Care este înregistrarea documentelor și ceea ce a fost pentru organizație?Să răspunde la această întrebare, în ordine: în primul rând - pentru "ce", și apoi - "de ce."
Deci, a declarat că procesul este fixarea faptului de primire sau crearea unui document.În cursul întâmplă sale ștampilate direct asupra indicelui special creat sau primit de către organizația de hârtie.Dar aceasta este doar jumătate din proces.A doua parte - a face informațiile relevante cu privire la "noii veniți", în formularul special de înregistrare.Indicele este de obicei compus din mai multe parti.În primul rând, numărul de ordine.Acesta poate fi completat indici interpreți nomenclator de destinatari cazuri clasificator, și așa mai departe.Componentele pot fi situate în diferite secvențe.În primul rând, de exemplu, poate fi un număr, iar apoi - indicele nomenclaturii și clasificator utilizat poate fi administrat la sfârșitul anului.Dar posibilitatea unei secvențe inversă.De altfel, atribuirea de numere speciale, care conțin, de asemenea, o combinație de litere și se caracterizează prin documentele de constituire și de înregistrare.
Trebuie să spun că societatea sau societatea ar trebui să fie un documentele de înregistrare la nivel mondial.Că este, ar trebui să fie stabilită fără excepție, documentele de afaceri, atât de intrare și ieșire.
Trebuie remarcat de asemenea, că documentele de înmatriculare ale organizației trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:
• data - fie primit sau pentru a crea documentație se înregistrează o singură dată.Dacă vorbim despre comenzile interne, apoi de la departament la departament, care călătoresc cu atribui, la începutul numărului (index).Această regulă este la fel de valabil pentru Corespondența oficială și deciziile de conducere dure.
• Promptitudinea - aici în sensul că înregistrarea valorilor mobiliare primite din exterior, se face în ziua sosirii.Dacă vorbim despre ordine interne, instrucțiuni sau ordine, acestea pot fi fixate pentru semnarea a funcționarilor responsabili (maxim - a doua zi).
• Separarea - pentru fiecare varietate de lucrări de afaceri are de fixare personal (de intrare, ieșire, comenzi, note, minute de întâlniri, ordine și așa mai departe).
• Omogenitatea - înregistrare este întotdeauna efectuate în conformitate cu aceleași reguli.Acest formular de înregistrare nu contează.
• completitudinea fapt - la introducerea datelor în formularul de înregistrare pe care doriți să afișați cât mai multe informații în ea.În special în ceea ce privește conținutul unui document.
Pe langa stabilire toate titlurile de valoare în cadrul companiei trebuie să fie efectuate în termen de un an (calendaristic).
Și acum e timpul să răspundă la întrebarea: "De ce?"Folosit în documentele de înmatriculare organizația poate rezolva o varietate de sarcini.Luați în considerare exemplul cel mai frapant.Dacă la sfârșitul anului calendaristic de a lua și de a analiza numerele de serie, puteți urmări creșterea fluxului de informații.Aceste informații ar putea duce la cerințele legitime ale secretarului de a crește salariul (ca o opțiune - pentru a crește numărul de personal secretariat).
