Vsi dokumenti, ki po njihovo izvedbo je treba razvrstiti v primeru.Izraz "podjetje" v skladu z GOST 51141-98 je treba razumeti enotni dokument ali niz dokumentov, ki se nanašajo na določeno smer za organizacijo in dane v mapi ločeni ovojnici.Za pravilni ustanovitveni, skladiščenje in računovodske zadeve v vsaki organizaciji mora letno (upoštevajoč spremembe v notranjem in zunanjem okolju) nomenklature sestavljene zadeve, skozi katere zagotovljen hitro iskanje dokumentov.
Pri oblikovanju posle morebitni delitvi je treba upoštevati zahteve enotnega državnega sistema vodenja evidenc.Glavne določbe so določene v GOST 51141-98, glavnih dokumentov Oddelka arhivistov pod vlado Ruske federacije, smernice arhivske ustanove, seznami dokumentarcev.Vedno morate držati pogojev za shranjevanje dokumentov in datotek.Če organizacija s kompleksno strukturo in številnih funkcij v vsakem oddelku in po vsej organizaciji velja enotna načela za organizacijo dokumentov, oblikovanje in primerov indeksiranja.Zato oddelek osebje Nomenklatura zadeve, kakovost storitev, bi morala katera koli druga strukturna enota ali organizacija ustanovljena za izpolnjevanje zahtev regulatornih dokumentov.
Prvi korak je, da se opredelijo vprašanja in kategorije dokumentov, ki morajo biti navedene nomenklature zadeve oddelka ali organizacije.Mi bi morali nadaljevati s potrebo, da pokrije celotno količino dokumentacije, kako ustvariti in prejeli.Ko nova vprašanja, ki niso zajeta v nomenklaturi, je potrebno, da se dopolnjuje.Oblika nomenklature zadev mora omogočiti pravočasno posodobitev jo.Zato, ko naj bi Indeksiranje zadeve zagotoviti možnost novih indeksov in izključujejo zamenjati prej dodeljene indeksov že oblikovanih primerov.Rollovers nedokončan posel prenesen na območju prihodnje leto, ohrani prvotno število.
predmet vsakem primeru mora biti jasno in v celoti razkriti sestavo snovi in vsebine dokumentov, ki se dajejo v tej mapi.V mapi, morate določiti indeks, in rok primera.Konsolidacija primerov se izvaja na nominalni osnovi, na primer, naročil, protokolov, naročil in tako naprej.Zadeve je mogoče konfigurirati v podrobnosti, na primer, korespondenco z določeno reporter, korespondenco za dobavo surovin, korespondenco z novinarji, kombinirano na teritorialni podlagi, in tako naprej.
Kdaj naj se združi dokumente, bodite pozorni na pogoje njihovega shranjevanja.Ne, ne moreš združiti v enem primeru dokumentov začasno in trajno skladiščenje ali različnih obdobjih skladiščenja.To ni dovoljeno, da v primeru osnutkov vključujejo, nepomembne dokumente ali kopije možnosti pomnoži.Pri oblikovanju primerih je potrebno preveriti dokument za vse podpise in pravilno potrditve.
Indeksiranje zadeve in prednostni vrstni red je treba po vrstnem redu pomembnosti.Prvi Opisuje najpomembnejše dokumente (odredb, predpisov ali drugih upravnih dokumentov).Razpon primerih mora vsebovati oznak in rubrik zadev, datumi in pogojih skladiščenja, evakuacije naročila.Razpon primerih, ki jih z vzpostavljenim vrstnim redom in organizacijo odobrenih strinjal s uradnika državnega arhiva v regiji.Ob koncu leta je v nomenklaturi izdal končni zapis z navedbo števila primerov, ki so bili med letom v vsaki kategoriji odprtih.Vložitev primere trajno arhiviranje ali odstranjevanja primerih začasno skladiščenje (ob izteku) se izvaja v Navodilom o pisarniško-dela organizacija desno.
