offisielle normgivende lov til å bestemme og etablere retningslinjer og utarbeidelse av dokumenter (så vel som arbeider med dem) i enhver organisasjon er eieren av journalføring.Det bør være tilgjengelig i hver bedrift, hver bedrift og institusjon.Utvikle veiledning om records management, uten å lykkes, på grunnlag av nasjonale regler og metoder.Men på samme tid, bør det gjenspeile de individuelle egenskapene til en bestemt organisasjon kontor, sammensetningen av stillinger og dokumenterer oppbygningen av service, tilgjengelighet av arkiver og graden av databehandling av alle kontordrift.Det følger at instruksjonene for journalføring enkelte organisasjoner er alltid originale og vil ta hensyn til alle nyanser og særegenheter sammensetning og behandling av dokumenter, som er unik for denne strukturen.
Ved utarbeidelsen av denne bestillerdokument for din bedrift, kan du bruke standard typer dokumenter forhandlingene, for å ta ut av hennes høydepunkter, obligatoriske for alle, og for å legge til elementer som bør være foreskrevet bare for din organisasjon.
Vanligvis instruksjoner for Informasjonsforvaltning omfatter generelle bestemmelser, de ulike tematiske seksjoner, og alle slags applikasjoner.Alminnelige bestemmelser konkretisere omfanget av instruksjonene, regelverket og ansvar for sin manglende etterlevelse.Tematiske seksjoner inneholde informasjon om hva slags dokumenter og rekkefølgen av sin registrering, synet, reproduksjon, sertifisering og lagring.I samsvar med detaljene i bedriften, kan denne delen bli sterkt utvidet.Avhengig av skiftende arbeidsmiljø og introduksjon av ny teknologi tematiske seksjoner kan modifiseres og kompletteres.Vedleggene til Veiledningen inneholder en illustrert bakgrunnsmateriale: eksempelskjemaer, inntrykk av sel og stempler, krets informasjonsflyt, samt prøver av å fylle ut skjemaer.
instruksjonene i noen tilfeller kan være midlertidig (instruksjon i forhandlingene for tingretten eller de væpnede styrker).Midlertidig instruksjon på records management er godkjent for en viss periode, for eksempel, før vi går i kraft konstant.Det løses individuelt!
velskrevet instruksjon på kontoret gjenspeiler hele prosessen med å jobbe med dokumenter og en logisk sekvens av alle prosesstrinn.Den regulerer ikke bare tjenesten kontor, men også hele administrativt apparat.Instruksjon er godkjent og satt i kraft først etter ordre fra leder av organisasjonen og deretter fungerer som den normative handle på grunnlag av som trekkes opp, og alle dokumentene i bedriften.
riktig formulering av kontoret - en viktig forutsetning for riktig drift av organisasjonen.Utøvere servicekontor er forpliktet til å fylle ut alt av kvalitetsdokumentasjon, å sette nye ansatte med retningslinjer og prosedyrer for å fylle skjemaer, sende inn rapporter om tid og uten feil, kompetent og rettidig utføre pålagte oppgaver, begynne å jobbe umiddelbart (umiddelbart etter inngående dokument eller rekkefølge).Hvis hodet selv prioritere at det haster med å utføre ordre eller dokumenter, utført arbeidet ut på dette grunnlaget.I andre tilfeller, når du mottar et stort antall dokumenter vil bli behandlet i henhold til datoen for forekomst.
