Protokół z posiedzenia - dokument odzwierciedla informacje o sprawach omawianych na posiedzeniu i podjętych decyzji.To odnosi się do dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej.Informacje wprowadzone w protokole sekretarza obrad lub innej upoważnionej osoby na podstawie zapisu rejestratora lub ręcznym.Przed spotkaniem należy przygotować wszystkie niezbędne dokumenty: porządek obrad, listę uczestników, prezentacji i projektów możliwych rozwiązań.
Protokół z posiedzenia komisji lub innego organu mogą zostać opublikowane w całości lub w formie streszczenia.Ten ostatni nie zawiera omówienie zagadnień i rejestruje tylko podjęte decyzje.Protokół
w pełnym umundurowaniu zwykle składa się z dwóch części - Wstępne i podstawowe.Wstęp zawiera nazwiska i inicjały) (z oficerem przewodniczącego, sekretarza i uczestników, jak również osób obecnych.Jeśli liczba uczestników, ponad 15, odniesienia do obowiązkowego pełną listę nazwisk.Jeśli obecne należą do różnych władz, dla każdego określonego stanowiska i miejsca pracy.
Ponadto, w części wprowadzającej powinien być zawsze podany porządek obrad wraz z listą pytań, w kolejności ważności, oraz wskazanie nazwy głośników na każdej pozycji.
Protokół z posiedzenia w jej głównej części jest podzielona na sekcje zgodnie z porządkiem obrad.Tekst każdego z tych punktów na ogół oparty jest na zwarcia:
- słuchu: Name.
- Rozwiązane (lub zdecydować): Nazwa.
Podsumowanie każdego działania jest wpisany w tekście protokołu lub dołączone jako oddzielny materiał (w tym przypadku tekst protokołu, notatka z odniesieniem).W przypadku głosowania podano jego wyniki.Protokoły muszą być wykonane na każdej pozycji podjętej decyzji.
Protokół z posiedzenia powinien być podpisany przez przewodniczącego i sekretarza.Data protokołu uważa się datę spotkania lub spotkań.Każdy protokół jest podana oddzielnie dla numeru seryjnego odpowiedniej grupy protokołów, w razie potrzeby z kodem literowym.Numeracja odbywa się na wzrost w ciągu roku.
Protokół z posiedzenia Rady Nadzorczej ma swoje własne cechy.Ogólne wymagania zawarte w niniejszym dokumencie są podane w tekście ustawy federalnej "O spółkach akcyjnych" (art 68).Ponadto, jeśli zarząd na posiedzeniu podejmuje uchwałę o emisji akcji (papierów wartościowych), zgodnie z Federacji Rosyjskiej zatwierdziła Standardy emisji papierów wartościowych protokół z takiego posiedzenia powinien odzwierciedlać wyniki głosowania imiennego wszystkich członków zarządu.Jest to podstawowe wymagania regulacyjne dla protokołu.
W praktyce, projekt takich protokołów, może się znacznie różnić w zależności od procesu sporządzania i szczegółów.Niektóre protokoły odpowiadać zapis spotkania z dokładnym odbiciem wszystkich replik i zadawać pytania.Wymóg przeprowadzania takiego protokołu jest zwykle określony w pozycji na Radę Dyrektorów.
drugą skrajność - bardzo krótki protokół z posiedzenia, w tym tylko informacje na temat uczestników, porządku obrad, treści zadanych pytań i decyzji.
Najlepszym rozwiązaniem jest zazwyczaj krzyż.Nadmiernie szczegółowy protokół opiera się zazwyczaj na płycie spotkania.Po rozszyfrowaniu możliwe nieścisłości, które zniekształcają sens tych zagadnień.Nie zapominaj także, że prawo do zapoznania się z protokołu posiedzenia ma żadnego akcjonariusza.Przy omawianiu zagadnień biznesowych szczegółowy protokół może rozwiązać wiele informacji jest tajemnica handlowa.
Z drugiej strony, nadmierne protokół skrócenie może wywołać zwykłych akcjonariuszy na idei formalnego podejścia i braku skuteczności Zarządu.Pożądane jest, aby każde pytanie wskazują, inicjatorów i uczestników dyskusji, przedstawień podsumowania, a autorzy są zadawane pytania.Podejście to, między innymi, zapewnia bardziej skuteczne oszacowanie wkładu każdego z uczestników.
