Med innføringen av prosessen tilnærming er en av de stadier av dokumentere prosesser.Dette er en av de viktigste fasene av gjennomføringen, og i realiteten er det en veldig lang og arbeidskrevende prosess som krever mye tid og krefter.I en hvilken som helst organisasjon, et stort antall prosesser og mange av dem er svært tvetydig.Dette har ulike prosesser i organisasjoner.
Vurdere beskrivelse og dokumentasjon av service prosesser på eksempel på et konsulentselskap som spesialiserer seg innen kvalitetsledelse og statistisk analyse.
for å beskrive og dokumentere prosessen med å tilby tjenester, kan du bruke en rekke virkemidler: forholdet kartlegging, flytskjemaer, flytdiagrammer, prosesskart, nettverksdiagrammer, etc.
Før du begynner å spore en detaljert blokkdiagram av prosessen, ofte behov for å skape et generelt bilde av hvem som deltar i prosessen og hvordan de samhandler med hverandre og med omverdenen.Dette er særlig viktig å gjøre når prosessen involverer et stort antall deltakere.I dette tilfellet kan det være ekstremt vanskelig å strømlinjeforme de enkelte trinn i prosessen.Kartlegging relasjoner - første steg i dette arbeidet.
å bestemme samspillet av prosessen må være klart.For leveringsservice konsulentselskap som spesialiserer seg innen kvalitetsstyring og statistisk analyse av sekvensen av handlinger vil være som følger:
1) Kunden legger inn en bestilling for et prosjekt i konsulentavdelingen, gi informasjon i sin besittelse;
2) consulting Instituttet sender bestillingen og informasjonen i avdeling for markedsføring og planlegging;
3) markedsføring og planavdelingen analyserer dataene og ber den nødvendige dataleverandøren, og deretter utvikle en plan for prosjektet og sende det til kunden for godkjenning, og deretter til ekspert avdelingen;
4) ekspert avdeling på bakgrunn av disse dataene og utvikler en plan for utformingen av prosjektet, som er godkjent av kunden;
5) godkjent oppsettet er gjort om til et ferdig prosjekt (ekspert avdeling) og sendes til kvalitetsavdelingen for å vurdere samsvar;
6) kvalitet Instituttet sender det ferdige prosjektet rådgivning avdeling;
7) Consulting Division gir klient prosjekt som evaluerer kvaliteten på tjenestene som utføres;
8) om nødvendig, er det ferdige prosjektet sendt tilbake for revisjon.
Dermed er tilbudet av tjenester konsulent spesialisert innen kvalitetsledelse og statistisk analyse helt i tråd med syklusen av PDCA [3].
å kartlegge relasjonene er nødvendige for å definere innganger og utganger av prosessen.I dette tilfellet, inngangene er: kunder, ansatte, informasjonsressurser, programvare, infrastruktur, kontorutstyr, metoder og teknikker, nye teknologier.For utganger - klar kvalitet (utkast, konsultasjon, etc.) kostnader.
neste fasen av kartlegging av relasjoner er å definere interessenter: kunder, avdelinger og den enkelte ansatte, leverandører, dvs.alle som tar del i eller innflytelse på ham.
å bestemme deltakerne i ferd med å gi de tjenester som er nødvendige for å analysere alle avdelinger i selskapet, ressurser, leverandører og velge det riktige for deltakelse i prosessen.Dermed har vi identifisert følgende interessenter: kunder, konsulentavdeling, markedsføring og planlegging, informasjonsleverandører, rådgivende avdeling, kvalitet.
Etter sammensetningen av de potensielle deltakerne i prosessen for å finne ut hvilken type samhandling mellom dem.For å gjøre dette, setter systemet piler.
Basert på kartet ovenfor er basert relasjoner.
Så, basert på alle de ovennevnte, kan vi konkludere med at prosessen - en sekvens av utførelse av funksjoner (arbeid, drift), med sikte på å skape et resultat som har verdi for kunden.
prosessen må være:
- kontinuerlig, konsekvent, dokumentert,
- rettet mot å skape et resultat som har verdi for kunden,
- kontrollert, det vil si, forutsatt at poeng, metoder og midler for kontroll,
- rasjonelt byggetå eliminere "refusjon" eller unødvendig og ineffektiv drift - er utstyrt med kanaler for informasjon overføring, etc.
Snakker om rollen av prosessen tilnærming til kvalitetsstyringssystem bør bemerkes at rollen til prosessen i ethvert system er stor nok.Siden SMC er en ledelse enhet - selskapet skal styre alle prosesser knyttet til den.
