«Plankton", "managery" - alle disse lite flatterende definisjoner gjelder kontormedarbeidere.Men er en slik unyttig arbeid?Office Manager - hvem er det?Hva er hans ansvar?
Office Manager - hvem er det?
yrke kontorsjef blir ofte forvekslet med yrket av en sekretær.Men forskjellen mellom disse to yrkene der fortsatt.Så kontorsjef - hvem er det?
leder av kontorarealene er en leder eller administrator.Den regulerer en kontorjobb som en viktig informativ bindeledd mellom ansatte og sjefer, kunder og ansatte, etc.
mer aktive aktivitetene til en organisasjon, jo større hennes problemer med daglige gjøremål og smålig organisasjons dokumentasjon.Gjennomføringen og gir kontorsjef.
Han sørger for at alle aktuelle dokumenter, samt myndighetenes pålegg ble skikkelig dekorert av.Dette disposition ledergruppe bør betimelig kommunisert til selskapets ansatte, bør alle klager fra besøkende tas til etterretning, og tilby ansatte rapportert til overordnede.
Dermed journalføring, samt kommunikasjon kommunikasjonsselskap delvis bæres av kontor ledere.
Arbeidssted og lønn
Office Manager er nødvendig for enhver bedrift som har et kontor, regissør og enda noen ansatte.I små organisasjoner, er en liste over de plikter denne eksperten mye mindre enn for eksempel i et stort konsern.I et stort selskap kontor ledere kan være flere, og hver av dem er tildelt sin avdeling.
viser seg at etterspørselen etter slike spesialister ganske høye, og vil trolig fortsette å vokse.Men her er utsiktene for karriereutvikling nesten ingen.Spesielt hvis, i Office of Management, ikke lenger eier den personen ethvert yrke.
Siden kostnadene er ikke så komplisert, konkurransen om en jobb, på den røde som i Russland, er høy nok - 6 personer per stilling.Lønnen på kapital standarder lave - 27 tusen rubler.
Den kulturelle kapital - St. Petersburg - lønnen til slike ansatte lavere etter ca 5-7 tusen, og konkurransen er flere ganger høyere.Jo lenger til periferien av landet, jo mindre lønn og flere søkere til stillingen.
nødvendige personlige egenskaper
Orders, mottar kontorsjef er vanligvis behov for umiddelbar og rask gjennomføring.Derfor, fra søkeren til stillingen du vil, først av alt, flid, punktlighet og punktlighet.Også viktig er en god hukommelse og evne til å konsentrere seg.
Man, har den sittende å være vennlig og omgjengelig, som i noen tilfeller kundenes han fungerer som en representant for selskapet.
Office Manager må ha kompetente og logisk bygget tale, samt egne forretningsetikk, fordi det er ofte tiltrukket av organisering av forretningsmøter og bedriftsmøter.
nyttig kunnskap, som for eksempel telefonnummeret til god elektriker eller tjeneste levering av måltider, også ikke forstyrre.Tross alt, mange bedrifter bestille på kontoret, og metthetsfølelse er kontrollert av de samme ansatte manager.
Nødvendige ferdigheter kontorsjef
- første kravet for en slik ansatt - flyt i en PC og Internett.Hvis det i tillegg til Word og Excel, vil budgiveren eier en Photoshop eller "Office pikcher manager" - dette er en annen grunn til å ta jobben var hans, ikke noen andre.
- Høyhastighetsutskrift.Evnen til raskt å skrive tekst - en av de viktigste for en kontorsjef.
- ferdigheter i administrasjon, oppnådd i tidligere studier er nødvendig hvis personen er ordnet i et stort selskap.
- journalføring ferdigheter.Records Management - en av de viktigste oppgaver av denne typen av eksperter, uten en grunnleggende kunnskap er nødvendig.
- Confident bruk av kontorutstyr.Fakser, skrivere, skannere - alt dette bør være innenfor kompetansen til en kontorsjef.
- leseferdigheter og diplomatisk kommunikasjon.Office Manager må ikke bare kompetent kommunisere, han bør være i stand til å løse konfliktsituasjoner, hvis det er nødvendig.
- språkferdigheter.Den store internasjonale selskaper kontorsjef bør ha minst grunnleggende engelsk.
Generell stillingsbeskrivelse
TOR kontorsjef instruksjon godkjennes av administrerende direktør.Ulike selskaper kan avvike på enkelte punkter, men generelt det endrer ikke den grunnleggende situasjonen.Bruksanvisningen må gjøres kjent før signering av arbeidsavtalen, slik at du ikke klage på at utføre visse avgifter er ikke inkludert i planene.
i generelle termer kan spesifiseres:
- som er ansvarlig for mottak kontorsjef for å jobbe;
- som har rett til å løslate ham fra kontoret;
- som er betinget av at arbeidstaker;
- som sender kontorsjef;
- som utfører de oppgaver kontorsjef i hans fravær, etc.
