lucru cu documente de personal are un impact deosebit asupra calității funcționării aparatului administrativ, precum și formarea și de lucru al culturii a angajaților.Lucrarea mai profesionist este în curs de desfășurare, succesul întreprinderii ca întreg.
flux de lucru interne de orice întreprindere implică o varietate de activități pentru pregătirea, întreținerea, umplerea, copierea, transmiterea de informații de afaceri.Practica arată că aproximativ șaptezeci la sută dintre angajații de timp cheltui pe aceste activități.Ar trebui remarcat faptul că organizarea muncii cu documente devine tot mai importantă.Astăzi, această activitate este considerată a fi unul dintre principalii factori de competitivitate a întreprinderii moderne.Organizație
lucrul cu documente necesită o abordare specială pentru a obține și date Business Process, coordonarea proceselor de formare și schimb de informații.Organizație documente competentă reduce timpul pentru a căuta și crește acuratețea, actualitatea datelor, eliminând redundanța.
Având în vedere practica de lungă durată a fost elaborat trei tipuri principale ale documentației: mixte, descentralizate și centralizate.
ultimă formă oferă o varietate de operațiuni existente axate pe structurarea jurisdicția unei singure unități în cadrul companiei.Această unitate poate fi departamentul de resurse umane sau generale, la birou și așa mai departe.Menținerea documentare și poate transporta o persoană, este secretar.În orice caz, responsabilitatea de un departament sau angajat va include punerea în aplicare a unui ciclu complet de activități de documentare de primire, înainte de transferul la departamentul de arhivă.Aceste activități implică recepția, de prelucrare a informațiilor de afaceri, înregistrarea, stocarea, controlul asupra executării, trimiterea, operațiunile de referință și informare, sistematizare înainte de transferul la arhiva.
organizare a muncii centralizat cu documentele considerate a fi cele mai rațional, și în această privință, și mai preferate.Acest lucru este valabil mai ales în cazul întreprinderilor mici.Atunci când se utilizează această metodă, sistematizarea documentației reduce semnificativ costurile de măsuri pentru prelucrarea informațiilor.În plus, îmbunătățit substanțial de angajați de organizare a muncii.În această formă fluxul de lucru mai eficient funcționează birouri, realizat unitatea în activități metodice și de gestionare legate de procesarea documentației.
sistem centralizat Vizavi este un sistem descentralizat.În acest caz, pentru fiecare divizie a format propriul birou pentru a lucra cu documentația.În aceste unități, toate operațiunile sunt efectuate în mod independent.Un sistem descentralizat este mai mult tipic de acele instituții și organizații care sunt compartimentate în diferite aparate de sens teritorial.În plus, sistemul funcționează și este adecvat pentru acele întreprinderi care sunt documentate într-o specificitate diferită (de exemplu, nu este necesar să se asigure protecția informațiilor).
cele mai comune, între timp, este o formă de sistem mixt.În acest caz, o anumită parte a tuturor operațiunilor (de obicei, pe recepție și prelucrare a documentelor trimise și primite, stocarea, replicarea) se efectuează în unitatea centrală.Părțile structurale ale societății, în timp ce activitățile de imprimare (crearea), ordonarea, depozitarea și pregătirea pentru livrare la arhiva.
Alegerea una sau celorlalți angajați și documentația se realizează în conformitate cu structura întreprinderii.
