Todos los documentos después de su ejecución debe ser agrupado en el caso.El término "negocio" de acuerdo con GOST 51141-98 se debe entender un solo documento o conjunto de documentos que se refieren a una determinada dirección de la organización y se colocan en una carpeta sobre aparte.Para los asuntos correctos de formación, de almacenamiento y de contabilidad en cada organización anualmente deben (teniendo en cuenta los cambios en el entorno interno y externo) Nomenclatura Asuntos dibujadas, a través del cual aseguraron una rápida documentos de búsqueda.
formación de los asuntos de cualquier división A debe guiarse por los requisitos del sistema estatal unificado de mantenimiento de registros.Las principales disposiciones se establecen en el GOST 51.141-98, los principales documentos del Departamento de Archivos dependientes del Gobierno de la Federación Rusa, organismos directrices de archivos, las listas de los documentales.Siempre se debe cumplir con los términos de almacenamiento de documentos y archivos.Si una organización con una estructura compleja y muchas funciones en cada departamento y en toda la organización aplica principios uniformes de documentos de la organización, la formación y los casos de indexación.Por lo tanto Asuntos Nomenclatura personal del departamento, la calidad del servicio, deben formarse cualquier otra unidad estructural o la organización para cumplir los requisitos de los documentos normativos.
El primer paso es identificar los temas y categorías de documentos que deben incluir departamento u organización Asuntos de la nomenclatura.Debemos partir de la necesidad de cubrir la totalidad del importe de la documentación de cómo crear y recibidos.Cuando los nuevos temas que no están cubiertos por la nomenclatura, es necesario hacer adiciones.La forma de la nomenclatura de los asuntos debe permitir la actualización oportuna ella.Por lo tanto, cuando Asuntos indexación deben ofrecer la posibilidad de nuevos índices y excluir a reemplazar índices asignados previamente ya formados casos.Rollovers asuntos pendientes transferido a la gama el próximo año, conservando el número original.
objeto de cada caso debe ser clara y revelado plenamente la composición de la materia y el contenido de los documentos que se colocan en esta carpeta.En la carpeta, debe especificar el índice, y la vida útil de la caja.Consolidación de los casos se lleva a cabo sobre una base nominal, por ejemplo, órdenes, protocolos, órdenes y así sucesivamente.Los casos se pueden configurar en detalle, por ejemplo, la correspondencia con un cierto reportero, la correspondencia para el suministro de materias primas, la correspondencia con los periodistas, combinada sobre una base territorial, y así sucesivamente.
Cuando los documentos de agrupación debe prestar atención a las condiciones de su almacenamiento.No se puede combinar en uno los documentos de casos de almacenamiento temporal y permanente o diferentes períodos de almacenamiento.No está permitido incluir en los proyectos de caso, documentos o copias de opciones irrelevantes multiplicaron.En la formación de los casos es necesario revisar el documento para todas las firmas y espacio adecuado.Asuntos de indexación
y el orden de prioridad deben hacerse en orden de importancia.El primero describe los documentos más importantes (órdenes, reglamentos u otros documentos administrativos).El rango de los casos debe contener códigos y la clasificación de los asuntos, las fechas y las condiciones de almacenamiento, orden de evacuación.El rango de los casos aprobados por el orden establecido y la organización de acuerdo con el oficial del Archivo de Estado de la región.Al final del año en la nomenclatura expedido registro final que indica el número de casos que se abrieron durante el año en cada categoría.La presentación de casos de archivado o la eliminación de los casos de almacenamiento temporal permanente (al vencimiento) se lleva a cabo en la Instrucción sobre los trabajos de oficina la organización correcta.
