oficiálny normatívny akt, ktorý má určiť a stanoviť zásady a vypracovanie dokumentov (rovnako ako práca s nimi), v každej organizácii je vlastníkom vedenia záznamov.Malo by byť k dispozícii v každom podnikaní, každej firmy a inštitúcie.Rozvoj pokyny pre riadenie záznamov, bez výnimky, na základe vnútroštátnych predpisov a postupov.Ale v rovnakej dobe, by mal odrážať jednotlivé vlastnosti konkrétneho organizácie kancelárie, zloženie pozícií a dokumentuje štruktúru služby, dostupnosť archívov a stupni elektronizáciu všetkých kancelárskych operácií.Z toho vyplýva, že usmernenia pre vedenie záznamov niektoré organizácie sú vždy originálne a bude brať do úvahy všetky nuansy a zvláštnosti zloženie a spracovanie dokumentov, jedinečná pre túto štruktúru.
Pri zostavovaní tohto právneho dokumentu pre vašu spoločnosť, môžete použiť štandardné typov dokumentov, riadenie, aby z jej vrcholov, povinné pre všetkých, a pridávať položky, ktoré by mali byť predpísané len pre vašu organizáciu.
Typicky, pokyny pre správu záznamov obsahuje všeobecné ustanovenia, rôzne tematické sekcie, a všetky druhy aplikácií.Všeobecné ustanovenia konkretizovať rozsah pokynov, regulačný rámec a zodpovednosť za jej nedodržanie.Tematické sekcie obsahujú informácie o druhy dokumentov a poradie ich registrácie, zrak, reprodukciu, certifikácia a skladovanie.V súlade so špecifikami podniku, táto sekcia môže byť značne rozšírený.V závislosti na meniacom sa pracovnom prostredí a zavádzanie nových technológií tematickej sekcie môžu byť upravené a doplnené.Prílohy pokyny obsahujú ilustrovaný podkladové materiály: vzorové formuláre, dojmy pečatí a pečiatok, informačné tok okruh, rovnako ako vzorky vypĺňanie formulárov.
pokyny v niektorých prípadoch môže byť dočasné (výučba v konaní pred okresným súdom alebo ozbrojených síl).Dočasný poučenie o riadení záznamov je schválený po určitú dobu, napríklad pred nadobudnutím platnosti konštanty.To rieši individuálne!
dobre písomný pokyn o úrade odráža celý proces práce s dokumentmi a logické postupnosti všetkých procesných krokov.Reguluje nielen servisné kancelárie, ale aj celý správny aparát.Výučba je schválená a uvedená do účinnosti len na základe príkazu vedúceho organizácie a následne slúži ako normatívny akt, na základe ktorého je vypracovaný a všetkých dokumentov podniku.
správne formulácie kancelárie - dôležitou podmienkou pre riadne fungovanie organizácie.Účinkujúci servis kancelárskej sú povinní vyplniť všetky kvality dokumentácie, zoznámiť nových zamestnancov s politikami a postupmi vyplňovanie formulárov, predkladať správy včas a bez chýb, kompetentne a včas plniť zadané úlohy, začať pracovať okamžite (bezprostredne po prichádzajúce dokumentu alebo poradí).V prípade, že hlava sám uprednostniť naliehavosť vykonávanie príkazov alebo dokumentov, práce vykonané na tomto základe.V ostatných prípadoch, kedy dostanete veľký počet dokumentov, budú spracované podľa dátumu vzniku.
