A eficácia da contabilidade é em grande parte influenciada pela organização competente de armazenamento de documentos que se acumulam na empresa.Portanto, para evitar problemas, qualquer contador sempre deve familiarizar-se com os requisitos para o calendário ea ordem de armazenamento de documentos em conformidade com a legislação da Federação Russa.
Qual é o procedimento para armazenar documentos?Legislação federal
a partir de 2013 exige que qualquer empresa para armazenar todos os documentos originais, demonstrações financeiras, registros contábeis e padrões de desempenho, bem como quaisquer outros documentos relacionados com as actividades da entidade económica.Aplica-se esta regra e por um período de armazenamento de documentos em forma eletrônica, que são cada vez mais utilizados na actividade económica das empresas de diversas formas organizacionais e legais.
Quanto tempo devo manter registros?
armazenamento Termo de documentos - pelo menos cinco anos, ou mais (de acordo com as regras estabelecidas na organização).Curiosamente, o Código Tributário prevê outros períodos de armazenamento (quatro anos).Isso se aplica a todas as demonstrações financeiras, eo período é calculado desde a sua última utilização.Idealmente, é claro, manter registos durante cinco anos, o que vai lhe poupar uma grande quantidade de tempo e os nervos se algo acontecer!Devemos considerar também os documentos sobre operações de comércio exterior.Se em um país estrangeiro contraparte prevê um período de conservação mais longo do que na Rússia, é melhor para escolhê-lo, ao invés de esperar que com o negócio no futuro não haverá problemas.E é obrigado a fornecer nos regulamentos internos da empresa que irá alertar os funcionários um monte de erros.
Quem é responsável por manter os documentos?
De acordo com a "letra" da lei, o chefe da organização, ou seja,seu gerente geral, pessoalmente responsável por salvar documentos nos arquivos da empresa.Se o período de armazenamento de documentos e organização de documentos não forem cumpridas, então a empresa deve pagar uma multa de dez mil rublos, e pela violação repetida - trinta mil.No caso, se tal irresponsabilidade levou a uma subestimação do montante do imposto, você terá que pagar vinte por cento do imposto não pago, mas a multa não pode ser inferior a quarenta mil rublos.Legislação russa também estabelece sanções separadamente com funcionários para as perdas, o que resultou na organização ineficiente de armazenamento de documentos na empresa.
Como é a destruição de documentos, que o estatuto de limitações já tiver expirado?
Para começar, deve-se notar que certos documentos não são destruídas, mas transferido para o arquivo municipal, por isso é importante observar não só de sua vida útil, mas também para cuidar da inscrição "Comissão de Verificação Expert" (EPA).Se não houver necessidade de transferir os documentos para o arquivo, o chefe da organização deve emitir um certificado de destruição de documentos.Se tal ato não tenha sido elaborado, os documentos são considerados em falta, e precisava de um despacho que nomear uma comissão para investigar o desaparecimento.
