För att tydligt definiera de uppgifter som sekreterare, måste du veta om någon talar om.När allt kan positionen ses på flera sätt.Det är känt, till exempel, administrativ assistent som kontorist, generalsekreterare som chef (chefen för) en viss organisation, statssekreterare som en tjänsteman, som en diplomatisk sekreterare person som sekreterare chef som anställd, och andra alternativ.I de flesta fall, att nämna tjänsten, menar de en anställd som utför uppgifter (beslut) som en direktör i bolaget och de enskilda cheferna för divisionerna.Det visar sig att de uppgifter som sekreterare i detta fall reduceras till uppfyllandet av enskilda order på organisatoriska och tekniska frågor.
måste veta vad man ska göra och sekreterare
Daily Sekreteraren skall utföra följande funktioner:
- få information från sina underordnade att överföra sitt huvud.
- organisera telefon manager.I hans frånvaro, för att få information, och sedan föra den till uppmärksamheten av direktören.
- emot och föra register över telefonmeddelanden.
- skapa förutsättningar för normal drift av huvudet: att följa efterfrågan på papper och kontorsutrustning.
- bistå med organisationen av produktions konferenser och möten.Ta till deltagarna datum, plats och tid för händelsen.Samla nödvändigt material för att säkerställa deltagande av deltagarna och upprätthålla protokollet från sammanträdet.
- föra register över företaget.För detta ändamål skall sekreteraren utföra mottagning, klassificeringen av inkommande e-post och skicka det till ledningen.Sedan, baserat på införde visum sända dokument artister under målningen.De uppgifter sekreterare inkluderar kontroll över utvecklingen, timing och resultaten av deras genomförande.
- göra jobbet för grafisk produktion och reproduktion av dokument.
- organisera mottagandet av besökare till chefen för företaget och förmåga att skapa förutsättningar för en snabb lösning på frågor.
För att uppnå dessa till synes enkla arbetsuppgifter som sekreterare, måste arbetstagaren att veta:
- all ledning av företaget och dess strukturella divisioner;
- charter, bemanning och strukturen i företaget, dess profil, utvecklingsmöjligheter och specialisering;
- regler för korrekt journalföring;
- regler för användningen av kontorsutrustning och kommunikationsmedel;
- regler BTP, OT, brandsäkerhet och yrkeshygien;
- regler i organisationen på arbetsplatsen;
- regelverk och rättsakter, order, förordningar, kungörelser för planering, redovisning och kvalitetskontroll av det arbete som utförs.
specificitet Clerk
När det gäller mer specifik inriktning, är situationen något annorlunda.Ta till exempel de uppgifter som sekreteraren receptionist.Själva titeln på inlägget är klart definierad del av arbetet.Normalt har varje företag redan en arbetsbeskrivning, som beskriver verksamheten specialist på kontorsarbete.Om en sådan instruktion är inte, är det bättre att skapa det.För att göra detta bör du använda den kvalificerade katalog där proverna är ungefärliga.Efter det är standardversionen som krävs för att slutföra respekt för din organisation specifika och interna funktioner.I allmänhet måste ansvar sekreteraren Clerk tydligt spåras tre huvudområden:
- Hantering av korrespondens.Mottagning, bearbeta den med modern teknik och snabb frakt.
- Korrekt underhåll av inre dokumentation.
- Registret, strikt bokföring och överföring av dokument till arkivet för lagring.
Funktioner i referent
På vissa företag som införts till personalen för detta kontor, som omfattar ett brett spektrum av ansvarsområden: från "help desk" till "regiassistent."En sådan person ska ha en omfattande kunskap och goda kunskaper i atmosfären.Tullar sekretaryareferenta utökats något på grund av den ökade effekten.I allmänhet är det - den vanliga arbete sekreterare, men ordet "assistent" gör vissa tillägg till standardlistan.I synnerhet kan administrativ assistent självständigt genomföra mottagandet av besökare på vissa frågor.Äga viss information, kan han göra sina egna beslut.Dessutom biträdande chefen för kommissionens ansvariga utför relativa organisationens verksamhet (företag).Ibland sekreterare är skyldiga att personaladministration.Detta görs endast när den totala mängden arbete kan du utföra ytterligare uppgifter.
