Toate documentele după executarea lor trebuie să fie grupate în cazul.Termenul "de afaceri", în conformitate cu GOST 51141-98 trebuie să se înțeleagă un singur document sau un set de documente care se referă la o anumită direcție a organizației și plasate într-un capac separat dosar.Pentru formarea, depozitare și contabile corecte afacerile din fiecare organizație trebuie să anual (luând în considerare modificările din mediul intern și extern) Nomenclatorul trase afaceri, prin care a asigurat o căutare rapidă a documentelor.
în formarea afacerile de orice diviziune ar trebui să fie ghidate de cerințele sistemului de stat unificat de evidență.Principalele prevederi sunt stabilite în GOST 51141-98, principalele documente ale Departamentului de Arhive în cadrul Guvernului Federației Ruse, organisme orientări de arhivă, listele de documentare.Tu ar trebui să respecte întotdeauna de termenii de depozitare de documente și fișiere.În cazul în care o organizație cu o structură complexă și mai multe funcții în fiecare departament și în cadrul organizației se aplică principiile uniforme de organizare documente, formarea și cazuri de indexare.Prin urmare, afaceri Nomenclatura personalul departamentului, servicii de calitate, orice altă unitate structurală sau organizația ar trebui să fie format pentru a îndeplini cerințele a documentelor de reglementare.
Primul pas este de a identifica problemele și categoriile de documente care trebuie să includă departament sau organizație afaceri din Nomenclatura.Noi ar trebui să pornească de la necesitatea de a acoperi întreaga cantitate de documentație cum să creați și a primit.În cazul în care noile probleme care nu sunt acoperite de nomenclatura, este necesar să se facă adăugiri.Forma de nomenclatură de afaceri ar trebui să permită actualizarea în timp util o.Prin urmare, atunci când afaceri indexare ar trebui să ofere posibilitatea unor noi indici și exclude înlocuirea indici atribuite anterior deja formate cazuri.Rollover de afaceri neterminate transferat la gama de anul viitor, păstrând numărul inițial.
subiect de fiecare caz trebuie să fie clare și prezentate pe deplin compoziția materiei și conținutul documentelor care sunt plasate în acest dosar.În dosarul, trebuie să specificați indexul, și perioada de valabilitate a cauzei.Consolidarea cazuri se efectuează pe o bază nominală, de exemplu, comenzi, protocoale, comenzi și așa mai departe.Cazurile pot fi configurate în detaliu, de exemplu, corespondența cu un anumit reporter, corespondenta pentru furnizarea de materii prime, corespondența cu reporterii, combinat pe o bază teritorială, și așa mai departe.
Când documentele de grupare ar trebui să acorde o atenție cu termenii de depozitare a acestora.Nu puteți combina într-una documente caz de depozitare temporară și permanentă sau diferite perioade de stocare.Nu este permis să includă, în cazul proiectelor, documente irelevante sau copii de opțiuni înmulțit.În formarea de cazuri este necesar pentru a verifica documentul pentru toate semnăturile și clearance-ul propriu-zis.Afaceri indexare
și ordinea de prioritate ar trebui să fie în ordinea importanței.Prima prezintă cele mai importante documente (ordine, reglementări sau alte documente administrative).Gama de cazuri ar trebui să conțină codurile și pozițiile de afaceri, datele și condițiile de depozitare, evacuare ordine.Gama de cazuri aprobate de ordinea stabilită și organizarea de acord cu ofițerul de la Arhiva de Stat a regiunii.La sfârșitul anului în nomenclatura emis de înregistrare finală indicând numărul de cazuri care au fost deschise pe parcursul anului pentru fiecare categorie.Depunerea de cazuri de arhivare permanent sau de eliminare a cazurilor de depozitare temporară (la expirarea) este realizată în Instrucțiunea privind office-activitatea organizației din dreapta.
