S cieľom jasne vymedziť povinnosti sekretára, čo potrebujete vedieť o niekom hovorí.Koniec koncov, poloha môže byť videný v niekoľkými spôsobmi.Je známe, napríklad, administratívna pracovníčka ako administratívny pracovník, generálny tajomník ako hlava (hlava), určitá organizácia, štátny tajomník ako štátny úradník, ako diplomatický sekretárka osoba tajomník Manager ako zamestnanec, a ďalšie možnosti.Vo väčšine prípadov, zmienil príspevok, majú na mysli zamestnancov, ktorí plnia úlohy (objednávky) ako riaditeľ spoločnosti a jednotlivých vedúcich svojich divízií.Ukazuje sa, že povinnosti tajomníka v tomto prípade znížená na plnenie jednotlivých zákaziek pre organizačné a technické otázky.
musí vedieť, čo robiť, a tajomník
Daily tajomník vykonáva tieto funkcie:
- dostane informácie od svojich podriadených preniesť jeho hlavu.
- organizovať telefónne správcu.V jeho neprítomnosti, získavať informácie, a potom priviesť ju k rukám riaditeľa.
- prijímať a uchovávať záznamy o telefónnych správ.
- vytvárať podmienky pre normálnu prevádzku hlavy: sledovať dopyt po papiernictvo a kancelárskej techniky.
- pomáhať pri organizácii výroby konferencií a stretnutí.Priveďte k účastníkom dátum, miesto a čas udalosti.Zhromaždite potrebné materiály, aby zabezpečili dochádzku účastníkov a udržiavať zápisnicu zo schôdze.
- viesť záznamy o podniku.Na tento účel, musí tajomník vykonávať príjem, triedenie prichádzajúcej pošty a poslať ho do vedenia.Potom, na základe uloženej víza odovzdávať dokumenty umelci pod obrazom.Povinnosti tajomníka zahŕňajú kontrolu nad pokroku, načasovanie a výsledky ich vykonanie.
- robiť prácu tlače a reprodukciu dokumentov.
- organizovať prijímanie návštevníkov do čela spoločnosti a schopnosť vytvoriť podmienky na rýchle riešenie otázok.
Na dosiahnutie týchto zdanlivo jednoduché povinnosti tajomníka, pracovník potrebuje vedieť:
- všetky vedenia podniku a jeho štrukturálne rozdiely;
- charter, personálne a štruktúra spoločnosti, jej profil, perspektívach vývoja a špecializácie;Predpisy
- pre správne vedenie evidencie;
- pravidlá pre používanie kancelárskeho vybavenia a komunikačných prostriedkov;
- pravidlá BTP, OT, požiarnu bezpečnosť a hygienu;
- pravidlá organizácie na pracovisku;
- regulačných a právne úkony, poriadky, vyhlášky, príkazy pre plánovanie, účtovníctva a kontroly kvality vykonanej práce.
Špecifickosť Clerk
Pokiaľ ide o konkrétnejšie špecializácie, je situácia trochu odlišná.Zoberme si napríklad, povinnosti generálneho tajomníka, recepčná.Veľmi názov stĺpika je jasne definovaný aspekt práce.Typicky, každý podnik má už popis práce, ktorý definuje činnosť špecialistu na kancelársku prácu.Ak takýto pokyn nie je, je lepšie ju vytvoriť.Ak to chcete, mali by ste použiť kvalifikačné adresár, v ktorom vzorky sú približné.Po tom, je potrebná štandardná verzia dokončiť úctu k vašej organizácie špecifických a vnútorných rysoch.Všeobecne platí, že zodpovednosť tajomníka riaditeľa musí byť jasne vysledovať troch hlavných oblastí:
- Rokovania s korešpondenciou.Recepcia, spracovanie s modernými technikami a včasnej prepravy.
- Správna údržba vnútornej dokumentácie.
- Register, prísne účtovníctva a prevod dokumentov do archívu pre skladovanie.
Vlastnosti referent
u niektorých podnikov zavedených na zamestnancov tohto úradu, ktorý zahŕňa širokú škálu povinností: z "help desk", aby "asistent réžie."Takáto osoba musí mať komplexné znalosti a dobrú znalosť prostredia.Povinnosti sekretaryareferenta mierne rozšírila v dôsledku zvýšenej sile.Všeobecne možno povedať, je to - obvyklá práca tajomníka, ale slovo "asistent" robí nejaké dodatky k štandardného zoznamu.Najmä, administratívne asistent môže nezávisle vykonávať príjem návštevníkov na niektoré otázky.Vlastniť určité informácie, je schopný robiť vlastné rozhodnutia.Okrem toho, asistent šéf komisie zodpovedného vykonáva relatívnej aktivity organizácie (podnik).Niekedy sekretárky sú povinní správe ľudských zdrojov.To sa vykonáva iba vtedy, ak celkové množstvo práce, vám umožňuje vykonať ďalšie povinnosti.
