Under dokumentasjon viser til registrering av opplysninger i samsvar med reglene i det regulerte, det vil si den prosedyren for registrering av dokumenter i en spesiell rekkefølge.Som prosessen med å skrive data kan utføres på ulike måter, da dokumentene er i praksis av ledelsen aktiviteter møte de mest forskjellige - håndskrevne, grafikk, utskrift, foto- og videomateriale.
Document management aktiviteter - regulerte prosedyrer, noe som gir ham en garanti for rettskraft - kvaliteten som er i gjeldende lovgivning uttalelser.
dag bruker en rekke verktøy for dokumentasjon, fra enkle (for eksempel blyanter og vanlige kulepenner) til mer komplekse elektromekaniske (dette inkluderer båndopptaker, videokamera, fonoapparat etc.) og automatisert, datamaskin.Fra de brukte verktøy og metoder avhengig av dokumentasjon.Det kan være tekst, elektronisk, film og fotografisk.
Ledelse aktivitet bruker, som regel, tekstdokumenter, skrevet for hånd eller med maskin.Derfor blir de kalt administrativ dokumentasjon.
Dokumentasjon - det er alltid en fiksering på en bestemt operatør noen informasjon, spesielle detaljer, som deretter bar henne identifikasjon.Dokumentstyringsverktøy og aktiviteter skaper et grunnlag for regulering av aktiviteten som en selvstendig offiser og økonomiske og organisatoriske tiltak for hele bedriften.
dokumentasjonen avvike i funksjon, formål, innhold og grad av hemmelighold og tilgjengelighet av informasjon.Ivaretar forhold tillate å klassifisere det på inter-organisatorisk og eksternt.Den første, som ikke er utenfor rammen av en etat eller organisasjon, og å være blant sine medlemmer, kalt en tjeneste.Den andre - ekstern dokumentasjon - foregår mellom organisasjoner av ulike typer, noen tjenestemenn, fant ikke sted i umiddelbar underordnet hverandre.
tekniske dokumentasjonen skal være underlagt de etablerte regler som for alle typer dokumenter på egen hånd.For noen ledelse aktivitet er spesielt viktig, fordi som dokumentasjon kjøper rettskraft, og serverer den sikreste bevis på ektheten av informasjonen som finnes i den.
Dokumentere administrativ aktivitet pålegger særskilte forpliktelser på tjenestemenn eller styrende organer, dens gjennomførings.For eksempel må under opprettelsen av alle offisielle dokumenter i samsvar med gjeldende lover, regler for registrering, som er en nasjonal.I tillegg må hvert dokument ledsages av opplysninger om organisasjonen, lovlig betydelige: navn og dekryptering, signaturer og sel ledelse eller en bestemt avdeling i selskapet, dato og antall i registreringsboken, uttalelser og de som gribberTil slutt må dokumentstyringsaktiviteter produsere dokumenter strengt innenfor sin egen kompetanse.
dokumenter varierer i graden av autentisitet.Utkast og kopier av primære dokumenter bare inneholde en bestemt tekst, og inneholder ikke en lovlig verdi som originalene.Den virkelige anses dokumentet som inneholder ovennevnte informasjon og detaljer bevise sin styrke og troverdighet.
