Často, najmä u malých organizácií, vedúci kancelárie sa obvykle nazýva tajomníka.Znie to tak oveľa pevnejšie pozícii, ale skutočnosť, že vedúci pracovník povinnosti sa líši od sekretárske (aj keď iste majú veľa spoločného), ktorý zriedkakedy starostlivosti v tomto prípade.
Aká je zodpovednosť zamestnanca?Po prvé a predovšetkým zodpovednosťou vedúci kancelárie je pre prácu s dokumentmi.Zamestnanec dostane prijatej korešpondencie, zaznamenáva to, odošle adresát, ak je to nutné, pošlite do archívu.To tiež prijíma žiadosti od iných zamestnancov, správy je na podpis generálny riaditeľ uistil je pečiatka, a potom sa vracia.Povinnosti vedúci kancelárie je práca s internou dokumenty: tlačových zákaziek a odbavenie, skladovania, prepravy a účtovných archívov, práca s odchádzajúce korešpondenciu.Ak je to potrebné, mal by byť schopný pracovať s akýmkoľvek kancelárskeho vybavenia: fax, skener, kopírka, a dokumenty typu a tlače.Školiacich zariadení pre prezentácie, pričom zápisy z rokovaní, stretnutia a recepcie hostí a klientov spoločnosti sú tiež zahrnuté v povinnostiach office manager.
zamestnanec sa často musia zápasiť s tradičnými sekretárske povinnosti: Rozdelenie pozvanými partnermi alebo manažérmi v meste, rezervácie izby, leteniek a lístky na vlak.V závislosti na špecifiká firmy a on office manager môže byť reprezentatívne vašej spoločnosti v obchodných rokovaniach, a plniť povinnosti personálny riaditeľ: hľadanie nových zamestnancov, tvorba propagačných a vzdelávacích programov, kreslenie na prácu.Niekedy sa zaoberá problematikou informačných technológií, vývoj nových programov.
Zodpovednosti Operations Manager predpokladajú znalosť:
- zákony a predpisy, ktoré upravujú právne, informácie, obchodné spoločnosti.
- základy manažmentu, marketingu, podnikania a obchodu.
- Základy sociológie, psychológie, etika obchodnej komunikácie, ktoré nepracovali s personálom a verejnosťou.
- postup zostavovania podnikania návrhy, správy, plány, zmlúv a dohôd.
- Základy manažmentu, základy ergonómie a bezpečnosti.
Okrem týchto úloh, Office Manager povinnosti zahŕňajú zásoby a kancelársky softvér potrebný pre operačné systémy (kancelárske potreby, papier a ďalšie príslušenstvo), ktoré sú potrebné pre prácu zamestnancov.To je tiež povinný viesť záznamy o týchto materiálov, aby bola zaistená ich vydanie, určiť poradie ich prijatia, organizovať a sledovať platby za dodávky.Povinnosti vedúci kancelárie je sledovať stav kancelárskej techniky, ktorý zahŕňa: operačný výzva zvládnuť pre opravy, včasnej výmeny spotrebného materiálu (ako kazety), keď nie je možné opraviť - výmena kancelárskej techniky.
V závislosti na pravidlách prijatých v podniku a jeho veľkosť office manager alebo dostáva hovorov a faxov, odovzdá ich do správnej osobe, odosiela faxy a zavolať zákazníkmi a partnermi, alebo dohliada na prácu sekretárky, vrátane monitory kultúryich reč.Tiež povinnosti vedúci kancelárie je kontrola hygienickom stave úradu, organizácie plánovaných opráv, volajte technický personál na riešenie problémov (napríklad výmena lámp alebo prepadlín prepínačov).
Všeobecne platí, že tento zoznam môže byť zvýšená alebo znížená v závislosti na prácu.Preto je nutné vo fáze pohovoru opýtať, čo office manager (povinnosti zamestnanca vo firme).
