Eficacitatea contabilității este în mare parte influențată de organizarea competentă a stocarea documentelor care se acumulează în cadrul companiei.Prin urmare, pentru a evita problemele, orice contabil trebuie să se familiarizeze cu întotdeauna cerințele pentru calendarul și ordinea de stocarea documentelor în conformitate cu legislația Federației Ruse.
Care este procedura pentru stocarea documentelor?Legislația federală
din 2013 prevede că orice companie pentru a stoca toate documentele originale, situațiile financiare, evidențele contabile și standardelor de performanță, precum și orice alte documente legate de activitățile entității economice.Acesta se aplică această regulă și pentru o perioadă de păstrare a documentelor în formă electronică, care sunt din ce în ce utilizate în activitatea economică a întreprinderilor de diferite forme organizatorice și juridice.
Cât timp ar trebui să țină evidența?
depozitarea pe termen a documentelor - cel puțin cinci ani, sau mai mult (în conformitate cu normele stabilite în organizarea).Interesant, Codul Fiscal prevede alte perioade de depozitare (patru ani).Aceasta se aplică tuturor situațiilor financiare, iar perioada este calculată de la ultima utilizare.În mod ideal, desigur, să țină evidența timp de cinci ani, care va salva o mulțime de timp și nervi dacă se întâmplă ceva!Ar trebui să luăm în considerare, de asemenea, documentele cu privire la tranzacțiile de comerț exterior.Dacă într-o țară străină contraparte prevede o perioadă de păstrare mai mare decât în Rusia, este mai bine să-l aleagă, mai degrabă decât să sperăm că, odată cu acordul în viitor nu vor exista probleme.Și este necesar să prevadă în regulamentele interne ale întreprinderii, care va alerta de angajati o mulțime de greșeli.
Cine este responsabil pentru păstrarea documentelor?
În conformitate cu "litera" a legii, șeful organizației, și anume,director său general, personal responsabil pentru salvarea documentelor în arhivele întreprinderii.În cazul în care perioada de depozitare a documentelor și organizarea de documente nu este respectat, atunci compania trebuie să plătească o amendă de zece mii de ruble, și pentru încălcarea repetată - treizeci de mii.În cazul în care, în cazul în care astfel de iresponsabilitate a condus la o subestimare a sumei impozitului, va trebui să plătească douăzeci la sută din impozitul neplătit, dar amenda nu poate fi mai mic de patruzeci de mii de ruble.Legislația rusă stabilește, de asemenea, sancțiuni separat, cu oficiali pentru pierderi, care au condus la organizarea ineficientă a stocarea documentelor în întreprindere.
Cum este distrugerea de documente, care de prescripție a expirat deja?
Pentru început, trebuie remarcat faptul că anumite documente nu sunt distruse, dar transferat la arhiva municipală, de aceea este important să rețineți, nu numai din viața lor de conservare, dar, de asemenea să aibă grijă de inscripția "Comisia de verificare Expert" (EPA).Dacă nu este nevoie de a transfera documentele arhivei, șeful organizației eliberează un certificat de distrugere de documente.În cazul în care un astfel de act nu a fost întocmit, documentele sunt considerate dispărute, și avea nevoie de o ordine de numire a unei comisii pentru a investiga dispariția.
