschikten om zijn hoofd te dragen.
- organiseren telefoon manager.In zijn afwezigheid, om informatie te ontvangen, en dan breng het aan de aandacht van de bestuurder.
- ontvangen en een register bijhouden van telefonische berichten.
- voorwaarden scheppen voor een normale werking van het hoofd: de vraag naar papier en kantoorapparatuur te volgen.
- helpen bij de organisatie van de productie conferenties en vergaderingen.Breng aan de deelnemers de datum, plaats en tijd van de gebeurtenis.Verzamel de benodigde materialen om de aanwezigheid van de deelnemers te waarborgen en de notulen van de vergadering te houden.
- register bijhouden van de onderneming.Daartoe dient de secretaris voeren de receptie, de indeling van de inkomende e-mail en stuur het naar het management.Dan, op basis van opgelegde visa te verzenden documenten performers onder het schilderij.De taken van de secretaris onder controle over de voortgang, de timing en de resultaten van hun executie.
- het werk doen van het drukken en reproductie van documenten.
- organiseren van de ontvangst van bezoekers aan het hoofd van het bedrijf en de mogelijkheid om de voorwaarden voor een snelle oplossing vragen te creëren.
Om deze schijnbaar eenvoudige taken van de secretaris te volbrengen, de werknemer moet weten:
- al de leiding van de onderneming en haar structurele divisies;
- charter, personeelsbezetting en de structuur van het bedrijf, zijn profiel, de vooruitzichten van de ontwikkeling en specialisatie;
- regels voor een goede administratie;
- regels voor het gebruik van kantoorapparatuur en communicatiemiddelen;
- regeert BTP, OT, brandveiligheid en industriële hygiëne;
- regels van de organisatie op de werkvloer;
- regelgeving en rechtshandelingen, orders, decreten, orders voor de planning, boekhouding en de kwaliteitscontrole van het werk verricht.
specificiteit Clerk
Als het gaat om meer specifieke specialisatie, is de situatie enigszins anders.Neem, bijvoorbeeld, de taken van de secretaris-receptioniste.De titel van het bericht wordt duidelijk omschreven aspect van het werk.Typisch, elke onderneming heeft al een functiebeschrijving, welke activiteiten gespecialiseerde schetst op kantoor werken.Indien deze instructie niet, is het beter om het te maken.Om dit te doen, moet je de kwalificatie directory waar de monsters zijn bij benadering te gebruiken.Daarna wordt de standaard versie die nodig is om het respect voor uw organisatie-specifieke en interne functies af te ronden.In het algemeen moet de verantwoordelijkheden van de secretaris-Clerk duidelijk worden getraceerd drie hoofdgebieden:
- Omgaan met correspondentie.De receptie, de verwerking van het met moderne technieken en tijdige verzending.
- Goed onderhoud van de interne documentatie.
- Register, strikte boekhouding en overdracht van documenten aan het archief voor opslag.
Kenmerken van de referent
Op sommige bedrijven introduceerde aan het personeel voor dit bureau, dat een breed scala aan verantwoordelijkheden omvat: van de "help desk" naar "adjunct-directeur."Zo'n persoon moet een uitgebreide kennis en een goede beheersing van de sfeer.Taken sekretaryareferenta lichtjes uitgebreid te wijten aan de toegenomen macht.In het algemeen, het is - de gebruikelijke werkzaamheden van de secretaris, maar het woord "assistent" maakt een aantal toevoegingen aan de standaard lijst.In het bijzonder kan de administratief medewerker onafhankelijk gedrag van de ontvangst van bezoekers over bepaalde kwesties.Het bezitten van bepaalde informatie, is hij in staat om hun eigen beslissingen te nemen.Bovendien, de assistent hoofd van de commissie die verantwoordelijk is verricht relatieve activiteiten van de organisatie (enterprise).Soms secretaresses zijn verplicht om HR-administratie.Dit gebeurt alleen wanneer de totale hoeveelheid werk kunt u extra taken uit te voeren.
