For å klart definere oppgaver sekretær, må du vite om noen snakker om.Tross alt, kan posisjonen sees på flere måter.Det er kjent, for eksempel administrative assistent som kontormedarbeider, generalsekretæren som leder (leder av) en bestemt organisasjon, utenriksminister som en offentlig tjenestemann, som en diplomatisk sekretær person sekretær leder som ansatt, og andre alternativer.I de fleste tilfeller, å nevne innlegget, mener de en ansatt som utfører oppgaver (ordrer) som direktør i selskapet og de enkelte lederne for sine divisjoner.Det viser seg at de plikter sekretæren i dette tilfellet redusert til oppfyllelsen av enkeltordrer for organisatoriske og tekniske problemer.
må vite hva du skal gjøre og sekretær
Daily Sekretæren skal utføre følgende funksjoner:
- motta informasjon fra sine underordnede til å overføre hodet.
- organisere telefon manager.I hans fravær, for å få informasjon, og så ta det til seg oppmerksomheten til regissøren.
- motta og holde oversikt over telefonbeskjeder.
- skape forutsetninger for normal drift av hodet: å følge etterspørselen etter saker og kontorutstyr.
- bistå i organiseringen av produksjons konferanser og møter.Bringe til deltakerne dato, sted og tidspunkt for hendelsen.Samle nødvendige materialer for å sikre deltakelse av deltakere og opprettholde protokollen.
- holde oversikt over virksomheten.For å oppnå dette, skal sekretæren utføre mottak, klassifisering av innkommende post og sende den til ledelsen.Deretter, basert på ilagt visa overføre dokumenter utøvere under maleriet.Plikter sekretæren omfatter kontroll over fremdriften, timing og resultatene av kjøringen sin.
- gjøre jobben med grafisk produksjon og reproduksjon av dokumenter.
- organisere mottak av besøkende til leder av selskapet og evnen til å skape forutsetninger for en snarlig løsning spørsmål.
For å oppnå disse tilsynelatende enkle oppgaver sekretær, må arbeideren å vite:
- all ledelse av selskapet og dets strukturelle divisjoner;
- charter, bemanning og struktur av selskapet, dets profil, utsikter til utvikling og spesialisering;
- bestemmelser for riktig journalføring;
- regler for bruk av kontorutstyr og kommunikasjonsmidler;
- regler BTP, OT, brannsikkerhet og industriell hygiene;
- regler i organisasjonen på arbeidsplassen;
- regulatoriske og juridiske handlinger, ordre, påbud, ordre for planlegging, regnskap og kvalitetssikring av utført arbeid.
spesifisitet Clerk
Når det gjelder mer spesifikk spesialisering, er situasjonen noe annerledes.Ta for eksempel plikter sekretær-resepsjonist.Den aller tittelen på innlegget er klart definert del av arbeidet.Vanligvis allerede har hver bedrift en stillingsbeskrivelse, som skisserer aktiviteter spesialist på kontorarbeid.Dersom slik opplæring ikke er det, er det bedre å lage den.For å gjøre dette, bør du bruke den kvalifiserende katalogen der prøvene er omtrentlige.Etter det er den vanlige versjonen som kreves for å fullføre respekt for organisasjonen spesifikke og interne funksjoner.Generelt må ansvarsområdene til sekretæren Clerk være tydelig spores tre hovedområder:
- Dealing med korrespondanse.Mottak, behandle den med moderne teknikker og rettidig levering.
- Riktig vedlikehold av intern dokumentasjon.
- Register, streng regnskap og overføring av dokumenter til arkivet for lagring.
Funksjoner av referent
På enkelte foretak introdusert til ansatte for dette kontoret, som omfatter et bredt spekter av oppgaver: fra "help desk" til "assisterende direktør."En slik person må ha en omfattende kunnskap og gode ferdigheter i atmosfæren.Plikter sekretaryareferenta litt utvidet på grunn av økt makt.Generelt er det - det vanlige arbeidet med sekretæren, men ordet "assistent" gjør noen tillegg til standard-listen.Spesielt kan det administrative assistent uavhengig gjennomføre mottak av besøkende på visse problemer.Eie visse opplysninger, er han i stand til å ta egne avgjørelser.I tillegg utfører assisterende leder av kommisjonen ansvarlig relative aktivitetene i organisasjonen (enterprise).Noen ganger sekretærer er forpliktet til personaladministrasjon.Dette gjøres bare når den totale mengden arbeid kan du utføre flere oppgaver.
