Alla dokument efter deras verkställighet skall grupperas i fallet.Begreppet "business" i enlighet med GOST 51141-98 är förstås ett enda dokument eller ett antal dokument som rör en viss riktning av organisationen och placeras i en mapp separat.För rätt formation, lagring och redovisningsfrågor i varje organisation skall årligen (med hänsyn till förändringar i inre och yttre miljö) nomenklaturen dras frågor, genom vilken säker en snabb sökning dokument.
Vid framställning angelägenheter eventuell uppdelning bör vägledas av kraven i enad stat dokumentationssystem.De viktigaste bestämmelserna återfinns i GOST 51141-98, de viktigaste dokument i arkivavdelningen under regeringen i Ryska federationen, riktlinjer arkiv organ, förteckningar över dokumentärer.Du bör alltid följa villkoren för lagring av dokument och filer.Om en organisation med en komplex struktur och många funktioner i varje avdelning och hela organisationen tillämpar enhetliga principer för anordnande av dokument, bildning och indexering fall.Därför nomenklaturen avdelningen personal, servicekvalitet, någon annan konstruktionsenhet eller organisation bör bildas för att uppfylla kraven i styrdokument.
Det första steget är att identifiera problem och kategorier av handlingar som måste innehålla nomenklaturen frågor avdelning eller organisation.Vi bör utgå från behovet av att täcka hela beloppet av dokumentation hur man skapar och tas emot.När de nya frågor som inte omfattas av tulltaxan är det nödvändigt att göra tillägg.Den form av nomenklatur av frågor bör tillåta tid uppdatera det.Därför, när indexerar frågor bör ge möjlighet till nya index och omfattar ersätta tidigare tilldelade indexen redan bildade fall.Rullningar oavslutade ärenden överfördes till området nästa år, behålla det ursprungliga antalet.
föremål för varje enskilt fall bör vara tydlig och fullt avslöjas sammansättningen av materia och innehållet i de dokument som placeras i den här mappen.I mappen måste du ange indexet, och hållbarheten av ärendet.Konsolidering av fallen utförs på nominell basis, exempelvis, order, protokoll, order och så vidare.Fall kan konfigureras i detalj, till exempel, korrespondens med en viss reporter, korrespondens för leverans av råvaror, korrespondens med reportrar, kombineras på en territoriell basis, och så vidare.
När gruppering dokument bör vara uppmärksamma på villkoren för deras lagring.Du kan inte kombinera till en ärendehandlingarna tillfälligt och permanent lagring eller olika lagringstider.Det är inte tillåtet att i fall utkast, irrelevanta handlingar eller kopior av alternativ mångdubblats.I bildandet av fall är nödvändigt att kontrollera dokument för alla underskrifter och korrekt spel.
Index frågor och prioriteringsordningen bör göras i prioritetsordning.Den första beskriver de viktigaste dokumenten (order, förordningar eller andra administrativa dokument).Utbudet av fallen bör innehålla koder och rubriker av frågor, datum och lagringsförhållanden, för evakuering.Utbudet av fall som godkänts av den etablerade ordningen och organisationen överenskommits med officer i den stat arkivet regionen.I slutet av året i nomenklaturen utfärdade slutliga rekord anger antalet ärenden som öppnades under året i varje kategori.Arkivering fall av permanent arkivering eller avyttring av fall av tillfällig lagring (vid utgången) genomförs i Instruktion om kontorsarbete organisationen rätt.
