Pentru a menține în mod corespunzător fișierele, trebuie să știți ce nomenclatura.Prin definiție, nomenclatura este numit lista compilat de un anumit sistem de transfer aceste detalii, materiale, structuri care au fost utilizate de producție.La elaborarea unei astfel de liste, fiecare material spus este atribuit codul condiționată de cifre, litere sau combinații alfanumerice - număr de stoc.
nomenclatura de lucruri în documente - o listă sistematică a conținutului dosare (sau de cazuri), care sunt făcute în timpul funcționării oricărei organizații.Nomenclatura este determinată, cât timp ar trebui să fie păstrate de hârtie, și în ce ordine să prindă contur.De exemplu, în nivel mediu școli reviste (gimnaziu) școală sunt păstrate de către directorul de studii pentru încă 5 ani de la eliberarea a elevilor.
principalele funcții
obiectivul principal la elaborarea de cazuri de nomenclatură - pentru a face munca a aparatului administrativ mai perfectă, productiv, scapa de caramele birocratice.Soluție operativă și calitativă a multor probleme, activitățile întregii organizații sunt de multe ori în funcție de ordinea în care sunt păstrate documentele, cât de ușor pot găsi la cerere, cât de bine acestea sunt clasificate și sistematizate.Clasificarea corectă nu funcționează numai cu promptitudine cu documente si faciliteaza activitatea arhivelor și înregistrărilor.
Luați în considerare exemplul a ceea ce a nomenclaturii afacerilor, și direcțiile în care este cel mai eficient.
- organizarea documentelor - în cazul în care documentele au fost folosite, în orice caz (redactare de contracte, tranzacții, finalizarea cauzei penale, cardul raport planificat, etc.), și apoi a ieșit de utilizare activ, în conformitate cu nomenclatura, care sunt stocate în organizațiiîntr-o anumită ordine.Acest lucru este valabil atât hârtie și electronic, sunt stocate în baza de date electronică.
- Conținutul informații despre ceea ce termeni documentul este salvat, cât timp poate fi ratificat.În fiecare caz incluse în gama, are timp sa specificat pentru a salva documente pe care le conține.Documentele mai valoroase și importante, cu atât mai mult se va persista.Asta este, atunci când se lucrează cu documente în evaluarea lor are loc imediat - un fel de examinare a valorilor.El ajută cu afacerea in sine.
- asigurarea indexarea afaceri.Gama de afaceri este adesea folosit în procesul de documentele de înregistrare și indicele de nomenclatura de procedură devine o parte integrantă a numărului de înregistrare al documentului.Se poate observa în pregătirea inventarului, atunci când la locul de muncă sau în stabilirea inventarului merge.
- acționează ca un referință în studiul structurii organizatorice a instituției, etc.
- Lucrarea este considerată baza pentru statutul de inventar de perioadă permanentă sau temporară a documentelor de depozitare și de contabilitate.
- folosit ca o schemă de probă pentru a crea și de a ajuta pentru perfectarea documentelor.
Astfel, o bună cunoaștere a ceea ce este gama și abilitățile în lucrul cu ea sunt necesare în orice organizație sau instituție în întreprindere.Gama ar trebui să acopere toate activitățile documentar instituției.
clasificare Nomenclatura
Noi nomenclatură are propriile standarde și cerințe în proiectarea, ele nu pot fi rupte.Acestea sunt prezentate în manualele speciale și instrucțiuni pentru păstrarea înregistrărilor.
acceptat să aloce trei tipuri de nomenclatură de afaceri: tipuri
- ;
- exemplară;
- concepute individual pentru o organizație specifică.
Care este gama de tipuri de, reiese din numele - este de acte normative, au stabilit compoziția cazurilor utilizate în organizațiile de același tip.
gama estimat este proiectat pentru a determina compoziția aproximativă a cazurilor care sa transformat în organizație evidență, în cazul în care intervalul este distribuit.Aceste probe nu sunt proceduri de reglementare și recomandări.O trăsătură distinctivă - documentele de acest tip sunt specificate index.
tipice și exemplară nomenclatura clerical dezvoltat de mamă pentru organizațiile subordonate.Gama
individual - special conceput pentru o anumită organizație, și ținând seama de specificul activităților sale.Pentru un eșantion tipic este, de obicei luate sau despre ei și să facă modificările necesare.
