Con el fin de definir claramente las funciones del Secretario, lo que necesita saber acerca de alguien está hablando.Después de todo, la posición se puede ver de varias maneras.Se sabe, por ejemplo, asistente administrativo como el oficinista, el Secretario General como la cabeza (la cabeza) de una cierta organización, la secretaria de Estado como servidor público, como una persona secretaria gerente secretaria diplomática como empleado, y otras opciones.En la mayoría de los casos, mencionando el puesto, que significan un empleado que realiza tareas (órdenes) como director de la compañía y las cabezas individuales de sus divisiones.Resulta que las funciones del Secretario en este caso reducen al cumplimiento de las órdenes individuales para cuestiones organizativas y técnicas.
debe saber qué hacer, y el secretario
Secretario Daily desempeñará las siguientes funciones:
- recibir información de sus subordinados para transferir su cabeza.
- organizar gerente teléfono.En su ausencia, para recibir información y, a continuación, llevar a la atención del director.
- recibir y mantener los registros de mensajes telefónicos.
- crear las condiciones para el funcionamiento normal de la cabeza: para seguir la demanda de equipos de escritorio y oficina.
- ayudar en la organización de las conferencias y reuniones de producción.Llevar a los participantes de la fecha, lugar y hora del evento.Reúna los materiales necesarios para asegurar la asistencia de los participantes y mantener acta de la reunión.
- mantener registros de la empresa.Con este fin, el Secretario deberá llevar a cabo la recepción, clasificación de correo entrante y enviarlo a la dirección.Luego, sobre la base de visado impuesta transmitir documentos artistas bajo la pintura.Las funciones del Secretario incluyen control sobre el progreso, el calendario y los resultados de su ejecución.
- hacer el trabajo de impresión y de reproducción de documentos.
- organizar la recepción de visitantes a la cabeza de la empresa y la capacidad de crear las condiciones para una pregunta rápida solución.
Para lograr estos aparentemente simples funciones del Secretario, el trabajador necesita saber:
- toda la dirección de la empresa y sus divisiones estructurales;
- carta, la dotación de personal y la estructura de la empresa, su perfil, las perspectivas de desarrollo y especialización;Reglamentos
- para mantenimiento de registros adecuados;
- reglas para el uso de equipos de oficina y medios de comunicación;
- gobierna BTP, OT, seguridad contra incendios y la higiene industrial;Reglas
- de la organización en el lugar de trabajo;
- actos reglamentarios y legales, órdenes, decretos, órdenes para la planificación, contabilidad y control de la calidad del trabajo realizado.
Especificidad Clerk
Cuando se trata de la especialización más específica, la situación es algo diferente.Tomemos, por ejemplo, los deberes del secretario recepcionista.El mismo título del puesto se define claramente los aspectos de la obra.Por lo general, cada empresa ya cuenta con una descripción del trabajo, que describe las actividades de especialista en el trabajo de oficina.Si dicha instrucción no es, es mejor para crearlo.Para ello, se debe utilizar el directorio de clasificación en el que las muestras son orientativos.Después de eso, se requiere la versión estándar para finalizar el respeto por su características internas específicas de organización y.En general, las responsabilidades del Secretario Clerk deben rastrearse claramente tres áreas principales:
- Tratar con la correspondencia.Recepción, procesamiento con técnicas modernas y envio a tiempo.
- El mantenimiento adecuado de la documentación interna.
- Registro, estricta contabilidad y transferencia de documentos al archivo para su almacenamiento.Características
del referente
En algunas empresas introducidas para el personal de esta oficina, que incluye una amplia gama de responsabilidades: a partir de la "mesa de ayuda" a "asistente de dirección".Tal persona debe tener un conocimiento amplio y un buen dominio de la atmósfera.Deberes sekretaryareferenta ligeramente ampliado debido a la mayor potencia.En general, es - el trabajo habitual del Secretario, pero la palabra "asistente" hace algunas adiciones a la lista estándar.En particular, el asistente administrativo puede llevar a cabo de forma independiente la recepción de visitantes en ciertos temas.Poseer cierta información, que es capaz de tomar sus propias decisiones.Además, el jefe adjunto de la comisión responsable realiza actividades relativas de la organización (empresa).A veces secretarios están obligados a la administración de recursos humanos.Esto se hace sólo cuando la cantidad total de trabajo le permite realizar tareas adicionales.
