Hva er registrering av dokumenter og hva det var for organisasjonen?La oss svare på dette spørsmålet i rekkefølge: først - "hva", og deretter - "hvorfor".
Så sa at prosessen er fiksering av det faktum av mottak eller opprettelse av et dokument.I løpet av sin happening stemplet direkte på spesiell indeks opprettet eller mottatt av organiseringen av papiret.Men dette er bare halvparten av prosessen.Den andre delen - noe som gjør den relevant informasjon om "nykommere" i den spesielle registreringsskjemaet.Indeksen er vanligvis sammensatt av flere deler.For det første sekvensnummeret.Det kan suppleres indekser utøvere nomenklatur tilfeller Klassifiserings mottakere, og så videre.Komponentene kan være plassert i forskjellige sekvenser.Først, for eksempel, kan være et tall, og deretter - indeksen for nomenklaturen og klassifiserer brukt kan gis på slutten.Men muligheten for en motsatt rekkefølge.Forresten, tildeling av spesialnummer, som også inneholder en kombinasjon av bokstaver og er preget av konstituerende dokumenter og registrering.
må si at selskapet eller selskapet skal være et globalt registreringsdokumenter.Det er, skal være løst uten unntak, forretningsdokumenter, både innkommende og utgående.
skal videre bemerkes at registreringsdokumenter i organisasjonen må oppfylle følgende krav:
• gang - enten fått eller å lage dokumentasjon registreres kun én gang.Hvis vi snakker om de interne ordrer, deretter fra avdeling til avdeling, de reiser med den tildelte i begynnelsen av nummeret (indeks).Denne regelen er like gyldig for den offisielle korrespondanse og bestillinger for tøffe lederskap.
• Aktualitet - her betyr at registreringen av mottatte verdipapirer fra utsiden, er utført på ankomstdagen.Hvis vi snakker om innenlandske ordrer, instrukser eller ordre, kan de bli løst for signering av ansvarlige myndigheter (maksimalt - neste dag).
• Separasjon - for hver rekke forretningsdokumenter har personlig fiksering (innkommende, utgående, ordre, notater, møtereferater, ordre og så videre).
• Uniformity - registreringen er alltid utføres i henhold til de samme reglene.Dette registreringsskjemaet spiller ingen rolle.
• fullstendigheten av faktum - ved å legge inn data i registreringsskjemaet du ønsker å vise så mye informasjon i den.Spesielt når det gjelder innholdet i et dokument.
Foruten å fikse alle verdipapirer i selskapet må gjennomføres i løpet av ett år (kalender).
Og nå er det tid til å svare på spørsmålet: "Hvorfor?"Brukes i organisasjonen registreringsdokumenter kan løse en rekke oppgaver.Tenk det mest slående eksempelet.Dersom det på slutten av kalenderåret til å ta og analysere serienumre, kan du holde oversikt over fremveksten av informasjonsflyten.Denne informasjonen kan føre til de legitime kravene fra sekretæren til å øke lønnen hans (som et alternativ - å øke antall sekretariat ansatte).
