Alle dokumenter etter deres utførelse skal grupperes i saken.Begrepet "business" i samsvar med GOST 51141-98 skal forstås et enkelt dokument eller et sett med dokumenter som er knyttet til en bestemt retning av organisasjonen og plassert i en mappe særskilt omslag.For riktige formasjons, lagring og regnskapssaker i hver organisasjon må årlig (ta hensyn til endringer i indre og ytre miljø) Nomenklatur trukket Departementet, gjennom som sikret et raskt søk dokumenter.
I danner forhold i noen divisjon bør styres av kravene i enhetlig stat system for journalføring.De viktigste bestemmelsene er nedfelt i GOST 51141-98, de viktigste dokumentene i Archives Department under regjeringen i Den russiske føderasjonen, retningslinjer arkiv organer, lister over dokumentarer.Du bør alltid rette seg etter vilkårene i lagring av dokumenter og filer.Hvis en organisasjon med en kompleks struktur og mange funksjoner i hver avdeling og på tvers av organisasjonen gjelder ensartede prinsipper for organisering dokumenter, dannelse og indeksering tilfeller.Derfor Nomenklatur Affairs avdeling personale, servicekvalitet, bør alle andre strukturelle enhet eller organisasjon bli dannet for å oppfylle kravene i styringsdokumenter.
Det første trinnet er å identifisere problemer og kategorier av dokumenter som må inkludere avdeling eller organisasjon Terminologi Affairs.Vi skal fortsette fra behovet for å dekke hele mengden av dokumentasjon hvordan du oppretter og mottatt.Når de nye problemer som ikke dekkes av nomenklatur, er det nødvendig å gjøre tilføyelser.Form av nomenklaturen av saker bør tillate betimelig oppdatering det.Derfor, når de indekserer Departementet skal gi mulighet for nye indekser og inkluderer erstatte tidligere tildelte indeksene allerede dannet tilfeller.Velt uferdige saker overført til området neste år, beholdt det opprinnelige antallet.
gjenstand for hvert enkelt tilfelle skal være klar og fullstendig beskrevet sammensetningen av saken og innholdet i de dokumenter som er plassert i denne mappen.I mappen, må du angi indeksen, og holdbarheten av saken.Konsolidering av tilfellene blir utført på en nominell basis, for eksempel, ordre, protokoller, ordre og så videre.Tilfeller kan konfigureres i detalj, for eksempel korrespondanse med en viss reporter, korrespondanse for levering av råvarer, korrespondanse med journalister, kombinert på en territorial basis, og så videre.
Når gruppering dokumenter bør ta hensyn til de det gjelder deres lagring.Du kan ikke kombinere i ett saksdokumenter av midlertidig og permanent lagring eller ulike lagringsperioder.Det er ikke tillatt å ta med i saksframlegg, irrelevante dokumenter eller kopier av alternativer multiplisert.I dannelsen av tilfellene er nødvendig å kontrollere dokumentet for alle signaturer og riktig klaring.
indeksering Departementet og prioritert rekkefølge bør gjøres i rekkefølgen av betydning.Den første skisserer de viktigste dokumenter (ordrer, forskrifter eller andre administrative dokumenter).Utvalget av tilfellene bør inneholde koder og overskrifter av saker, datoer og lagringsforhold, for evakuering.Utvalget av saker som er godkjent av den etablerte orden og organisasjonen avtalt med offiser av Statsarkivet i regionen.På slutten av året i nomenklaturen utstedt endelige rekord indikerer antall saker som ble åpnet i løpet av året i hver kategori.Filing tilfeller av permanent arkivering eller avhending av tilfeller av midlertidig lagring (ved utløp) utføres i Instruksjon på kontoret-arbeid organisasjonen riktig.
