det var lätt att förstå det stora antalet dokument, utvecklat särskilda regler för deras framställning och presentation, olika klassificeringar, samt lämpliga former och metoder för arbete med dem.
Det bör noteras att klassificeringen av dokumenten är oerhört viktigt eftersom det bidrar till att framhäva deras särdrag och låter dig använda dem på bästa sätt.Det är en av de äldsta och fram till slutet av utestående frågor, vars utveckling började först i slutet av 1960-talet.De flesta närmar fördelningen av dokumentation för vissa grupper som tidigare berörs endast med avseende på specifika tecken eller omfattningen av en separat vetenskap.Det var först nyligen skapade mångfacetterad klassificering av handlingar, som bygger på informations- och materialkomponenter.
Alla dokument kan delas upp enligt följande kriterier:
1. omständigheterna kring deras verksamhet i tid och rum.Med hänsyn till korrektheten i publikationen (periodiska och icke), tidpunkten för utseende (originalet, original, kopiera, duplicera), tillverkningsplats (regional, nationell eller utländsk);
2. Information komponent.
-
uppmärksamma på innehållet och nivån på generalisering av informationen (primär och sekundär dokumentation);
-
klassificering av dokument innefattar dimensionen hos den registrerade informationen om storleken (format), och antalet sidor (volym);
-
division om hur man uppfattar informationen (dokument kan läsas av människor eller kräver särskild teknisk utrustning);
-
klassificering av dokument innefattar även den ikoniska karaktären av de medel med vilka information registreras (text och icke-textform);
-
genom metoden att skriva data skilja handskrivna, tryckt, mekaniskt, magnetiskt, fotografiska, optiska, laser och elektroniska dokument.
3. Material komponent som innehåller specifika kriterier (till exempel stöd väsentlig information, liksom dess form och struktur).
Det är värt att notera att fördelningen av dokumentation för de olika grupperna av form och innehåll gör bättre organisera arbetet med henne.
bör noteras att det idag finns också en motsvarande klassificering av räkenskaper, som tar hänsyn till innehållet, plats och tillvägagångssätt för att göra utnämningen liksom ett sätt att använda.
Denna klassificering bokföringsunderlag inkluderar följande indelning i olika typer:
-
beroende på destination - administrativa och verkställande står behandling eller i kombination;
-
orderberedning - primär och sammanfattning;
-
interna och externa dokument;
-
genom användning - och en tidsbesparing;
-
beroende på innehållet - monetära, material och design.
Jag måste säga att denna klassificering omfattar många kriterier och är mycket brett, så alla dokument avser olika grupper samtidigt, men kan kännetecknas av särskilda egenskaper och användas endast i det aktuella området.
