Under dokumentet for å forstå de regler som er signert forhånd løsninger innenfor bedriften eller institusjonen fra det øyeblikket de kommer til bildearkivering.Grunnlaget for dette konseptet er å produsere et dokument, sin behandling, overføring av utøvende organer av organisatoriske tiltak for gjennomføring, sertifisering, registrering, sende innskuddet.
Det er en prosess som tillater bevegelse av dokumentet forekomst med bevegelseshastigheten i slike tilfeller.Document Management - en prosess som må balanseres med informasjonsvirksomhet i forvaltningsapparatet, dokumentere hver individuelle løsninger, lagring nyankomne dokumenter.
stort antall svakheter i forvaltningen av mange enheter koblet bare en dårlig organisering av bevegelse av dokumenter.For eksempel bør prosessen med sirkulasjon av dokumenthåndteringsløsning omfatter tre viktige komponenter:
- informasjons støtte til beslutningstakere (dette inkluderer pålitelig informasjon som bekrefter riktigheten av vedtaket);
- dokumentasjon av vedtaket selv (administrative dokument);
- kontroll over gjennomføringen (som omfatter organisering av de foreslåtte arbeidene, oppdraget metoder, overholdelse av vilkårene og betingelsene).
Som det fremgår av dette eksempel, dokument - en samling av informasjon som beslutningen vil bli gitt en status;Utarbeidelse av løsninger, inkludert redigering, koordinasjon, tegning opp til godkjenning.Alle disse trinnene krever bevegelse av dokumentet, ikke bare mellom de strukturelle inndelinga av bedriften, men også mellom utøvere, alt fra teknikere, eksperter, hoder for etterbehandling.Konklusjonen fra dette eksemplet er at jo høyere hastigheten på bevegelsen av dokumentet, jo høyere kvalitet på ytelsen på hvert trinn, jo bedre forvaltningen av foretaket som helhet.
Begrepet i seg selv dukket opp i litteraturen så tidlig som 1920.Deretter ble det antatt at dokumentet - er organisering av arbeidet, med sikte på rasjonell bygging av statsapparatet som helhet, ansvarsfordelingen mellom de ulike artister og tjenester.I 1931, Institutt teknikker gjorde det første forsøket på å regulere de ensartede prinsippene for virksomheten organisasjonen.Ble satt ut regler som må gjennomføres mottak og levering av dokumenter, regler håndheving, regulering av signering.Den neste fasen av den lovgivende regulering av økonomien fikk ikke noe slikt som outsourcing, hvor hovedvekten var på individuelle tekniske driften.Programmet dokument disse rettsakter ble ikke nevnt, men faktisk det kom ned akkurat i tide for organiseringen av bevegelsen av dokumenter.Siden 1974 ble det undertegnet av hoveddokumentet som regulerer hele prosessen arbeidsflyt, som driver den dag i dag.
Denne loven kalles "Unified statssystemet journalføring" (EGSD), punkter som er dedikert til organiseringen av bevegelsen av dokumenter, teknologiske metoder for prosessering og anvendelse av reglene.Denne samlingen er formulert grunnregelen: ". Dokument - en rask bevegelse av instrumentet av veldig kort vei, inkluderer et minimum investering av tid og arbeid"Bare ved å praktisere vedtatt en regel, kan du forvente å forbedre livene til befolkningen, veksten av staten økonomien.
For å oppnå disse målene trenger smarte, disiplinerte, ansvarlige ledere, som innføring av arbeidsflyt basert på EGSD vil være et spørsmål om ære og samvittighet.
