Ofta, särskilt i små organisationer, kontorschef brukar kallas sekreteraren.Det låter så mycket mer solid ställning, men det faktum att en kontorschef arbetsuppgifter skiljer sig från sekreterar (även om de har säkert mycket gemensamt), som sällan bryr sig i detta fall.
Vilket ansvar för den anställde?Först och främst ansvaret för office manager är att arbeta med dokument.Den anställde får mottagna korrespondens, registrerar den, skickar mottagaren, vid behov skicka till arkivet.Den accepterar också ansökningar från andra anställda, rapporterar dem till undertecknandet av generaldirektören försäkrade dem stämpeln, och sedan ger tillbaka.Uppgifterna för office manager är att arbeta med interna dokument: utskrift order och avslut, lagring, frakt och bokförings arkiv, som arbetar med utgående korrespondens.Om det är nödvändigt, skulle han kunna arbeta med alla kontorsutrustning: fax, skanner, kopiator, och de dokument och utskrifts.Utbildningsmöjligheter för presentationer, med mötesprotokoll, mötes- och mottagning gäster och kunder i bolaget ingår också i de uppgifter som kontorschef.
anställd har ofta att göra med traditionella sekreterartjänster: Fördelning av de inbjudna partners eller chefer i hotell, bokning rum, flygbiljetter och tågbiljetter.Beroende på detaljerna i bolaget, och han kontorschef kan vara representativ för ditt företag i affärsförhandlingar, och utföra de uppgifter som personalchefen: sökandet efter nya medarbetare, skapandet av PR och utbildningsprogram, som bygger på arbetet.Ibland handlar han med frågor om informationsteknik, utveckling av nya program.
Ansvar Operations Manager antar kunskap:
- lagar och förordningar som styr de rättsliga, information, affärsföretag.
- grunderna i management, marknadsföring, entreprenörskap och affärsutveckling.
- Grundläggande sociologi, psykologi, etik affärskommunikation, inte har arbetat med personalen och allmänheten.
- förfarande för att utarbeta affärs förslag, rapporter, planer, avtal och överenskommelser.
- Grunderna i ledningen, grunderna i ergonomi och säkerhet.
Utöver dessa uppgifter, kontorschef uppgifter hör inventering och kontor programvara som krävs för drift leveranser (kontorsmaterial, papper och andra tillbehör), som krävs för arbetet för de anställda.Det är också skyldig att föra register över dessa material för att säkerställa deras utfärdande, bestämma i vilken ordning för mottagandet, att organisera och hålla koll på betalningar för leveranser.Uppgifterna för office manager är att övervaka tillståndet av kontorsutrustning, vilket inkluderar: en operativ utmaning att bemästra för reparationer, byte av förbrukningsartiklar i god tid (t.ex. patroner), om du inte kan reparera - utbyte av kontorsutrustning.
Beroende på de regler som antagits i bolaget, och dess storlek kontorschef eller han tar emot samtal och fax, vidarebefordra dem till rätt person, skickar fax och ringer upp kunder och partners, eller övervakar arbete sekreterare, inklusive bildskärmar kulturderas tal.Även uppgifter kontorschef är att styra de sanitära skick kontoret, organisationen planerade reparationer, ringa teknisk personal för felsökning (till exempel byte av lampor eller handfat växlar).
I allmänhet kan den här listan ökas eller minskas, beroende på jobbet.Därför är det nödvändigt i ett skede av intervjun att fråga vad office manager (uppgifter den anställde i företaget).
