Čo je registrácia dokumentov, a čo to bolo pre organizáciu?Poďme sa na túto otázku odpovedať v poradí: prvý - "čo", a potom - "prečo."
Tak, povedal, že proces je fixácia skutočnosti, o prijatí alebo vytvorenie dokumentu.V priebehu svojho dianie vyrazené priamo na špeciálnu indexu vytvoreného alebo prijatého organizáciou papiera.Ale to je len polovica proces.Druhá časť - robiť relevantné informácie o "nováčikov" v špeciálnom registračného formulára.Index sa obvykle skladá z niekoľkých častí.Po prvé, poradové číslo.Môže byť doplnená indexy účinkujúci tu nomenklatúra príjemcov prípady klasifikačných, a tak ďalej.Komponenty môžu byť umiestnené v rôznych sekvencií.Po prvé, napríklad, môže byť číslo, a potom - index nomenklatúry a triediče používa, môže byť uvedený na konci.Avšak možnosť opačnom poradí.Mimochodom, priradenie špeciálnych čísel, ktoré tiež obsahujú kombináciu písmen a je charakterizovaný tým, ustanovujúcich dokumentov a registrácia.
nutné povedať, že spoločnosť alebo spoločnosť by mala byť globálna registračné dokumenty.To znamená, že by mala byť stanovená bez výnimky, obchodnej korešpondencii, a to ako prichádzajúce a odchádzajúce.
Naviac musí byť zdôraznené, že doklady o registrácii organizácie musia spĺňať nasledujúce požiadavky:
• raz - buď prijatý, alebo k vytvoreniu dokumentácie je zaznamenaný iba raz.Ak hovoríme o vnútorných poriadkov, a potom z oddelenia na oddelenie, oni cestujú s pridelený na začiatku čísla (index).Toto pravidlo platí aj pre úradnú korešpondenciu a príkazy na drsné vedenia.
• včasnosť - tu znamená, že zápis získaných cenných papierov z vonka, je vykonávaná v deň príchodu.Ak budeme hovoriť o tuzemských zákaziek pokyny alebo príkazy, ktoré môžu byť stanovené pre podpísanie zodpovedných úradníkov (maximálne - nasledujúci deň).
• Separácia - za každú odrodu obchodnej korešpondencii má osobné fixáciu (prichádzajúce, odchádzajúce, objednávky, poznámky, zápisy z rokovaní, objednávok a tak ďalej).
• Jednotnosť - registrácia sa vykonáva vždy podľa rovnakých pravidiel.Tento registračný formulár nezáleží.
• úplnosť skutočnosti - pri zadávaní údajov do registračného formulára Ak chcete zobraziť čo najviac informácií v ňom.Najmä pokiaľ ide o obsahu dokumentu.
Okrem ktorým sa všetky cenné papiere v spoločnosti musí byť vykonaná do jedného roka (kalendár).
A teraz je čas odpovedať na otázku: "Prečo?"Používa sa v registračných dokumentoch organizácie môže vyriešiť rôzne úlohy.Zvážte Najvýraznejším príkladom.Ak na konci kalendárneho roka, aby sa a analyzovať sériové čísla, môžete sledovať rast toku informácií.Tieto informácie môžu viesť k legitímne požiadavky tajomníka pre zvýšenie jeho plat (ako jednu z možností - k zvýšeniu počtu pracovníkov sekretariátu).
