«Plankton", "managery" - alla dessa föga smickrande definitioner gäller kontorsarbetare.Men är en sådan onödigt arbete?Kontorschef - vem är det?Vad är hans ansvar?
Kontorschef - vem är det?
yrke kontorschef ofta förväxlas med yrket en sekreterare.Men skillnaden mellan dessa två yrken fortfarande där.Så office manager - vem är det?
chef för kontorsområdena är en chef eller administratör.Det reglerar ett skrivbord jobb som en viktig informativ länk mellan medarbetare och chefer, kunder och medarbetare, etc.
mer aktiva verksamhet i en organisation, desto större hennes problem med dagliga sysslor och småaktiga organisations dokumentation.Deras genomförande och ger kontorschef.
Han ser till att alla aktuella handlingar, samt order av myndigheterna ordentligt dekorerad med.Denna bestämmelse ledningsgrupp bör i god tid meddelas till företagets anställda, bör alla klagomål från besökare vara noterat, och erbjuda de anställda rapporteras till överordnade.
Således journalföring, liksom kommunikationskommunikationsföretag delvis bäras av kontorschefer.
Arbetsplats och löner
Office Manager krävs för alla företag som har ett kontor, regissör och även ett fåtal anställda.I små organisationer, är en förteckning över de uppgifter som denna specialist mycket mindre än exempelvis i ett stort företag.I ett stort företag kontorschefer kan vara flera, och var och en av dem tilldelas sin avdelning.
visar sig att efterfrågan på sådana specialister ganska höga och kommer förmodligen att fortsätta att växa.Men här utsikter för avancemang praktiskt taget ingen.Speciellt om i Office of Management, den personen inte längre äger något yrke.
Eftersom avgifterna är inte alltför komplicerat, konkurrensen om ett jobb, på den röda som i Ryssland, är tillräckligt hög - 6 personer per vakans.Lönen på kapitalstandarder låg - 27 tusen rubel.
Den kulturella huvudstad - St. Petersburg - lönen för sådana arbetstagare lägre med ca 5-7000, och konkurrensen är flera gånger högre.Ju längre till periferin av landet, desto mindre lön och fler sökande till tjänsten.
nödvändiga personliga egenskaper
Order, får kontorschef är oftast i behov av akut och snabbt genomförande.Därför från sökanden till den position du vill, först och främst, flit, snabbhet och punktlighet.Också viktigt är ett bra minne och koncentrationsförmåga.
Man har den dominerande operatören att vara vänlig och sällskaplig, som i vissa fall kundens han tjänar som en representant för företaget.
Office Manager måste ha kompetent och logiskt konstruerade tal, liksom egna affärsetik, eftersom det ofta lockas till att organisera affärsmöten och företagsmöten.
användbar kunskap, såsom telefonnumret bra elektriker eller serviceleverans av måltider, inte heller störa.När allt många företag ordning på kontoret, och mättnad styrs av samma personal manager.
Nödvändiga färdigheter kontorschef
- första kravet för en sådan anställd - flyt i en PC och Internet.Om förutom Word och Excel, kommer budgivaren äger en Photoshop eller "Office pikcher manager" - detta är ytterligare ett skäl att ta jobbet var hans, inte någon annans.
- Höghastighets utskrift.Förmågan att snabbt skriva text - en av de viktigaste för en kontorschef.
- färdigheter inom administration, som erhållits i tidigare studier krävs om personen är anordnad i ett stort företag.
- föra anteckningar färdigheter.Records Management - en av de viktigaste uppgifterna för den här typen av experter, utan en grundläggande kunskap är nödvändig.
- Säker användning av kontorsutrustning.Fax, skrivare, skannrar - allt detta bör ligga inom kompetensen hos en kontorschef.
- läsförmåga och diplomatisk kommunikation.Office Manager får inte bara kompetent kommunicera, han borde kunna lösa konfliktsituationer, om det behövs.
- språkkunskaper.Den stora internationella företag kontorschef bör ha åtminstone grundläggande engelska.
Allmän arbetsbeskrivning
TOR kontorschef instruktion godkänns av koncernchefen.Olika företag kan skilja på vissa punkter, men i allmänhet inte ändrar den grundläggande situationen.Bruksanvisningen måste bekantat före undertecknandet av anställningsavtalet, så att du inte klaga över att utföra vissa avgifter ingår inte i dina planer.
i allmänna ordalag kan anges:
- som är ansvarig för mottagning office manager att arbeta;
- som har rätt att släppa honom från kontoret,
- som är föremål för den anställde;
- som lämnar kontorschef;
- som utför de uppgifter som kontorschefen i hans frånvaro, etc.
