uradno normativni akt, ki se določijo in oblikujejo politiko in priprave dokumentov (kot tudi delo z njimi) v vsaki organizaciji je lastnik vodenja evidenc.To bi morala biti na voljo v vsakem podjetju, vsako podjetje in institucija.Pripravlja smernice za upravljanje evidenc, brez izjeme, na podlagi nacionalnih predpisov in metod.Toda ob istem času, naj bi odražala individualne značilnosti posameznega organizacije pisarni, sestavo stališč in dokumentira strukturo storitev, dostopnosti arhivov in stopnjo informatizacije vseh pisarniškega poslovanja.Iz tega sledi, da so navodila za vodenje evidence nekatere organizacije vedno original in bo upoštevala vse nianse in posebnosti kompozicije in obdelavo dokumentov, edinstven te strukture.
Pri pripravi tega zakonodajnega dokumenta za vaše podjetje, lahko uporabite standardne vrste dokumenta v postopku, da bi iz njenih vrhuncev, obveznih za vse, in dodati elemente, ki morajo biti predpisane samo za vašo organizacijo.
Značilno je, da navodila za Records management vsebuje splošne določbe, različne tematske sklope, in vse vrste aplikacij.Splošne določbe konkretizirati obseg navodil, regulativni okvir in odgovornost za njeno nespoštovanje.Tematske sekcije vsebuje informacije o vrstah dokumentov in po vrstnem redu njihove prijave, vidnega, razmnoževanje, certificiranja in skladiščenje.V skladu s posebnostmi v podjetju, lahko to poglavje se zelo razširila.Glede na spreminjajoče se delovno okolje in uvajanje novih tehnologij tematske sekcije lahko spreminjajo in dopolnjujejo.Priloge k navodili vsebovati ponazarja osnovno gradivo: oblike vzorca, odtise pečatov in žigov, pretok informacij vezje, kot tudi vzorce izpolnjevanju obrazcev.
navodila v nekaterih primerih je lahko začasna (pouk v postopku pred okrožnim sodiščem ali oboroženih sil).Začasna navodila za upravljanje evidence, je odobrena za določeno obdobje, na primer, pred začetkom veljavnosti konstanto.To rešiti individualno!
dobro napisana navodila za pisarno odraža celoten proces dela z dokumenti in logično zaporedje vseh proizvodnih faz.Ureja ne le pisarno storitev, ampak tudi celoten upravni aparat.Pouk je odobren in začnejo izvajati šele po nalogu vodje organizacije in nato služi kot normativni akt, na podlagi katerega se pripravi in vseh dokumentov v podjetju.
pravilna formulacija pisarno - pomemben pogoj za pravilno delovanje organizacije.Izvajalci storitev pisarne so dolžni izpolniti vse kakovosti dokumentacije, seznaniti novih zaposlenih s politikami in postopki polnjenja obrazcev, predloži poročila o času in brez napak, kompetentno in pravočasno izvajanje dodeljenih nalog, začnete takoj delati (takoj po dohodni dokument ali vrstnem redu).Če je glava sama prednost nujnost izvajanja naročil ali dokumente, opravljeno delo na tej podlagi.V drugih primerih, ko boste prejeli veliko število dokumentov, ki se obdelujejo glede na datum nastanka.
