Arbeta med personal dokument har en särskild inverkan på kvaliteten av hur den administrativa apparaten, samt bildning och arbetskultur anställda.Ju mer professionellt arbete pågår, framgång för företaget som helhet.
interna arbetsflöde för alla företag innebär en mängd olika aktiviteter för beredning, underhåll, fyllning, kopiering, överföring av affärsinformation.Praxis visar att cirka sjuttio procent av tiden anställda tillbringar på dessa aktiviteter.Det bör noteras att organisationen av arbetet med dokument blir allt viktigare.Idag är denna verksamhet anses vara en av de viktigaste faktorerna för konkurrenskraften i moderna företag.
organisation som arbetar med dokument kräver en särskild strategi för att få och bearbeta affärsdata, samordna processer för bildande och byte av information.Kompetent organisation pappersarbete minskar tiden för att söka och ökar noggrannheten, aktualitet, vilket eliminerar redundans.
Med tanke på den långvariga praxis utarbetades tre huvudtyper av dokumentationen: blandade, decentraliserade och centraliserade.
senare formen ger en mängd befintliga verksamhet inom strukturera omfattas av en enda enhet i bolaget.Den enheten kan vara allmänna eller personalavdelning, kontoret och så vidare.Behåll dokumentation och kan bära en person, är sekreterare.I vilket fall som helst, kommer ansvaret för en avdelning eller anställd omfatta genomförandet av en hel cykel av verksamhet inom dokumentation av mottagandet före överföringen till arkivet avdelningen.Dessa aktiviteter innebär mottagning, bearbetning affärsinformation, registrering, lagring, kontroll över utförandet, skicka, referens- och informationsoperationer, systematisering innan de överförs till arkivet.
centraliserad arbetsorganisation med dokument som anses vara det mest rationella, och i detta avseende, och mer föredraget.Detta gäller särskilt i små företag.När du använder denna metod, systematisering av dokumentation minskar avsevärt kostnaden för åtgärder för bearbetning av information.Dessutom väsentligt förbättrad arbets organisation anställda.I denna form den mest effektiva arbetsflödet fungerar kontor, uppnått enighet i metodologiska och förvaltnings verksamhet i samband med behandlingen av dokumentationen.
Mittemot centraliserat system är ett decentraliserat system.I det här fallet, för varje division bildat ett eget kontor för att arbeta med dokumentationen.I dessa enheter är alla operationer som utförs självständigt.Ett decentraliserat system är mer typiskt för dessa institutioner och organisationer som är compartmentalized i olika territoriella mening apparat.Dessutom systemet fungerar och är lämplig för de företag som är dokumenterade i en annan specificitet (t.ex. finns det ett behov av att säkerställa skyddet av information).
vanligaste, under tiden, är en form av blandat system.I detta fall är en viss del av all verksamhet (vanligtvis på mottagning och bearbetning av dokument skickas och tas emot, lagra, replikera) genomförs i centralenheten.De strukturella delar av företaget, medan verksamheten i utskrift (skapa), beställning, förvaring och förberedelse för leverans till arkivet.
välja en eller andra anställda och dokumentation genomförs i enlighet med strukturen i företaget.
