W celu jasnego określenia obowiązków sekretarza, co musisz wiedzieć o kimś mówi.Po tym wszystkim, pozycja może być oglądany na kilka sposobów.Wiadomo, na przykład, asystent administracyjny jako pracownik biurowy, Sekretarz Generalny jako szef (szef) pewna organizacja, Sekretarz Stanu jako funkcjonariusza publicznego, jako dyplomatycznej sekretarz osoba kierownika sekretariatu jako pracownika i innych opcji.W większości przypadków, z podaniem stanowiska, mają na myśli pracownika, który wykonuje zadania (zlecenia) jako dyrektor firmy i poszczególnych jej działów głowy.Okazuje się, że obowiązki sekretarza w tym przypadku sprowadza się do realizacji pojedynczych zleceń na kwestiach organizacyjnych i technicznych.
musi wiedzieć, co robić i sekretarz
Codziennie Sekretarz pełni następujące funkcje:
- otrzymywać informacje od swoich podwładnych, aby przenieść swoją głową.
- organizować menedżera telefonu.W przypadku jego nieobecności, w celu uzyskania informacji, a następnie doprowadzić go do wiadomości dyrektora.
- odbierać i prowadzić rejestr komunikatów telefonicznych.
- stworzenie warunków do normalnej pracy głowicy: pójść na popyt na urządzenia biurowe i papiernicze.
- pomagać w organizacji konferencji i spotkań produkcyjnych.Doprowadzić do uczestników datę, miejsce i czas zdarzenia.Zebrać niezbędne materiały, aby zapewnić obecność uczestników i utrzymanie protokół posiedzenia.
- prowadzenia ewidencji przedsiębiorstwa.W tym celu, Sekretarz przeprowadza się recepcja, klasyfikacji poczty przychodzącej i wysłać go do zarządzania.Następnie, na podstawie wizy przekazywać dokumenty nałożonego wykonawców pod malowanie.Obowiązki sekretarza obejmują kontrolę nad postępu, terminów i wyników ich realizacji.
- wykonać zadanie drukowania i kopiowania dokumentów.
- organizacji przyjmowania odwiedzających do szefa firmy i zdolność do stworzenia warunków do szybkiego pytania rozwiązań.
W celu realizacji tych pozornie prostych obowiązki sekretarza, pracownik musi znać:
- całe kierownictwo firmy i jej podziałów strukturalnych;
- czarterowy, personel i struktura firmy, jej profilu, perspektywy rozwoju i specjalizacji;Przepisy
- dla prawidłowego prowadzenia dokumentacji;
- zasady korzystania z urządzeń biurowych i środków komunikacji;
- rządzi BTP, OT, bezpieczeństwa pożarowego i higieny pracy;
- zasady organizacji w miejscu pracy;
- akty regulacyjne i prawne, zamówienia, dekretów, dla planowania, rachunkowości i kontroli jakości wykonywanej pracy.
Specyfika Clerk
Jeśli chodzi o bardziej szczegółowe specjalizacja, sytuacja jest nieco inna.Weźmy, na przykład, obowiązki sekretarza recepcjonistka.Sam tytuł postu jest jasno określony aspekt pracy.Zazwyczaj każde przedsiębiorstwo ma już opis zadania, w którym przedstawiono działalność specjalisty od pracy biurowej.Jeśli taka instrukcja nie jest, to lepiej, aby go utworzyć.Aby to zrobić, należy użyć katalogu kwalifikacyjnego, w którym próbki są przybliżone.Po tym, wersja standardowa jest wymagane do sfinalizowania szacunek dla swojej organizacji i specyficznych cech wewnętrznych.Ogólnie rzecz biorąc, obowiązki Sekretarza Urzędnik musi być wyraźnie prześledzić trzy główne obszary:
- postępowania z korespondencją.Odbioru, przetwarzania go z nowoczesnych technik i terminowej wysyłki.
- Właściwa konserwacja dokumentacji wewnętrznej.
- Rejestracja, ścisłej rachunkowości i przekazywanie dokumentów do archiwum do przechowywania.Cechy
referenta
w niektórych przedsiębiorstwach wprowadzonych do kadry na ten urząd, który obejmuje szeroki zakres obowiązków: z "Help Desk" do "asystent reżysera."Taka osoba musi mieć pełną wiedzę i dobrą znajomością atmosferze.Obowiązki sekretaryareferenta nieznacznie rozszerzona ze względu na zwiększoną moc.W ogóle, to jest - zwykle dzieło sekretarza, ale słowo "asystent" sprawia, że niektóre dodatki do standardowej listy.W szczególności, asystent administracyjny może samodzielnie przeprowadzić odbiór gości w pewnych kwestiach.Posiadanie pewnych informacji, jest on w stanie podejmować własne decyzje.Ponadto, asystent szefa komisji odpowiedzialnej wykonuje względem działania organizacji (przedsiębiorstwa).Czasami sekretarze są zobowiązani do administracji HR.Odbywa się to tylko wtedy, gdy całkowita ilość pracy pozwala na wykonywanie dodatkowych obowiązków.