Vanligvis kontor ledere sender til generaldirektøren.De underliggende kontor administratorer er kurerer, drivere, rengjøringsmidler, etc.
også i de generelle bestemmelsene kan spesifiseres, som arbeideren ferdighetsnivå kan tas i den beskrevne posisjon.
direktevirkende
neste element i instruksjonene foreskrevet plikter i vervet manager.
soiskatelstvo å gjenoppta om jobbsøkere er ofte foreskrevet i egen kolonne, hvilke plikter de utført på tidligere arbeid på kontoret.Så arbeidsgiver får mer informasjon om ferdighetene til søkeren.
Hvilke elementer som kan inngå i de direkte plikter kontorsjef?
- Tilsyn med telefonsamtaler.Den ansatte må svare på innkommende anrop, så langt som mulig å svare på spørsmål fra motstandere, samt å informere myndighetene om informasjon om å formidle.
- Tilsyn dokumentasjon.Oppbevaring av dokumenter, overvåking av korrespondanse, registrering av ordre, etc.- En direkte plikt kontorsjef.
- reproduksjon av dokumenter.Chef at Large av den ansatte utfører dobbeltarbeid.
- behandlingen brev, spørsmål - det vil sikorrespondanse med partnere, kunder eller leverandører på anmodning fra nærmeste overordnede.
oppgaver kontorsjef kan gå inn i minst seks typer arbeid.Men i hvert av belastningen på spesialister i denne kategorien er bestemt individuelt.
Rights kontorsjef
enhver bruker Operations management omfatter ikke bare plikter, men også rettigheter.
- på å gi informasjon.Å utføre visse oppgaver kontorsjef har rett til å be om mengden av informasjon, inkludert konfidensiell hva han trenger.
- Ledd rasjonaliseringsforslag.Dersom organiseringen av kontorarbeid nødvendig innovasjoner eller ytterligere ordre fra General Director, er daglig leder rett til å tilby dem å delta.
- Krev riktige arbeidsforhold.Hvis du ikke kan utføre sine plikter som følge av mangel på de nødvendige betingelsene, kan kontorsjef kreve dem for å lage.
- handle innenfor kompetanse.Etter gjennomgang av stillingsbeskrivelse, har arbeidstakeren rett til å ta sine egne beslutninger og gi ordre, men bare innenfor rammen av sin myndighet.
Dette er en omtrentlig sett med regler som har et kontor manager.De kan suppleres eller forkortes avhengig av den spesifikke institusjonen.
Ansvar
Office Manager - en handel som også innebærer visse ansvar.Dens omfang og straffen for brudd på retten til å bestemme hver arbeidsgiver individuelt.De mest populære varene, som er ansvarlig, i stillingsbeskrivelser se slik ut.
- for uaktsom holdning til sine plikter.Forsinkelser i utførelse av ordre og annen uaktsomhet - en ansatt vin, som du må besvare.
- for offentliggjøring av konfidensiell informasjon.Ansettelseskontrakter og stillingsbeskrivelser trenger å lese avsnittene nøye om konfidensialitet av informasjonen.For sin avsløring oftest mister jobbene sine.
- for brudd på kompetanseområde.Handlinger utenfor sfæren av kompetansen til den ansatte, ikke er tillatt.
- for brudd på arbeidsbestemmelsene, etc.Brudd på arbeidsmiljølover, brannforskrifter og sikkerhet - er det også et ansvar for den ansatte.
Fordeler og ulemper med yrket
Dette yrket har, som mange andre, en rekke fordeler og ulemper.Så, hva er fordeler arbeidet føles kontorsjef?
Gjestearbeidere som arbeider på denne fronten, primært knyttet til høy etterspørsel etter yrkesgruppe å få litt erfaring på dette feltet, for å finne en høyere betalende Stedet er lett.Disse ferdighetene til administrativ aktivitet som er ervervet i prosessen, er relevante i hverdagen.Ved siden av arbeidet som kontorsjef lar deg utvikle dine kommunikasjonsevner.
Blant ulempene - økt psykisk stress oppleves av de ansatte, fordi i løpet av en arbeidsdag må løse en rekke ulike problemstillinger.I tillegg lederne, i tillegg til vanlige oppgaver, ofte lastet med kontor ledere personlige forespørsler og ytterligere instruksjoner.
Hvor læreryrket?
Office Manager som er - er klart fra den foregående.Men hvor du kan lære dette yrket?
spesiell fakultetet som forberedt til kontor ledere, er ikke på noen universitet.Men ofte lederen ønsker til denne stillingen ble okkupert folk med høyere utdanning.Hva slags utdanning det vil ikke alltid viktig - det viktigste at søkeren var en graduate student.I de provinsielle byer i dette innlegget kan ta selv etter 9 års utdanning.Hvert selskap bestemmer individuelt hva kontorsjef hun trengte.
fleste arbeidsgivere vil være interessert i andre kjennetegn kandidaten:
- jobbet han først og fremst i feltet;
- eier hvor godt en datamaskin;
- vite om papirene;
- eier alle språk, etc.
kan ikke ignorere de menneskelige og kommunikasjonsevner.Hvis disse indikatorene alle riktige - øker sjansene for å få en jobb.
