Ofte, særlig i små organisasjoner, kontorsjef kalles vanligvis sekretæren.Det høres så mye mer solid posisjon, men det faktum at kontorsjef plikter avvike fra sekretariat (selv om de sikkert har mye til felles), som sjelden bryr seg i dette tilfellet.
Hva er ansvaret til den ansatte?Først og fremst ansvaret til kontorsjef er å jobbe med dokumenter.Den ansatte mottar mottatt korrespondanse, registrerer den, sender adressaten, om nødvendig, send til arkivet.Den tar også søknader fra andre ansatte, rapporterer dem til signaturen til Generaldirektøren forsikret dem stempel, og deretter gir tilbake.Plikter kontorsjef er å arbeide med interne dokumenter: utskrift bestillinger og klarering, lagring, shipping og regnskapsarkiv, som arbeider med utgående korrespondanse.Om nødvendig, bør han være i stand til å arbeide med noen kontorutstyr: faks, skanner, kopimaskin og type og skrive ut dokumenter.Trening fasiliteter for presentasjoner, tar møtereferater, møte- og selskapslokaler gjester og kunder av selskapet er også inkludert i sine plikter i vervet manager.
ansatt ofte må forholde seg til tradisjonelle sekretæroppgaver: Fordeling av de inviterte partnere eller ledere i hoteller, booking rom, flybilletter og togbilletter.Avhengig av detaljene i selskapet, og han kontorsjef kan være representative for din bedrift i virksomheten forhandlingene, og utføre pliktene til personalsjef: jakten på nye ansatte, opprettelse av reklame og treningsprogrammer, tegning på arbeidet.Noen ganger han avtaler med spørsmål om informasjonsteknologi, utvikling av nye programmer.
Ansvarsområder Operations manager anta kunnskap:
- lover og forskrifter som regulerer de juridiske, informasjon, firmaer.
- grunnleggende av ledelse, markedsføring, entreprenørskap og næringsliv.
- Fundamentals of sosiologi, psykologi, etikk av virksomheten kommunikasjon, ikke har jobbet med de ansatte og publikum.
- prosedyre for å utarbeide forretnings forslag, rapporter, planer, kontrakter og avtaler.
- Fundamentals for ledelse, grunnleggende av ergonomi og sikkerhet.
I tillegg til disse oppgavene, kontorsjef oppgaver omfatter inventar og kontorprogramvare som kreves for drift forsyninger (kontorrekvisita, papir og annet tilbehør), som er nødvendig for arbeidet til ansatte.Det er også forpliktet til å holde oversikt over disse materialene for å sikre deres utstedelse, bestemme rekkefølgen for mottak, til å organisere og holde orden på betalinger for forsyninger.Plikter kontorsjef er å overvåke tilstanden til kontorutstyr, som inkluderer: en operasjonell utfordring å mestre for reparasjoner, rettidig utskifting av forbruksvarer (for eksempel patroner), hvis du ikke kan reparere - utskifting av kontorutstyr.
Avhengig av reglene vedtatt i selskapet, og dens størrelse kontorsjef eller han mottar samtaler og fakser, videresende dem til rett person, sender fakser og ringe opp kunder og partnere, eller fører tilsyn med arbeidet med sekretærer, inkludert skjermer kultursin tale.Også oppgaver kontorsjef er å kontrollere de sanitære forholdene i kontoret, organisasjonen planlagte reparasjoner, ring teknisk personale for feilsøking (for eksempel utskifting av lamper eller vask brytere).
Generelt kan denne listen økes eller reduseres, avhengig av jobben.Derfor er det nødvendig på et stadium av intervjuet for å spørre hva kontorsjef (plikter den ansatte i selskapet).
