Todos os documentos após sua execução devem ser agrupados no caso.O termo "negócio" de acordo com GOST 51141-98 é para ser entendido de um documento único ou conjunto de documentos que se relacionam com uma determinada direção da organização e colocadas em uma pasta tampa separada.Para os assuntos corretos de formação, de armazenamento e de contabilidade em cada organização deve anualmente (tendo em conta as mudanças no ambiente interno e externo) Nomenclatura Assuntos tirada, através do qual assegurada uma rápida documentos de pesquisa.
Ao formar os assuntos de qualquer divisão deve ser guiado pelos princípios de um sistema estatal unificado de manutenção de registros.As principais disposições são estabelecidas no GOST 51141-98, os principais documentos do Departamento de Arquivos dependentes do Governo da Federação Russa, órgãos diretrizes de arquivamento, as listas de documentários.Você deve sempre respeitar os termos de armazenamento de documentos e arquivos.Se uma organização com uma estrutura complexa e muitas funções em cada departamento e em toda a organização aplica os princípios uniformes de documentos de organização, formação e casos de indexação.Portanto Assuntos Nomenclatura departamento pessoal, qualidade dos serviços, qualquer outra unidade estrutural ou a organização deve ser formada para atender aos requisitos de documentos normativos.
O primeiro passo é identificar as questões e categorias de documentos que devem incluir departamento ou organização Assuntos nomenclatura.Devemos proceder a partir da necessidade de cobrir a totalidade da quantidade de documentação como criar e recebidos.Quando as novas questões não abrangidas pela nomenclatura, é necessário fazer adições.A forma de nomenclatura dos assuntos deve permitir atualização oportuna lo.Portanto, quando Assuntos indexação deve proporcionar a possibilidade de novos índices e excluir substituir índices previamente designados casos já formados.Rollovers negócios inacabados transferido para o intervalo no próximo ano, mantendo o número original.
assunto de cada caso devem ser claros e divulgados integralmente a composição da matéria e do conteúdo dos documentos que são colocados nesta pasta.Na pasta, você deve especificar o índice, ea vida útil do caso.A consolidação dos casos é realizada numa base nominal, por exemplo, pedidos, pedidos de protocolos, e assim por diante.Casos pode ser configurado em detalhes, por exemplo, correspondência com um determinado repórter, correspondência para o fornecimento de matérias-primas, a correspondência com os repórteres, combinados em uma base territorial, e assim por diante.
Quando os documentos de agrupamento deve prestar atenção para os termos da sua armazenagem.Você não pode combinar em um documentos de casos de armazenamento temporário e permanente ou diferentes períodos de armazenamento.Não é permitida a incluir nos projectos de caso, documentos irrelevantes ou cópias de opções multiplicado.Na formação dos casos é necessário verificar o documento para todas as assinaturas e folga correta.Assuntos de indexação
e pela ordem de prioridade devem ser feitas em ordem de importância.O primeiro descreve os documentos mais importantes (ordens, regulamentos ou outros documentos administrativos).A gama de casos deve conter códigos ea classificação dos assuntos, datas e condições de armazenamento, ordem de evacuação.A gama de casos aprovados pela ordem estabelecida ea organização concordou com o gestor do Arquivo do Estado da região.No final do ano na nomenclatura emitido registro final que indica o número de casos que foram abertos durante o ano em cada categoria.Apresentação de casos de arquivamento permanente ou à eliminação dos casos de armazenamento temporário (no vencimento) é realizada na Instrução sobre office-obra a organização certa.
