Práca s personálnych dokumentov má osobitný vplyv na kvalitu fungovania administratívneho aparátu, rovnako ako tvorbu a pracovnú kultúru zamestnancov.Čím viac profesionálne práce je v plnom prúde, úspech podniku ako celku.
interný workflow každého podniku zahŕňa rad aktivít pre prípravu, údržbu, plnenie, kopírovanie, odovzdávanie obchodných informácií.Prax ukazuje, že asi sedemdesiat percent zamestnancov času strávia na tieto aktivity.Je potrebné poznamenať, že organizácie práce s dokumentmi sa stáva čoraz dôležitejšou.V súčasnej dobe táto činnosť je považovaná za jeden z hlavných faktorov konkurencieschopnosti moderného podniku.
organizácia pracovať s dokumentmi vyžaduje osobitný prístup k získaniu a spracovávať obchodné dáta, koordinovať procesy vzniku a zmenu údajov.Kompetentné organizácie papierovanie znižuje čas potrebný na vyhľadávanie a zvyšuje presnosť, včasnosť dát, odstránenie redundancie.
Vzhľadom k dlhotrvajúcej praxe vypracoval tri hlavné typy dokumentácie: Zmiešaný, decentralizované a centralizované.
druhá forma poskytuje celý rad existujúcich operácií zameraných na štruktúrovanie jurisdikcii jedinej jednotky v spoločnosti.Táto jednotka môže byť oddelenie všeobecnej alebo ľudských zdrojov, kanceláriu a tak ďalej.Udržiavať dokumentáciu a môžu niesť jednu osobu, je sekretárka.V každom prípade bude v kompetencii jedného oddelenia alebo zamestnanca zahŕňajú zavedenie úplného cyklu činností dokumentácie obdržaní pred premiestnením do archívu oddelenia.Tieto činnosti zahŕňajú príjem, spracovanie obchodných informácií, registráciu, skladovanie, kontrolu nad popravy, posielanie, referenčné a informačnú činnosť, systematizáciu pred prevedením do archívu.
centralizovaná organizácia práce s dokumentmi, ktoré sú považované za najviac racionálne, a v tomto smere, a výhodnejšie.To platí najmä v malých podnikoch.Pri použití tejto metódy, systematizácia dokumentácia výrazne znižuje náklady na opatrenia na spracovanie informácií.Okrem toho sa podstatne zlepšilo zamestnancov organizácie práce.V tejto podobe najúčinnejší workflow pracuje kancelárskych, dosiahol jednoty v metodických a riadiacich činností súvisiacich so spracovaním dokumentácie.
Naproti centralizovaný systém je decentralizovaný systém.V tomto prípade sa pre každú divíziu tvoril jeho vlastnú kanceláriu pre prácu s dokumentáciou.V týchto jednotkách, všetky operácie sú vykonávané nezávisle na sebe.Decentralizovaný systém je typickejší tých inštitúcií a organizácií, ktoré sú rozčlenené do rôznych územných zmyslového aparátu.Okrem toho, systém pracuje a je vhodný pre tie podniky, ktoré sú popísané v inom špecifickosti (napr, je nutné pre zabezpečenie ochrany informácií).
najčastejšia, medzitým, je forma zmiešaného systému.V tomto prípade, určitá časť všetkých operácií (zvyčajne na prijímanie a spracovanie dokumentov, prijatých a odoslaných, skladovanie, sa replikujúce) sa vykonáva v centrálnej jednotke.Štrukturálne časti spoločnosti, zatiaľ čo činnosť tlač (vytváranie), objednávanie, skladovanie a príprava na dodanie do archívu.
Voľba jedného alebo druhého zamestnancov a dokumentácie sa vykonáva v súlade so štruktúrou podniku.
