za vsako podjetje je v prvi vrsti povezana z nastankom velikega števila dokumentov, različnih po vsebini in obliki.Vendar ne vsa dokumentacija ima vrednost.Eden lahko postanejo vir za študij na gospodarskem, kulturnem in političnem življenju, saj nosijo dragocene informacije.Drugi dokumenti imajo ozko praktični pomen.Zato je vloga vseh dokumentov, ni mogoče šteti za enake.Glavni cilj pregleda je ugotoviti dokumente zgodovinske vrednosti in jo izberete za shranjevanje.Vrednost je določena informacijske zmožnostmi dokumenti, ki izhajajo znanstvene, zgodovinske, gospodarske, socialne, kulturne ali politične vrednosti.
Dokumenti vrednost znanje - identifikacija družbeno-kulturne, znanstvene in zgodovinske vrednosti dokumenta in njenega praktičnega pomena na podlagi načel in meril za izbor vrednosti skladiščenja in rok trajanja obrata.
Pregled dokumentov se izvaja, kot pravilo, posebna strokovna komisija, ustanovljena na obratu.Komisija je vzpostavila število usposobljenih delavcev po nalogu vodje organizacije, sestavljen iz štirih ali petih ljudi.Obvezni člani odbora so glavni računovodja, vodja arhiva in vodja vzdrževanja dokumentarnega.
V procesu, se je komisija, ki temelji na načelih, razvitih teorijo in prakso arhivov.To so načela razumljivosti historicizma, družbeno-politične nevtralnosti in celovitosti.
S temi načeli so bili razviti kriterije, po katerih se izvajajo pregled dokumenta.Merila so skupek lastnosti, ki se mora ujemati z dokumentacijo.Zdaj dodelila tri glavne skupine meril za določanje vrednosti podatkov:
1. izvora;
2. vsebin;
3. zunanje lastnosti.
Group merila o poreklu dokument vključuje naslednje možnosti:
1. pomenu oseba ali organ, ki je ustvaril zapise.Bolj pomembna njena vloga v nacionalnem gospodarstvu, sistem javne uprave, znanosti, kulture in drugih področij, je bolj dragoceni podatki berejo.
2. Kraj in čas ustanovitvenih dokumentov.Šteje se, pomembna informacija zabeležena hkrati opisuje dogodek ali kmalu zatem.Poleg tega bodo informacije bolj pomembno, če je pritrjen na istem mestu, kjer se je zgodil dogodek.
3. Intenzivnost dokumentacije.Informacije bodo bolj dragocena kot manjše obstoječih publikacij.
Tako je strokovna ocena dokumentacije za opredelitev teh dokumentov, ki odražajo zgodovino družbe ali posebno organizacijo, v odločilnih trenutkih.
merila vsebine vključujejo naslednje osnovne parametre:
1. Vrednost informacij.Dokumenti, ki vsebujejo posebne informacije bodo imeli večjo hvaležnost za pregled.
2. Vrste dokumentov.V tem procesu je treba dati prednost dokument zasnovan za zajemanje najpomembnejše vidike organizacije in družbe.
3. Informacije Ponovite.Informacije bodo bolj dragocena kot manj se pojavlja.
Merila zunanje značilnosti vključujejo:
1. pristnosti dokumentov.Znanje dokumenti vrednost potrebno oceniti avtentičnost podatkov.V tem primeru, če je ocenjena kopija, je treba pravilno oblikovani in potrjene.
2. Pravna veljavnost dokumentov.Velikega pomena v procesu vodenja, kot je bilo že omenjeno, ima pravilno dokumentacijo.
3. Obseg varnostne dokumentacije.
4. Art funkcije.
Ta merila se štejejo za začasni.Znanje dokumenti vrednost lahko vključuje tudi druge kriterije, glede na cilje in značilnosti družbe.
