oficjalny akt normatywny w celu określenia i ustanowienia polityki i opracowanie dokumentów (jak i pracy z nimi) w każdej organizacji jest właścicielem prowadzenia dokumentacji.Powinien on być dostępny w każdym przedsiębiorstwie, każdej firmy i instytucji.Opracowanie wytycznych w sprawie zarządzania rekordami, bez przerwy, na podstawie krajowych przepisów i metod.Ale w tym samym czasie, powinny odzwierciedlać indywidualne cechy danego biura organizacji, składu pozycjach i dokumentuje strukturę serwisu, dostępności archiwów i stopnia informatyzacji wszystkich czynności biurowych.Wynika z tego, że instrukcje dla rekordu, aby niektóre organizacje są zawsze oryginalne i weźmie pod uwagę wszystkie niuanse i osobliwości składu i przetwarzania dokumentów, unikalna dla tej struktury.
Przy sporządzaniu tego dokumentu regulacyjnego dla Twojej firmy, można użyć standardowych rodzajów dokumentów w postępowaniu, aby z jej najważniejszych, obowiązkowe dla wszystkich, i dodać elementy, które powinny być przewidziane tylko dla swojej organizacji.
Zwykle instrukcje Records Management zawiera przepisy ogólne, różne działy tematyczne, i wszelkiego rodzaju zastosowań.Postanowienia ogólne skonkretyzować zakres instrukcji, ram prawnych i odpowiedzialności za jego nieprzestrzeganie.Sekcje tematyczne zawierać informacje o rodzaju dokumentów i kolejności ich rejestracji, widok, reprodukcji, certyfikacji i przechowywania.Zgodnie ze specyfiką przedsiębiorstwa, sekcja ta może być znacznie rozszerzona.W zależności od zmieniających się warunków pracy i wprowadzania nowych technologii sekcje tematyczne mogą być zmienione i uzupełnione.Załączniki do instrukcji zawiera ilustrowane materiały dodatkowe: przykładowe formularze, wrażenia z pieczątek i stempli, przepływu informacji obwodu, a także próbki wypełnianie formularzy.Instrukcje
w niektórych przypadkach może być tymczasowe (instrukcja w postępowaniu przed sądem rejonowym lub sił zbrojnych).Tymczasowe instrukcje dotyczące zarządzania rekordami jest zatwierdzony przez pewien okres czasu, na przykład, przed wejściem w życie stałej.To rozwiązuje indywidualnie!
dobrze napisana instrukcja na biura odzwierciedla cały proces pracy z dokumentami i logicznej kolejności wszystkich etapów procesu.Reguluje ona nie tylko do biura usług, ale także cały aparat administracyjny.Instrukcja jest zatwierdzone i wprowadzone w życie jedynie na polecenie szefa organizacji, a następnie służy jako aktu normatywnego, na podstawie których został sporządzony i wszystkich dokumentów przedsiębiorstwa.
poprawne sformułowanie biurze - ważnym warunkiem prawidłowego funkcjonowania organizacji.Biuro Obsługi Wykonawcy zobowiązani są wypełnić wszystkie jakości dokumentacji, zapoznanie nowych pracowników z zasadami i procedurami form wypełniających, przedstawiać sprawozdania na czas i bez błędów, sprawnie i terminowo wykonywać powierzone zadania, podjąć pracę niezwłocznie (natychmiast po dokumentu przychodzącego lub porządku).Jeśli sam szef priorytet pilności realizacji zamówień lub dokumentów, prace prowadzone na tej podstawie.W innych przypadkach, gdy pojawi duża liczba dokumentów będą przetwarzane zgodnie z datą wystąpienia.
