Under dokument til at forstå de regler, som har underskrevet forskud løsninger inden for virksomheden eller institution fra det øjeblik, de ankommer til arkivering.Grundlaget for dette koncept er at producere et dokument, sine overvejelser, overførsel af de udøvende organer organisatoriske foranstaltninger til gennemførelse, certificering, registrering, sender depositum.
Det er en proces, der tillader bevægelse af dokumentinstansen med bevægelseshastighed i disse tilfælde.Document Management - en proces, der skal afbalanceres med informationsaktiviteter i det administrative apparat, der dokumenterer hver individuelle løsninger, opbevaring nyankomne dokumenter.
enormt række mangler i forvaltningen af mange enheder tilsluttet bare en dårlig organisering af flytning af dokumenter.For eksempel bør processen med cirkulation af dokumentet management løsning omfatter tre væsentlige komponenter:
- oplysende støtte til beslutningstagerne (dette inkluderer pålidelige oplysninger, der bekræfter rigtigheden af den beslutning);
- dokumentation af selve beslutningen (administrativt dokument);
- kontrol over implementeringen (som omfatter organiseringen af de planlagte arbejder, som opgaven metoder, overholdelse af vilkår og betingelser).
Som det kan ses af dette eksempel, dokument - en samling af oplysninger, som vil blive givet beslutningen en status;Udarbejdelse af løsninger, herunder redigering, koordinering, udarbejdelse af godkendelse.Alle disse trin kræver bevægelse af dokumentet, ikke kun mellem de strukturelle underopdelinger af firmaet, men også mellem kunstnere, der spænder fra teknikere, eksperter, ledere af efterbehandling.Konklusionen fra dette eksempel er, at jo højere hastighed bevægelighed af dokumentet, jo højere kvaliteten af dens præstationer på hvert trin, jo bedre ledelse af virksomheden som helhed.
Udtrykket selv dukkede op i litteraturen så tidligt som 1920.Så mente man, at dokumentet - er tilrettelæggelsen af arbejdet, der tager sigte på en rationel konstruktion af statsapparatet som helhed, ansvarsfordelingen mellem de forskellige kunstnere og tjenester.I 1931, Institut management teknikker gjort det første forsøg på at regulere de ensartede principper i erhvervslivet organisation.Blev fastlagt regler, som skal udføres modtagelse og udlevering af dokumenter, regler håndhævelse, regulering af underskrivelsen.Den næste fase af lovgivningsprocessen regulering af økonomien fik ikke sådan noget som outsourcing, hvor hovedvægten var på individuelle tekniske operationer.Programmet dokument disse retsakter blev ikke nævnt, selv om det i virkeligheden kom ned lige i tide til tilrettelæggelsen af bevægelse af dokumenter.Siden 1974 blev det underskrevet af hoveddokumentet regulerer hele arbejdsgangen processen, der driver den dag i dag.
Denne handling kaldes "Unified statsligt system til opbevaring af dokumentation" (EGSD) punkter, som er dedikeret til organiseringen af flytning af dokumenter, teknologiske metoder til behandling og anvendelse af reglerne.Denne samling er formuleret den grundlæggende regel: ". Dokument - en hurtig bevægelse af instrumentet ved den meget korte måde, omfatter et minimum investering af tid og arbejdskraft"Kun ved at praktisere godkendt en regel, kan du forvente at forbedre livet for befolkningen, væksten i statens økonomi.
at nå disse mål har brug for smarte, disciplinerede, ansvarlige ledere, for hvilke indførsel af workflow baseret på EGSD vil være et spørgsmål om ære og samvittighed.
