Wszystkie dokumenty po ich wykonaniu musi być zgrupowane w przypadku.Termin "biznes", zgodnie z GOST 51141-98 należy rozumieć jeden dokument lub zbiór dokumentów, które odnoszą się do konkretnego kierunku organizacji i umieszczone w folderze oddzielnej kopercie.Dla poprawnego formacji, magazynowe i księgowe sprawy w każdej organizacji musi raz w roku (z uwzględnieniem zmian w środowisku wewnętrznym i zewnętrznym) Scalonej narysowanych spraw, przez które zapewniły szybki dokumentów wyszukiwania.
Tworząc spraw jakiegokolwiek podziału należy kierować się wymaganiami jednolitego państwowego systemu prowadzenia dokumentacji.Główne postanowienia określone są w GOST 51141-98, główne dokumenty Departamentu Archiwów przy Rządzie Federacji Rosyjskiej, organy Wytyczne archiwalne, wykazy dokumentów.Należy zawsze przestrzegać zasad przechowywania dokumentów i plików.Jeśli organizacja o złożonej strukturze i wielu funkcji w każdym dziale i całej organizacji stosuje jednolite zasady organizowania dokumentów, tworzenia i przypadków indeksowania.Dlatego Spraw Nomenklatura pracownicy działu jakości usług, każda inna jednostka strukturalna lub organizacja powinna być utworzona, aby sprostać wymaganiom dokumentów normatywnych.
Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie problemów i kategorii dokumentów, które muszą obejmować Departamentu Spraw Scalonej lub organizacji.Powinniśmy postępować z konieczności pokrycia całej kwoty dokumentacji, jak tworzyć i otrzymał.Gdy nowe kwestie nieobjęte nomenklatury, konieczne jest, aby dodatki.Forma nomenklatury sprawy powinny umożliwić terminowe aktualizowanie go.Dlatego też, podczas indeksowania Spraw powinien zapewnić możliwość nowych indeksów i nie zastępuje wcześniej przypisane indeksy już uformowanych przypadki.Najazdy niedokończone sprawy przekazane do zakresu w przyszłym roku, zachowując oryginalny numer.
przedmiotem każdym przypadku powinny być jasne i pełni ujawnione składu materii i zawartości dokumentów, które są umieszczone w tym folderze.W folderze, należy określić wskaźnik i trwałość przypadku.Konsolidacja przypadkach przeprowadzane na podstawie nominalnych, na przykład, zamówienie, protokołów, rozkazów i tak dalej.Obudowy mogą być skonfigurowane w szczegółach, na przykład, korespondencja z pewnym dziennikarzem, korespondencji na dostawę surowców, korespondencji z dziennikarzami, w połączeniu na zasadzie terytorialnej, i tak dalej.
Gdy dokumenty grupowania należy zwrócić uwagę na warunki ich przechowywania.Nie można łączyć w jedną dokumentów przypadku czasowego i stałego przechowywania lub różnych okresów przechowywania.To nie może obejmować w przypadku projektów, nieistotne dokumenty lub kopie opcji mnożyć.W tworzeniu przypadkach należy sprawdzić dokument dla wszystkich podpisów i prawidłowego rozliczenia.
Spraw indeksowania i kolejność powinna być wykonana w kolejności ważności.Pierwszy przedstawia najważniejsze dokumenty (zamówienia, wykonawczych lub innych dokumentów administracyjnych).Zakres przypadkach powinien zawierać kody i nagłówki Spraw, terminów i warunków przechowywania ewakuację.Zakres przypadków zatwierdzonych przez ustalonego porządku i organizacji zgodził się z oficerem Archiwum Państwowego w regionie.Pod koniec roku w nomenklaturze wydał ostateczny zapis wskazujący liczbę spraw, które zostały otwarte w ciągu roku w każdej kategorii.Złożenie przypadków trwałej archiwizacji lub usuwania przypadkach czasowego składowania (przy wydechu) przeprowadza się w Instrukcji w biurze-pracy organizacja prawo.