Vanligtvis kontorschefer förelägga generaldirektören.De underordnade kontor administratörer är kurirer, chaufförer, städare, etc.
också i de allmänna bestämmelserna kan specificeras, med vilken arbetstagaren kompetensnivå kan tas i den beskrivna läget.
direktverkande
nästa punkt i instruktionerna föreskrivna plikter kontorschef.
soiskatelstvo att fortsätta på arbetssökande ofta föreskrivs i separat kolumn, vilka arbetsuppgifter de utförde på tidigare arbete på kontoret.Så arbetsgivaren får mer information om kompetensen hos den sökande.
Vilka föremål kan ingå i direkta uppgifter kontorschefen?
- Övervakning av telefonsamtal.Den anställde måste besvara inkommande samtal, så långt det är möjligt att besvara frågorna om motståndarna, samt att informera myndigheterna om den begärda informationen förmedla.
- Övervaknings dokumentation.Förvaring av handlingar, kontroll av korrespondens, registrering av order, etc.- En direkt tull kontorschef.
- reproduktion av dokument.Chef at Large av arbetstagaren utför dubbelarbete.
- Processing Letters, frågor - dvs.korrespondens med partners, kunder eller leverantörer på begäran av den närmast överordnade.
Uppgifterna för kontorschef kan komma in i minst sex typer av arbete.Men i var och en av lasten på specialisterna av denna kategori är bestämmas individuellt.
rättigheter kontorschef
Alla hanteringen management omfattar inte bara tullar utan också rättigheter.
- på att ge information.För att utföra vissa arbeten kontorschef har rätt att begära den mängd information, inklusive konfidentiell vad han behöver.
- Articulate rationaliseringsförslag.Om organisationen av kontorsarbete behövs innovationer eller ytterligare en order av generaldirektören, har chefen har rätt att erbjuda dem att komma in.
- Kräv goda arbetsförhållanden.Om du inte kan utföra de uppgifter på grund av brist på de nödvändiga villkoren kan kontorschef kräva att skapa.
- agerar inom kompetens.Efter att ha granskat arbetsbeskrivningen, har arbetstagaren rätt att fatta egna beslut och ge order, men endast inom ramen för sin behörighet.
Detta är en ungefärlig uppsättning regler som har en kontorschef.De kan kompletteras eller förkortas beroende på den specifika institutionen.
Ansvar
Office Manager - en handel som innebär också vissa skyldigheter.Dess räckvidd och straffet för brott mot rätten att bestämma varje arbetsgivare individuellt.De mest populära produkter, som är ansvarig, i arbetsbeskrivningar se ut så här.
- för vårdslös inställning till sitt uppdrag.Förseningar i utförandet av order och annan oaktsamhet - en anställd vin, som måste du svara.
- för offentliggörande av konfidentiell information.Anställningsavtal och arbetsbeskrivningar måste noga läsa punkterna om sekretess för informationen.För ett utlämnande oftast förlorar sina jobb.
- för brott mot behörighet.Åtgärder utanför behörighet för den anställde, är inte tillåtna.
- för brott mot arbetslagstiftningen, etc.Brott mot arbetslagstiftningen, brandföreskrifter och säkerhet - det är också ett ansvar för den anställde.
Fördelar och nackdelar med yrket
här yrket har, liksom många andra, ett antal fördelar och nackdelar.Så, vad är det proffsen arbete känns kontorschef?
Gästarbetare som arbetar på detta område, avser främst av hög efterfrågan för yrket: att få lite erfarenhet på detta område, för att hitta en högre betalande Platsen är lätt.Dessa färdigheter administrativ verksamhet som förvärvas i processen, är relevanta i vardagen.Förutom att arbeta som en kontorschef ger dig möjlighet att utveckla din kommunikationsförmåga.
Bland nackdelarna - ökad psykisk stress upplevs av de anställda, eftersom inom en arbetsdag måste lösa en hel del olika frågor.Dessutom ledarna, utöver ordinarie arbetsuppgifter, ofta laddad med kontorschefer personliga önskemål och ytterligare anvisningar.
Var läraryrket?
Office Manager som är - framgår av ovanstående.Men där du kan lära dig detta yrke?
speciell lärare som beredd att kontorschefer, är inte på något universitet.Men ofta chefen vill denna ståndpunkt var ockuperat folk med högre utbildning.Vilken typ av utbildning kommer det inte alltid viktigt - huvudsaken är att sökanden var en doktorand.I provinsiella städer i detta inlägg kan ta ännu efter 9 års utbildning.Varje företag bestämmer individuellt vad kontorschef hon behövde.
De flesta arbetsgivare kommer att vara intresserade i andra egenskaper hos den sökande:
- arbetade han främst inom området;
- hur väl äger en dator;
- veta om pappersarbete;
- äger något språk, etc.
kan inte bortse från den mänskliga och kommunikationsförmåga.Om dessa indikatorer okej - ökar chanserna att få ett jobb.
