Slik skal opprettholde filer, må du vite hva nomenklaturen.Per definisjon er nomenklaturen kalles samlet oversikt over et visst system for å overføre disse detaljene, materialer, strukturer som ble brukt produksjon.Ved utarbeidelse en slik liste, er hver nevnte materiale tildelt den betingede kode med tall, bokstaver eller alfanumeriske kombinasjoner - lager nummer.
nomenklatur av saker i papirarbeid - en systematisk oversikt over innholdet i offisielle papir (eller saker) som er gjort ved bruk av enhver organisasjon.Nomenklatur er bestemt, hvor lenge bør papiret lagres, og i hvilken rekkefølge å ta form.For eksempel, i mid-level skoler (gymsal) skole magasiner er holdt av direktør for studier i ytterligere 5 år etter utgivelsen av studentene.
hovedfunksjoner
Hovedmålet ved utarbeidelse nomenklatur tilfeller - å gjøre arbeidet på den administrative apparat mer perfekt, produktiv, bli kvitt de byråkratiske karameller.Operative og kvalitative løsning av mange problemer, aktivitetene til hele organisasjonen er ofte avhengig av i hvilken rekkefølge dokumentene holdes, hvor lett de kan finne den on-demand, hvor godt de er klassifisert og systematisert.Riktig klassifisering ikke bare massedrap jobbe med dokumenter og letter arbeidet med arkiver og registre.
Tenk på hva nomenklatur av saker, og de retninger som er det mest effektive.
- organisere dokumenter - når dokumentene har blitt brukt i alle fall (utarbeidelse av kontrakter, transaksjoner, gjennomføring av straffesaken, den planlagte rapporten kortet, etc.), og deretter gikk ut av aktiv bruk, i henhold til nomenklatur, blir de lagret i organisasjoneri en bestemt rekkefølge.Dette gjelder både papir og elektronisk, lagres i datamaskinens database.
- innhold av informasjon om hvilke vilkår dokumentet lagres, hvor lenge den kan ratifiseres.I hvert fall med i serien, har sin angitt tidspunkt å lagre dokumenter som finnes i den.De mer verdifulle og viktige dokumenter, desto lengre tid vil vedvare.Det vil si, når man jobber med dokumenter i sin vurdering finner sted umiddelbart - en slags undersøkelse av verdier.Det hjelper med virksomheten selv.
- Sikring indeksering Affairs.Utvalget av virksomhet er ofte brukt i prosessen med registrering dokumenter og indeksen for nomenklaturen til tilfelle blir en integrert del av registreringsnummeret på dokumentet.Det kan observeres i utarbeidelsen av inventar, når du er på jobb eller i etableringen av varelageret går.
- Fungerer som en referanse i studiet av den organisatoriske strukturen i institusjon, etc.
- Papirene anses grunnlaget for inventar status for permanent eller midlertidig periode med lagring og regnskapsbilag.
- brukt som et eksempel skjema for å opprette og hjelp for innlevering dokumenter.
Dermed god kjennskap til hva som er rekkevidden og ferdigheter i å arbeide med det er nødvendig i enhver organisasjon eller institusjon i bedriften.Utvalget skal dekke alle aktiviteter ved institusjonen dokumentar.
Nomenklatur klassifisering
Vi nomenklatur har sine egne standarder og krav i design, kan de ikke være brutt.De er oppgitt i spesielle manualer og instruksjoner for journalføring.
akseptert å bevilge tre typer virksomhet nomenklatur:
- typer;
- eksemplarisk;
- individuelt designet for en bestemt organisasjon.
Hva er utvalget av typer, er det klart fra navnet - er normative dokumenter, etablerte de sammensetningen av tilfellene brukes i organisasjoner av samme type.
Estimert serien er designet for å bestemme omtrentlig sammensetning av saker som blir slått i journalføring organisasjon, der utvalget er fordelt.Disse prøvene er ikke regulatoriske saksbehandlingen og anbefalinger.Et karakteristisk trekk - dokumenter av denne typen er angitt indeks.
Typisk og eksemplarisk geistlige nomenklatur utviklet av foreldre for sine underorganisasjoner.
Individuell utvalg - utviklet spesielt for en bestemt organisasjon, og tar hensyn til detaljene i sin virksomhet.For en typisk prøve er vanligvis tatt eller om dem og gjøre de nødvendige endringene.
