Pogosto, zlasti v manjših organizacijah, vodja pisarne, se navadno imenuje generalnega sekretarja.Sliši se toliko bolj trdno stališče, vendar je dejstvo, da so dajatve za pisarno trenerja razlikujejo od tajniška (čeprav so zagotovo imeli veliko skupnega), ki so redko skrbi v tem primeru.
Kakšna je odgovornost delavca?Najprej in predvsem odgovornost vodje urada je za delo z dokumenti.Delavec prejme Prejete korespondenco, ga snema, pošlje naslovnik, če je to potrebno, poslati v arhiv.Prav tako sprejema prijave od drugih zaposlenih, ki jih poroča podpisom generalnega direktorja jim zagotovil, žig, nato pa daje nazaj.Naloge vodje urada je za delo z notranjimi dokumenti: tiskanje nalogov in potrditve, shranjevanje, odpremo in računovodske arhive, ki delajo z odhodnega korespondence.Če je potrebno, bi moral imeti možnost, da delo s katero koli pisarniške opreme: faks, skener, kopirni stroj in tip in tiskanih dokumentov.Usposabljanje objektov za predstavitve, pri čemer zapisnike sestankov, srečanj in sprejem gostov in strank družbe so vključene tudi v nalogah vodja urada.
zaposleni imajo pogosto ukvarjati s tradicionalnimi tajniška dela: Porazdelitev povabljenih partnerjev ali upravljavcev v hotelih, rezervacije sobe, letalske vozovnice in karte za vlak.Glede na specifike podjetja, in on vodja urada lahko predstavnik vašega podjetja v poslovnih pogajanjih, in opravlja naloge upravljavca osebje: iskanje novih zaposlenih, ustvarjanje promocijskih in izobraževalnih programov, risanje na delo.Včasih se ukvarja z vprašanji informacijske tehnologije, razvoj novih programov.
Odgovornosti Operations Manager prevzemajo znanja:
- zakonov in drugih predpisov, ki urejajo pravne, informacije, poslovne podjetja.
- osnove vodenja, trženja, podjetništva in poslovanja.
- Osnove sociologije, psihologije, etike poslovnega komuniciranja, ki niso delali z zaposlenimi in javnostjo.Postopek
- za pripravo poslovnih predlogov, poročila, načrti, pogodb in sporazumov.
- Osnove upravljanja, osnove ergonomije in varnosti.
Poleg teh nalog, dolžnosti vodja urada vključujejo popis in pisarniške opreme, potrebne za dobavo delovanja (pisarniški material, papir in drugi dodatki), ki so potrebne za delo zaposlenih.To je dolžan voditi evidenco o teh materialov, da se zagotovi njihovo izdajo, določiti vrstni red prejema, organizirati in voditi evidenco o plačilih za dobavo.Naloge vodje urada je, da spremlja stanje pisarniško opremo, ki vključuje: operativni izziv, da bi obvladali za popravila, pravočasni zamenjavi potrošnega materiala (kot so kartuše), če ne more popraviti - zamenjavo pisarniške opreme.
Odvisno od pravil, sprejetih v podjetju, in njena velikost vodja pisarne ali pa prejme klice in fakse, jih posreduje na pravo osebo, pošlje fakse in prstan gor stranke in partnerje, ali nadzoruje delo tajnice, vključno z monitorji kulturenjihov govor.Tudi dolžnosti vodja urada je nadzorovati sanitarne stanje urada, organizacija načrtuje popravila, pokličite tehnično osebje za odpravljanje težav (na primer, zamenjava svetilk ali potonejo stikal).
Na splošno lahko ta seznam, se poveča ali zmanjša, odvisno od delovnega mesta.Zato je treba v fazi intervjuja vprašati, kaj je vodja pisarne (dolžnosti zaposlenega v podjetju).
