Arbeid med personell dokumenter har særlig innvirkning på kvaliteten av funksjon av det administrative apparatet, samt dannelse og arbeidskultur ansatte.Jo mer profesjonelt arbeid er i gang, suksess for bedriften som helhet.
interne arbeidsflyten for enhver bedrift innebærer en rekke aktiviteter for utarbeidelse, vedlikehold, fylling, kopiering, overføring av forretningsinformasjon.Praksis viser at om lag sytti prosent av de deltidsansatte bruker på disse aktivitetene.Det bør bemerkes at organiseringen av arbeidet med dokumenter blir stadig viktigere.I dag er denne aktiviteten anses å være en av de viktigste faktorene for konkurranseevnen til den moderne bedriften.
organisasjon som jobber med dokumenter krever en spesiell tilnærming for å oppnå og prosessforretningsdata, koordinere prosesser for dannelse og endring av informasjon.Kompetent organisasjon papirene reduserer tid til å søke og øker nøyaktigheten, aktualitet av data, eliminerer redundans.
Gitt den langvarige praksisen ble utarbeidet tre hovedtyper av dokumentasjonen: blandede, desentraliserte og sentraliserte.
siste formen gir en rekke eksisterende virksomhet med fokus på å strukturere jurisdiksjonen til en enkelt enhet i selskapet.At enheten kan være generelle eller personalavdelingen, kontoret og så videre.Vedlikeholde dokumentasjon og kan bære en person, er sekretær.I alle fall vil ansvaret for en avdeling eller ansatt inkludere gjennomføring av en full syklus av aktivitetene til dokumentasjon av kvittering før overføringen til arkivet avdelingen.Disse aktivitetene omfatter mottak, behandling forretningsinformasjon, registrering, lagring, kontroll over henrettelsen, sending, referanse- og informasjonsoperasjoner, systematisering før de overføres til arkivet.
sentralisert organiseringen av arbeidet med dokumenter som anses å være den mest rasjonelle, og i denne forbindelse, og mer foretrukket.Dette gjelder særlig i små bedrifter.Ved bruk av denne metoden, systematisering av dokumentasjon reduserer kostnadene av tiltak for behandling av opplysninger.I tillegg vesentlig forbedret arbeidskraft organisasjonens ansatte.I denne formen mest mulig effektiv arbeidsflyt fungerer kontor, oppnådd enighet i metodiske og ledelse aktiviteter knyttet til behandling av dokumentasjon.
Motsatt sentralisert system er en desentralisert ordning.I dette tilfellet, for hver divisjon dannet sitt eget kontor å jobbe med dokumentasjonen.I disse enhetene, er alle operasjoner utføres uavhengig.Et desentralisert system er mer typisk for de institusjoner og organisasjoner som er compartmentalized i annen territorial sanseapparatet.I tillegg er systemet fungerer og er egnet for de bedrifter som er dokumentert i en annen spesifisitet (for eksempel, er det et behov for å sørge for beskyttelse av data).
vanligste, i mellomtiden, er en form for blandet system.I dette tilfellet er en viss del av alle operasjoner (vanligvis på mottak og behandling av dokumenter som er sendt og mottatt, lagring, replikere) gjennomførte i sentralenheten.De strukturelle deler av selskapet, mens aktivitetene til utskrift (skape), bestilling, lagring og tilberedning for levering til arkivet.
velge den ene eller den andre ansatte og dokumentasjon blir utført i samsvar med strukturen i bedriften.
