Czym jest rejestracja dokumentów, a co to za organizacja?Miejmy odpowiedzieć na to pytanie w kolejności: pierwszy - "co", a następnie - "dlaczego".
Tak, powiedział, że proces jest utrwalenie faktu otrzymania lub utworzenia dokumentu.W trakcie jego happeningu wybite bezpośrednio na specjalnym indeksu utworzonego lub otrzymanej przez organizację papieru.Ale to tylko połowa proces.Druga część - co istotne informacje o "nowych" w specjalnym formularzu rejestracyjnym.Indeks składa się z reguły z kilku części.Po pierwsze, kolejny numer.To może być uzupełnione indeksy wykonawcom nazewnictwo odbiorców przypadki klasyfikatora, i tak dalej.Elementy mogą być usytuowane w różnych sekwencjach.Po pierwsze, na przykład, może być kilka, a następnie - indeks nomenklatury i klasyfikatorze wykorzystana, może zostać podane na końcu.Ale możliwość odwrotnej kolejności.Nawiasem mówiąc, przydzielanie specjalnych numerów, które również zawierają kombinację liter i charakteryzuje dokumentów założycielskich i rejestracji.
muszę powiedzieć, że spółka lub firma powinna być globalnym dokumenty rejestracyjne.Oznacza to, że należy ustalić bez wyjątku, dokumentach handlowych, zarówno przychodzących i wychodzących.
należy ponadto zauważyć, że dokumenty rejestracyjne organizacji muszą spełniać następujące wymagania:
• raz - albo otrzymał lub do tworzenia dokumentacji jest rejestrowana tylko raz.Jeśli mówimy o wewnętrznych zleceń, a następnie od działu do działu, podróżują z przypisane na początku numeru (indeksu).Zasada ta jest równie ważna dla oficjalnej korespondencji i zleceń dla trudnych przywództwa.
• Terminowość - tutaj, co oznacza, że rejestracja papierów wartościowych otrzymanych z zewnątrz, jest wykonywana w dniu przyjazdu.Jeśli mówimy o krajowych zamówień, instrukcji lub zamówień, mogą one zostać ustalone dla podpisania odpowiedzialnych urzędników (maksymalnie - na następny dzień).
• Separacja - dla każdego rodzaju dokumentach handlowych ma utrwalenie osobistych (przychodzące, wychodzące, rozkazy, notatki, protokoły z posiedzeń, zleceń i tak dalej).
• Jednolitość - Rejestracja zawsze odbywa się według tych samych zasad.Ta forma rejestracji nie ma znaczenia.
• kompletność rzeczywistości - na wprowadzanie danych w formularzu rejestracyjnym chcesz zobaczyć jak najwięcej informacji w nim.Zwłaszcza w odniesieniu do zawartości dokumentu.
Poza mocowania wszystkie papiery wartościowe w firmie musi być przeprowadzona w ciągu jednego roku (kalendarzowego).
A teraz nadszedł czas, aby odpowiedzieć na pytanie: "Dlaczego?"Używany w sprawie dokumentów rejestracyjnych organizacja może rozwiązać wiele zadań.Za najbardziej uderzającym przykładem.Jeżeli na koniec roku kalendarzowego, pobieranie i analizowanie numery seryjne, można śledzić wzrost przepływu informacji.Informacja ta może prowadzić do uzasadnionych potrzeb Sekretarza do zwiększenia jego wynagrodzenia (jako opcja - zwiększenie liczby pracowników sekretariatu).
